Embora saibam que existem relatórios financeiros necessários ao controle do negócio, muitos empresários deixam estes controles de lado, confiando na memória do dia a dia ou simplesmente porque não sabem como estas ferramentas de controle devem ser estruturadas.

Se você é um destes empresários, fique atento ao que vamos discutir a seguir, porque pode ser que você esteja cometendo alguns erros fatais para seu negócio.

O que sua empresa precisa EVITAR para ter um controle financeiro efetivo

Fluxo de caixa? Hum… não tenho.

Quando falamos de erros relacionados ao controle financeiro do negócio, o mais comum, sem dúvida, é não estruturar um controle do fluxo de caixa.

Esta importante ferramenta, pouco mencionada nos relatórios das empresas, tem um papel fundamental no controle de empresas de menor porte.

Um Fluxo de Caixa bem estruturado nos permite identificar rapidamente a movimentação do caixa, tanto entradas quanto saídas, diariamente ao longo de um período.

Uma simples planilha que contenha a descrição do gasto ou da venda, sua data de realização, sua data de vencimento e a data real de quitação já nos fornecem informações gerenciais extremamente importantes na condução do negócio.

São as informações controladas no fluxo de caixa que vão nos permitir identificar os prazos praticados pelo negócio:

• prazo de entrega,
• prazo de recebimentos,
• prazos de pagamento (junto a fornecedores),
• prazos internos.
  

Na inexistência de um fluxo de caixa controlado diariamente, é muito comum que os empresários tomem como referência prazos incorretos que na prática não se verificam e contribuem para resultados ruins.

Se você ainda não controla seu fluxo de caixa, saiba que ele é um dos pilares do controle financeiro, pois evita que o empresário tenha informações incorretas sobre seu negócio.

Não basta registrar o que já foi. É preciso olhar pra frente!

Assim como é importante estruturar um controle da movimentação realizada do caixa, é importante também controlar a movimentação prevista: sempre haverá gastos e vendas que ainda não foram quitados, mas serão quitados no futuro próximo.

Quando serão quitados? Como esta quitação impactará seu caixa? Estas são perguntas que precisam de respostas constantemente e as informações do controle financeiro – através de um fluxo de caixa bem estruturado – fornecem estas respostas, desde que todos estes compromissos estejam registrados.

As informações te permitirão se programar: caso uma saída de caixa esteja prevista para um período de caixa mais apertado, é possível tomar iniciativas com antecedência, seja reprogramando algum pagamento, seja obtendo caixa de outras fontes para quitá-lo.

Deixar de controlar estas informações equivale a dirigir em uma estrada olhando o tempo todo para o retrovisor.

Como você está definindo as datas para pagamento de fornecedores e para cobrança de clientes?

São nas negociações do dia a dia, com fornecedores e clientes, que verificamos um erro comum, cometido por muitos empresários.

Definir datas de vencimento de compromissos, principalmente junto aos fornecedores, sem considerar as condições previstas de caixa podem colocar seu ciclo financeiro operacional em problemas.

Datas de pagamento muito próximas podem exigir muito do seu caixa. Datas muito longas podem implicar em juros.
Nas vendas, datas de recebimento muito próximas favorecem seu caixa, mas podem implicar em pedidos de desconto; datas muito longas deixam seu negócio exposto.

A chave para a definição de datas favoráveis está diretamente ligada ao conhecimento dos prazos internos praticados pelo seu negócio e ao planejamento de caixa, de forma a favorecer a lucratividade e as retiradas necessárias.

Selecionar meios de cobrança apenas com base no custo direto

Em muitos casos nos deparamos com “verdades absolutas” defendidas pelos empresários, tais como: “cobrar por boleto é sempre mais barato”, “a taxa do cartão de crédito/débito é impraticável”, “vender à vista é melhor mesmo dando descontos”, pra mencionar apenas algumas.

Na realidade, existem preferências pessoais do administrador quando o assunto é o meio de pagamento que mais facilita a gestão.

Mas há critérios objetivos que precisam ser conhecidos e podem ser controlados também através do controle financeiro.

Por exemplo: pode ser mais barata a cobrança de clientes via boleto, mas o boleto pode estar sujeito a atrasos e estes atrasos têm um custo para seu negócio. A cobrança em cartão de crédito, por outro lado, pode estar sujeita à dedução da taxa, mas garante que o pagamento do cliente não atrasará.

Nas vendas à vista, você controla os descontos dados por sua equipe de vendas? Sabe o impacto dos descontos na sua margem de lucro?

É preciso, antes de tudo, controlar quem pode dar desconto e os limites para este benefícios.

Além disso, é preciso ter cuidado para que os descontos dados não inviabilizem uma margem de lucro positiva: conhecer os custos e despesas do negócio é fundamental para identificar qual o limite saudável de descontos.

De forma geral, cada meio de cobrança terá um custo e um benefício e a análise das informações das vendas realizadas permitirá verificar se o impacto real de cada meio corresponde ao esperado e se está favorecendo, mais que prejudicando, o negócio.

Você avalia os resultados da sua empresa periodicamente?

Além dos controles de caixa, é preciso conhecer os resultados consolidados do seu negócio.

Pergunta básica: seu negócio é lucrativo? Outra: a margem de lucro atual está melhor ou pior que a do mercado?

Na avaliação dos seus resultados a sua contabilidade é uma grande aliada.

Eles já possuem a maior parte das informações necessárias para estruturar um Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE) e um Balanço Patrimonial.

É necessário alinhar os critérios para controle de estoque e cálculo do custo do produto vendido (que é diferente das despesas administrativas, gerais e de vendas do seu negócio).

É importante saber estas informações! Caso contrário, como você terá certeza de que ter seu próprio negócio é mais vantajoso que outras ocupações ou até trabalhar para terceiros?

Não estruturar um orçamento formal do período

Em um cenário muito comum, encontramos vários clientes que PRIMEIRO realizam os gastos e DEPOIS analisam se o gasto foi necessário, por quê ocorreu e se foi elevado.

Neste cenário, não existe previsibilidade e torna-se muito mais difícil engajar a equipe em reduzir os gastos da empresa.

Boa parte do sucesso de empresas conceituadas no mercado deriva da sua capacidade de planejamento e do controle financeiro. O orçamento faz parte desse controle financeiro e é uma ferramenta que favorece um planejamento bem estruturado.

É através do orçamento que serão definidas as metas de vendas, faturamento, custos e despesas do seu negócio em cada período.

Estas metas precisam ser formalizadas como objetivo de toda a empresa e precisam orientar toda a equipe na condução de suas funções.

De uma forma geral, a implantação destes controles requer iniciativas tão simples quanto uma planilha.

Com as informações adequadas pode-se gerar muito conhecimento a respeito do seu negócio. Vale a pena investir em controles mais estruturados, sempre tomando como base os objetivos almejados para o seu negócio.

Agora que você já sabe o que NÃO fazer na gestão financeira do seu negócio é preciso saber o que fazer e COMO. Para isso, recomendo a leitura desse texto do nosso blog “Os 11 segredos de gestão financeira para pequenas empresas” para estruturar melhor o controle financeiro da sua empresa. 

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O dia a dia do negócio exige decisões rápidas e importantes como atrair mais clientes, identificar os produtos mais rentáveis e quais manter em estoque, como liderar a equipe para alcançar bons resultados e para onde direcionar o negócio. Nesse texto te conto – através da experiência de um cliente – como melhorar os resultados da sua loja.

No entanto, existem medidas simples e objetivas que podem e devem ser adotadas para melhorar os resultados do negócio. Neste artigo vamos identificar algumas destas iniciativas e discutir a melhor forma de implantá-las.

Muitas decisões com o mesmo objetivo

O contexto de empresas do varejo tem muita influência da economia: quando está boa, crescem as vendas; quando piora, caem as vendas. Já teve a sensação de que, neste último caso, as vendas caem com muito mais velocidade? 

O empresário precisa decidir se compra mais mercadorias ou se espera, identificar as melhores mercadorias, orientar a equipe, resolver problemas legais, cuidar dos clientes, conferir o caixa, etc. Fica fácil perder o controle do tempo e muitas coisas deixam de serem feitas.

Em um contexto como este é importante manter o foco em objetivos prioritários.

1. A lucratividade do negócio precisa ser positiva e minimamente satisfatória;
2. As vendas precisam se manter em um patamar mínimo necessário;
3. É preciso trazer clientes para o negócio. SEMPRE!
4. É fundamental manter os custos baixos;
5. O caixa precisa ser suficiente para arcar com os pagamentos diários;
6. É preciso manter os funcionários alinhados com todos estes objetivos.

Estes são os objetivos mais comuns em negócios no varejo, mas é possível que seu negócio tenha outras prioridades. Independente de quais sejam, é fundamental que cada uma delas seja controlada através de indicadores.

Somente este controle é capaz de nos fornecer uma percepção real do tamanho do desafio e é através deles que conseguiremos verificar se as medidas adotadas estão surtindo efeito. Afinal de contas, ninguém gosta de fazer esforço sem alcançar resultado, certo? E mais, como saber se esse esforço vai melhorar os resultados da sua loja?

“Eu sei o que fazer. Só não sei como…

A utilização de indicadores é um passo mais importante na identificação da situação real do seu negócio. Caso ainda não sejam utilizados, é importante introduzi-los o quanto antes. Nesse texto, você aprende como implementar os principais indicadores na sua empresa.

Isto não impede que algumas questões sejam verificadas desde já: seu negócio possui uma rotina diária bem estruturada e executada com disciplina?

Só é possível gerar resultado em um negócio que funciona com uma rotina diária, com tarefas bem definidas e responsáveis para cada uma delas. Em outras palavras, existe alguém (ainda que seja o próprio dono) cuidando daquilo que importa para manter o negócio funcionando BEM todos os dias?

Vendas, controle do caixa, compras, organização do estoque, inventário são apenas algumas das rotinas fundamentais para qualquer negócio no varejo.

Caso alguma destas rotinas não esteja sendo executada diariamente, ou não haja um responsável por executá-las de forma disciplinada, cuidado! Seu negócio está em risco.

Como primeiro passo, garantir que a rotina diária básica está sendo executada pode te poupar algumas dores de cabeça, como, por exemplo, falta de produto, perda de vendas, compras em excesso, falta de caixa, conta no negativo.

É fundamental engajar a equipe

Para dar conta das responsabilidades diárias, é fundamental contar com um time que seja capaz de entregar, mas também comprometido com os objetivos do negócio.

É importante que quando selecionar os membros da equipe, leve em consideração características relacionados ao perfil dos candidatos, e os aspectos necessários  para execução de cada função do negócio.

Cada função possui um grau de complexidade diferente e exige qualificações distintas. Algumas podem ser obtidas através de treinamento, enquanto outras requerem um tempo de experiência mais longo na função.

Para o primeiro caso, a utilização de padrões contribui e muito, na medida em que fornece as informações necessárias para a equipe realizar suas tarefas.

Já no segundo caso, é importante considerar o acompanhamento constante por um funcionário mais experiente. Se não houver tempo para preparar a equipe, talvez seja melhor optar por pessoas com mais experiência na função, que já estejam no mercado.

De uma forma ou de outra, o alinhamento constante com a equipe, mantendo a clareza com relação aos objetivos e aos meios para alcançá-los, é a ferramentas mais importante para liderar a equipe. No dia a dia, além das conversas com o grupo, é importante definir momentos individuais de feedback, em que o liderado toma conhecimento do que precisa melhorar.

A importância de controles

A utilização de indicadores bem definidos e apurados com precisão fornecem mais segurança para as decisões do empresário, qualquer que seja o assunto. Ainda que a situação seja completamente nova, algumas informações mais quantitativas podem fornecer importantes insights.

Os indicadores também auxiliam na interação diária com a equipe, na medida em que tornam os feedbacks mais objetivos e mais alinhados com os resultados necessários para o negócio.

Dentre os principais indicadores para o varejo, podem ser citados:

1. Valor de Vendas (R$)
2. Quantidade de itens vendidos
3. Preço Médio (R$)
4. Ticket Médio (R$)
5. Giro do Estoque (dias)
6. Quebra/Falta de produtos (R$)
7. Custo dos Produtos Vendidos (R$)
8. Margem de Lucro (%)
9. Ciclo Financeiro (dias)

Existem diversos outros. O que importa na seleção é que estejam alinhados com os objetivos e as prioridades do negócio. São estes controles que irão proporcionar:

• A implantação do controle de estoque diário
• A identificação do mix ideal, com base nas informações de venda
• O introdução de uma rotina de reposição controlada do estoque, para garantir a disponibilidade dos produtos mais vendidos
• A implantação da projeção de caixa, para permitir decisões antecipadas e mais assertivas
• A adequação da equipe, com orientação e distribuição de responsabilidades, para aderir ao estilo da empresa de alcançar bons resultados

Como a história da Moral Tattoo pode te ajudar a melhorar os resultados da sua loja

Antes a gente percebia que faltava mercadoria, hoje não falta mais. Estamos batendo a meta por causa da gestão de estoque e a gestão da equipe que agora tá todo mundo alinhado com o resultado. E eu não sabia cobrar isso e hoje eu sei. Foi tudo um aprendizado mesmo. – Andrea Viana, Sócia da Moral Tatto 

 

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É preciso ter em mente que toda empresa enfrenta problemas todos os dias. O que torna uma empresa mais bem sucedida que outras é o tipo de problema enfrentado.

Naquelas de maior sucesso, os problemas são mais complexos, porque os problemas mais simples, do dia a dia, foram solucionados em definitivo ou estão sob controle.

Neste artigo, vamos discutir algumas formas de controlar e eliminar problemas no seu negócio.

O que é Problema

De acordo com Vicente Falconi, problema é todo resultado indesejado. Dessa forma, no dia a dia da empresa, um resultado pior do que o esperado é um problema, assim como uma meta não alcançada é um problema.

Um problema existe a partir do momento em que classificamos a situação presente como insatisfatória. Como exemplo, podem ser chamados de problema o excesso de gastos da empresa, vendas abaixo do necessário, o atraso na entrega de um produto.

A identificação de situações indesejadas faz com que o empreendedor foque boa parte de seu tempo em apenas uma coisa: eliminar problemas.

O primeiro passo para se controlar rapidamente um problema é implantar controles, o que é feito através de indicadores e de uma rotina de gerenciamento dos resultados diários.

Por que os problemas ocorrem?

Assim como todo resultado é fruto de um processo, um resultado indesejado é fruto de uma ocorrência indesejada no processo. Chamamos esta ocorrência de Causa Fundamental, ou seja, a causa que deu origem ao resultado indesejado.

A existência de fatores que prejudicam o resultado torna o processo mais suscetível a ocorrência de anomalias e contribui para aumentar o risco de atrasos, custos elevados, perda de vendas e até acidentes.

Portanto, o objetivo de toda empresa deve ser a busca incessante de causas fundamentais, com o objetivo de eliminar problemas e alcançar bons resultados.

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Por que os problemas se repetem tanto?

De acordo com o método que utilizamos aqui na MF, o PDCA, alguns fatores contribuem para uma frequência elevada de problemas. Dentre os principais, destacam-se:

1- A inexistência de um processo formalizado, que identifique as diversas etapas pelas quais um produto precisa passar ou para a execução de um serviço. Sua equipe conhece de forma clara e detalhada os processos que segue? Caso não conheça, é fundamental estruturar os fluxos prioritários e treinar a equipe em sua execução. São estes processos que viabilizam a entrega em nível constante de qualidade, custo e prazo, ou seja, a rotina do dia a dia de sua empresa.

2- A falta de definição de responsáveis. Com os processos formalizados, todas as etapas têm UM responsável definido? É preciso atribuir a execução de cada etapa a apenas UM responsável. 

3- A inexistência de Procedimentos. Com processos e responsáveis bem definidos, cada membro da equipe conhece os resultados esperados, as ferramentas e as atividades necessárias em cada etapa sob sua responsabilidade? Em outras palavras, a equipe conhece os procedimentos operacionais padrão (POP) sob sua responsabilidade? É preciso que não só conheçam, mas também sejam treinados na execução destes padrões. Caso contrário, há grande risco de variabilidade na execução das etapas do processo e, onde há variabilidade, há problemas.

4- A falta de definição de metas. Por último, cada Procedimento Operacional Padrão especifica o resultado que precisa ser alcançado? E este resultado está alinhado com as metas de custo, prazo, qualidade e venda de sua empresa? Parece difícil, mas pense o seguinte: uma determinada peça fabricada não pode ter um custo maior ou menor que outra peça igual a ela, em função de uso maior ou menor de matéria prima.

Uma situação como essa prejudica a previsibilidade do processo e também compromete o custo total da empresa. Portanto, é preciso definir metas, desde as metas estratégicas (Lucro Total, Receita Total, Custo Total) até as metas padrão.

Em geral, todo resultado indesejado tem origem em um destes pontos, mas outros fatores podem contribuir, como a inexistência de controles, problemas de maquinário, a falta de método na condução dos trabalhos, o ambiente inadequado ao trabalho e mesmo problemas com a matéria prima ou insumos, para enumerar alguns.

Para eliminar problemas de forma definitiva, é preciso foco, o que pode ser alcançado com o apoio da equipe e com método em gestão. O apoio de quem tem experiência nesse assunto e já colhe bons resultados além de identificar a forma mais adequada de implantar o método em sua empresa, contribui para que o resultado seja alcançado mais rápido.

Agora é com você. Com disciplina e organização é possível aplicar as dicas acima e melhorar os resultados do seu negócio através da eliminação de problemas repetitivos. Sugiro que você dê uma lida nos nossos estudos de caso para entender melhor como fizemos isso em algumas empresas e se inspirar para aplicar na sua!

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A falta de objetivos claros, organização e formalização dos processos, o baixo nível de autonomia dos funcionários, que dependem de orientações constantes, e a falta de padronização das tarefas estão entre as explicações mais prováveis para seu alto nível de tempo na empresa.

Neste artigo vamos abordar alguns destes pontos, com sugestões práticas de como melhorar esta realidade..

A importância de definir objetivos claros para a empresa

Pode parecer óbvio, mas nem sempre está claro para sua equipe qual caminho a empresa está seguindo ou mesmo o que deve orientar as decisões internas em todos os níveis na rotina operacional do dia a dia.

Sua equipe conhece bem os produtos ou serviços que entrega? Sabe o que seu cliente valoriza? Está por dentro de onde a empresa pretende chegar no futuro? Se a resposta a estas perguntas for negativa, seu tempo na empresa e seu tempo com a família pode estar sendo muito prejudicado.

Ao contrário do que acontece no ambiente familiar, onde os objetivos são construídos gradualmente e os pais desempenham o papel de orientação de forma clara e com base em valores exercitados diariamente, muitos empreendedores falham na orientação e formação da equipe.

Os motivos são variados e frequentes, dentre os quais a obstinação por entregar e o excesso de decisões que precisam ser tomadas. No entanto, esta é uma tarefa que cabe ao líder e não pode ser delegada. Deixar claro para a equipe quais são os objetivos da empresa e qual o papel de cada um neste contexto é fundamental.

Este alinhamento permite que todos saibam suas responsabilidades, como e pelo quê serão cobrados. Nesse texto tenho algumas dicas de como delegar as tarefas ao seu time.

Todo objetivo segue um processo formalizado para ser alcançado

Alinhar com a equipe os objetivos é só o primeiro passo. É preciso estruturar de forma clara as etapas que a equipe precisa cumprir para fabricar o produto demandado ou entregar o serviço contratado. Estas etapas precisam ser formalizadas com o objetivo de garantir a qualidade da entrega final, dentro de um tempo adequado e com a contribuição correta de cada um.

Deixar de formalizar o processo e garantir que todos saibam como deve ser executado pode ser fatal naquela véspera de feriado, que você aguardava com tanta ansiedade pra passar um tempo com a família e acaba ficando preso, passando muito tempo na empresa.

Nesta situação, a equipe se torna muito dependente de você, o líder, e, a cada passo, precisa obter sua orientação e autorização, o que não só atrasa o processo, mas também prejudica a atribuição de responsabilidade de cada um na entrega.

Garanta que todas as funções na sua empresa tenham um responsável

Toda empresa possui quatro funções básicas, conforme o diagrama de Nemoto: Direção, Gerência, Supervisão e Operação. A sua empresa certamente possui a função operação, que pode ser verificada em cada entrega concluída, mas pode estar deixando a descoberto as demais funções, principalmente a supervisão. Esta função é a responsável por garantir que os processos estão sendo realizados de forma constante e de acordo com os padrões.

Caso sua empresa não tenha alguém responsável pela supervisão, a responsabilidade acaba caindo no colo de alguém. Já adivinhou de quem? Exatamente! No seu, ocupando um tempo precioso que você poderia estar dedicando ao exercício do planejamento estratégico ou à identificação de formas mais eficazes de gerir a empresa. Sem falar no tempo que poderia estar em casa, com a família; aquelas noites e fins de semana em que você se dedica a fazer tudo o que não conseguiu durante o dia ou durante a semana normal.

Dê à equipe as ferramentas adequadas

Assim como seus filhos precisam de material escolar e outros acessórios para se desenvolver e honrar os compromissos escolares, sua equipe também precisa de ferramentas para ser capaz de entregar o produto ou serviço contratado. Concorda?

Incluem-se neste grupo as ferramentas tradicionais, utilizadas no processo produtivo, na transformação de materiais e controle da qualidade, assim como os procedimentos operacionais padrão (POP), que detalham as tarefas mais críticas do seu processo. O POP, especificamente, além de detalhar o passo a passo, as ferramentas necessárias e o resultado desejado para cada tarefa, permite que a equipe conheça os critérios de qualidade que satisfazem seu cliente.

Todos estes pontos fazem parte de uma estrutura básica de gestão que precisa fazer parte de toda empresa. A combinação destes fatores a um programa de feedback e treinamento constantes da equipe contribui para aumentar sua produtividade e qualidade, abrindo espaço para o lazer e a família em sua agenda.

A implantação de cada um destes fatores precisa estar alinhada a um contexto estratégico, diretamente relacionado às metas da empresa no período.

Para garantir esse alinhamento e os resultados de sua empresa em um prazo hábil, o apoio de uma consultoria em gestão pode ser determinante. Por isso, sugiro que converse com um dos nossos consultores, e experimente um diagnóstico gratuito do seu negócio. Assim, entenderemos o patamar que sua empresa se encontra hoje e como podemos te ajudar a eliminar problemas corriqueiros por meio da gestão com foco em resultados. 

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Neste artigo abordaremos alguns pontos que precisam ser observados para garantir que sua equipe trabalhe de forma alinhada com os resultados desejados para o seu negócio e alguns motivos pelos quais seus funcionários rendem pouco.

Ao pensarmos no funcionamento de um negócio raramente imaginamos um ambiente livre de stress, onde a equipe atua de forma autônoma e eficaz na condução das atividades necessárias às entregas planejadas, certo?

Apesar de ser o desejo de todo empresário, muito provavelmente é sempre o contrário: funcionários rendem pouco, o stress impera no ambiente e há grande dificuldade em identificar se está conseguindo entregar o que o negócio precisa para ser lucrativo.

Para que este ponto crucial do dia a dia do seu negócio não se torne um bicho de sete cabeças, vamos discutir alguns pontos que precisam de atenção para garantir os resultados planejados e viabilizar um ambiente de trabalho produtivo e agradável, evitando que os funcionários rendam pouco. 

Funções e atribuições bem definidas

Vemos com frequência empresas que contratam novos funcionários e já o direcionam para uma tarefa básica, sem maiores orientações sobre a responsabilidade e as atribuições que o novo funcionário terá no contexto geral da empresa.

Mais importante que garantir que o novo funcionário esteja ocupado a todo tempo, é preciso orientá-lo com relação à função que ficará sob sua responsabilidade e quais resultados esta função deve entregar. Ciente destas informações o novo membro da equipe tem melhores condições de se programar e trabalhar no dia a dia.

Autoridade e Responsabilidade

Existe um princípio em gestão que orienta que, para que um profissional possa ser responsável por um resultado, ele precisa ter autoridade sobre os meios utilizados para gerar este resultado. Em termos práticos, significa dizer que é preciso definir, de forma objetiva, os processos necessários que devem ser seguidos para que os resultados sejam entregues, quem deve participar do processo e de que forma esta participação deve ocorrer.

Ciente de como os processos devem funcionar, a equipe pode executá-lo, cuidando para que problemas emergentes sejam resolvidos sem prejudicar as entregas, ajudando a eliminar o problema “meus funcionários rendem pouco”.

Padrões exigidos e treinamentos necessários

Via de regra, todo produto ou serviço deve apresentar algumas características que satisfaçam o cliente. Estas características dependem do processo utilizado para gerar cada produto e podem ser traduzidas em aspectos técnicos (tamanho, peso, espessura, diâmetro, velocidade, potência) e econômicos, principalmente, custos de produção ou prestação do serviço. Estas características precisam ser do conhecimento da equipe e estar disponíveis para consulta a qualquer tempo.

A melhor forma de disponibiliza-las é através dos Procedimentos Operacionais Padrão (ou, simplesmente, Padrões), que consolidam os passos críticos, os recursos necessários e os resultados esperados. Independente do formato, precisam ser apresentados à equipe com um treinamento que esclareça todas as questões atreladas a cada etapa e aos materiais necessários. Os padrões constituem uma importante ferramenta para a operação de qualquer empresa.

Disponibilidade de materiais e ferramentas

Não são raros os casos em que os resultados da empresa deixam de ser alcançados em função da falta de ferramentas ou materiais necessários. No comércio, por exemplo, a simples falta de um produto em estoque pode causar a perda de uma venda, por melhor que o vendedor seja.

Na indústria, o impacto pode ser ainda maior: a falta de materiais pode inviabilizar a produção e o uso de ferramentas inadequadas pode prejudicar seriamente a qualidade do produto final, ambos com impacto significativo no prazo de conclusão e entrega ao cliente.

É fundamental garantir que a equipe tenha os materiais e ferramentas necessários para garantir a entrega planejada. A implantação de um controle de estoque, com registro das entradas e saídas de materiais ou mercadorias, bem como a identificação constante da necessidade de ferramentas podem ser o fator que diferencia sua empresa daquele concorrente mais bem sucedido.

Cobrança por resultados

Independente da disponibilidade de tempo, é necessário identificar e quantificar os resultados pelos quais a equipe tem responsabilidade. Estes resultados, controlados através de indicadores, precisam ser mensurados pelo menos uma vez por mês (em alguns casos na indústria, a frequência mínima é de uma vez AO DIA).

O controle dos resultados por indicadores facilita as discussões e alinhamentos com a equipe, pois viabiliza questionamentos mais objetivos e focados em processo: que parte do processo está impactando positivamente ou negativamente o resultado? Esta forma de interação da equipe elimina a subjetividade que impera na maioria dos casos e que inviabiliza o alcance de bons resultados. Os indicadores ajudam a entender se seus funcionários rendem pouco e, se rendem pouco, com relação a que. 

Uma vantagem adicional do controle dos resultados através de indicadores reside no fato de que a participação de toda a equipe se volta para um objetivo comum, mensurado: isso permite que todos possam contribuir para melhorar o resultado e mensurar se sua contribuição foi positiva, independente do tempo de experiência de cada um. 

Perfil dos membros da equipe

É importante ter em mente que cada função exige um tipo de perfil, mais adequado ao alcance dos objetivos daquela função. Neste sentido, é necessário identificar previamente o perfil do candidato a uma determinada função, evitando funcionários que rendem pouco. A contratação de pessoas com perfil inadequado pode comprometer permanentemente o alcance dos resultados planejados.

Finalmente, é importante ter em mente que cada negócio carrega um perfil, bastante ligado ao perfil do dono. Assim como em um time de futebol, que precisa trabalhar de forma entrosada, é preciso garantir o entrosamento da equipe de sua empresa e grande parte do entrosamento depende da combinação dos diferentes perfis de forma a potencializar o que têm de melhor.

Todos os pontos levantados estão diretamente ligados a Gestão por Resultados, mas, além destes, todo empreendedor precisa ter em mente que “sonho que se sonha só, é só um sonho que se sonha só” (Miguel de Cervantes).

Em outras palavras, é preciso sensibilizar sua equipe a respeito dos objetivos mais amplos do negócio e interagir com todos constantemente, através de feedbacks e mentorias, para garantir que saibam seu papel no contexto e que possam contribuir para melhorar os resultados do negócio, evitando a máxima “funcionários rendem pouco”.

Se tiver dúvidas em como implementar essas medidas na sua empresa, ou quiser ajuda para solucionar esses problemas, fale com um de nossos consultores, por aqui. 

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Neste artigo vamos esclarecer como funciona a dinâmica do Ciclo Financeiro e te passar algumas dicas para reduzir o período negativo dentro dele.

O que é o Ciclo Financeiro

Para compreender melhor o Ciclo Financeiro é importante entender que toda empresa possui um período “padrão”, chamado Ciclo Operacional, que engloba o início, o meio e a conclusão da operação, quando todo o serviço já foi executado, o produto foi vendido ou entregue e, principalmente, a empresa foi integralmente paga por isto. Este último detalhe é crucial: o ciclo operacional só se encerra após o recebimento integral daquilo que foi vendido.

No entanto, na maior parte dos negócios, mesmo aqueles em o cliente paga no balcão, a empresa passa um tempo em que as saídas superam as entradas de caixa, ou mesmo períodos em que não há entrada alguma. Ao contrário, há diversas saídas, principalmente aquelas ligadas aos gastos fixos do negócio, tais como aluguel, luz, salários, água, além de um valor médio mínimo ligado ao pagamento de fornecedores do negócio. Seu negócio também tem este comportamento, concorda?

O Ciclo Financeiro corresponde ao período compreendido entre o momento em que sua empresa quitou os compromissos financeiros do período, as contas com fornecedores diversos, e o momento em que você recebe o que é devido pelo cliente.

Durante este período, é como se você tivesse investido um caixa na operação do negócio para obter um retorno num período futuro, daí o nome Ciclo Financeiro, pois a operação já foi concluída e está aguardando apenas o recebimento do caixa investido, acrescido de um retorno. Principalmente se sua empresa está com pouco ou nenhum caixa sobrando, este período é o que define o custo financeiro, sob a forma de juros, que sua empresa vai arcar, até que receba de seus clientes.

Você deve estar pensando, “Mas como calculo este ciclo financeiro se, na prática, tenho recebimentos e pagamentos diversos todos os dias?”

Como calcular o Ciclo Financeiro

Na prática, a teoria muda, certo? Neste caso, não poderia ser diferente. São raros os casos em que é possível identificar períodos específicos em que há apenas saídas, assim como períodos em que há apenas entradas.

Normalmente, há diversas entradas e saídas todos os dias. Isto dificulta o cálculo do Ciclo Financeiro, mas, mesmo nos casos mais complexos, fornece informação primária importante a respeito do seu negócio. De novo, você deve estar pensando, “Como assim?”.

Vamos pensar juntos: seu negócio consiste em um produto ou serviço oferecido ao mercado, a um valor X e depende de uma equipe que executa tarefas rotineiras diversas vezes durante uma semana e mesmo durante um dia. O ideal seria que a empresa conseguisse otimizar o tempo de sua equipe, dedicando a maior parte para tarefas que agregam valor ao negócio, certo?

Com isto em mente, podemos facilmente concluir que tarefas ligadas à realização manual de pagamentos e mesmo a verificação dos recebimentos não chegam a agregar valor ao negócio, mas precisam ser realizadas, sob risco de permitirem a perda de valor sob a forma de pagamento de juros sobre contas em atraso ou inadimplência. E isso precisa ser evitado.

Nesse sentido, quanto mais concentradas forem estas tarefas financeiras em um período específico, mais tempo sua equipe terá para se dedicar a tarefas que agreguem valor ao negócio. Em outras palavras, o ideal seria concentrar os pagamentos em dias específicos do mês e programar os recebimentos de seus clientes em períodos também específicos, para facilitar a gestão.

Como isto nem sempre é possível, é preciso ter em mente que o Ciclo Financeiro precisa ser o menor possível e, para isso, é preciso identificá-lo. Há duas formas básicas de se calcular o Ciclo Financeiro:

 A primeira delas depende de informações da sua contabilidade, principalmente o Balanço Patrimonial e o Demonstrativo de Resultados do Exercício (DRE). Matematicamente, o Ciclo Financeiro é expresso em dias e pode ser descrito da seguinte forma:

As informações para o cálculo são obtidas do Balanço Patrimonial (BP) e do Demonstrativo de Resultados do Exercício (DRE) de 12 meses (365 dias), da seguinte forma:

Este é o cálculo mais preciso do Ciclo Financeiro, pois se baseia em dados apurados com muito critério.

No entanto, é possível aproximar o Ciclo Financeiro a partir de uma avaliação mais simples. Para isso, basta identificar a média de dias necessários para entregar seu produto/serviço (PME), o prazo médio negociado com clientes (PMR) e o prazo médio disponibilizado por seus fornecedores (PMP). O cálculo pode não ser tão preciso, mas já vai te fornecer uma ideia do Ciclo Financeiro do seu negócio.

Qualquer Ciclo Financeiro (= PME + PMR – PMP) superior a 0 (zero), sugere que a empresa incorre em um custo financeiro decorrente do período que fica aguardando o recebimento dos clientes. Quanto maior este Ciclo Financeiro, maior o custo financeiro.

Esta é, em última instância, uma das principais causas das dificuldades financeiras enfrentadas pelas empresas. É normal ter algum Ciclo Financeiro, mas um período muito longo pode colocar a sobrevivência do seu negócio em risco.

Diante desta constatação, listamos abaixo algumas iniciativas adotadas em diversas empresas, com variados graus de sucesso. São 10 dicas que podem ajudar a melhorar os resultados do seu negócio:

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Dica 1: Planeje o Capital de Giro necessário para sua operação

Pode parecer um conselho óbvio, mas o planejamento do Capital de Giro necessário para que seu negócio funcione sem stress financeiro é uma medida negligenciada por grande parte dos pequenos empresários.

A identificação do Capital de Giro necessário para a operação já foi discutida aqui no blog (para acessar o artigo, clique aqui) e é relativamente simples. O principal benefício é que o planejamento do Capital de Giro necessário auxilia na identificação e planejamento dos Prazos Médios (Estoque, Recebimento e Pagamento) que deverão ser praticados para viabilizar a operação do seu negócio de forma controlada, permitindo identificar quanto é necessário manter em caixa para garantir a cobertura do Ciclo Financeiro.

Dica 2: Planeje suas retiradas para não prejudicar o capital de giro

Em muitos casos, deparamos com situações em que as contas da empresa são misturadas a contas pessoais do empresário ou mesmo situações em que o empresário realiza retiradas frequentes do caixa, sem planejamento prévio ou apuração de resultados.

Este tipo de prática deve ser evitado a todo custo. É como se você quisesse que seu carro completasse um percurso longo sem combustível. Você acaba tendo que empurrar o veículo quando o combustível acabar e se exaure no caminho.

As retiradas devem ocorrer de forma planejada e de acordo com o resultado líquido (lucro) gerado pelo negócio. O fato de sobrar um montante em caixa não quer dizer necessariamente que a empresa gerou lucro: pode estar relacionada a um prazo maior concedido por um fornecedor, o que implica que este caixa será utilizado no futuro e não pode ser desperdiçado em outros fins.

Qualquer retirada deve estar relacionada a um resultado positivo e deve ocorrer em períodos pré-determinados, sendo limitadas ao montante que não prejudica o capital de giro do negócio. Uma medida simples como essa pode reduzir significativamente seu Ciclo Financeiro.

Dica 3: Classifique suas contas corretamente

Pode parecer bobagem, mas a classificação das suas contas é exatamente o que te permite, em primeiro lugar, diferenciar o que se refere à operação da empresa de outras contas ligadas a questões pessoais ou, no mínimo, não operacionais.

Ao identificar as contas de forma correta, é possível definir um grupo prioritário que precisa ser controlado de forma constante, com foco na redução de seu impacto sobre o resultado líquido da empresa. Em outras palavras, encontre as contas vilãs: aquelas que reduzem seu lucro, e você terá mais geração de caixa livre, beneficiando seu Ciclo Financeiro.

Dica 4: Controle seus recebimentos e pagamentos diariamente

O controle do fluxo de caixa pode parecer uma tarefa puramente mecânica, mas tem um benefício fundamental para seu planejamento e precisa ser feito diariamente. É necessário registrar todos os compromissos assumidos e os valores a receber, com a data programada para cada um.

Só controle do fluxo de caixa permite identificar os compromissos que precisam ser quitados, evitando atrasos e o pagamento de juros. Também viabilizam o controle dos recebimentos de clientes, permitindo o controle mais efetivo da inadimplência.

Com o controle diário, é possível projetar o saldo de caixa diário futuro, permitindo definir, se necessário, ações emergenciais com alguma antecedência.

Dica 5: Não caia na tentação de baixar preços para aumentar as vendas.

Embora muitos vendedores sejam enfáticos em culpar o preço, preço quase nunca é o problema! A definição do preço precisa respeitar um planejamento com um mínimo de detalhe, em que fique claro o objetivo de lucro da empresa.

Caso as vendas não estejam ocorrendo conforme o planejado, é preciso analisar o processo de vendas e garantir que todas as etapas necessárias, incluindo a busca dos clientes certos, estão sendo executadas. Somente o cumprimento do processo viabiliza a “Boa Venda”: aquela em que o produto é oferecido com qualidade ao mercado, o cliente reconhece o valor do produto e a transação ocorre de forma a beneficiar todas as partes: cliente, empresa e fornecedores.

Qualquer redução do preço só pode ser realizada após uma análise e redução dos custos do negócio, sob risco de se sacrificar boa parte (senão todo) do lucro. Esta análise também precisa identificar qual o impacto da redução de preço no Ciclo Financeiro da empresa: independente do impacto no valor total de vendas, esta iniciativa normalmente não altera o Prazo Médio de Recebimento, o que contribui para manter o Ciclo Financeiro.

Dica 6: Proteja sua operação de prazos malucos e negocie de forma justa com clientes e fornecedores

Com um objetivo de lucro definido e conhecendo os prazos necessários ao negócio, é importante orientar toda a equipe para assegurar os prazos planejados. Qualquer desalinhamento na condução dos processos internos pode prejudicar o Ciclo Financeiro e gerar custos desnecessários.

É necessário utilizar controles que orientem a equipe e permitam que o produto ou serviço contratado sejam entregues no menor tempo possível. Este controle é o que garante o seu Prazo Médio de Estoque dentro de limites aceitáveis.

Assim como a operação da empresa precisa entregar em um prazo definido, é necessário negociar com seus fornecedores prazos que beneficiem seu negócio. Via de regra, quanto maior o prazo obtido junto aos fornecedores, melhor. No entanto, isto pode gerar um custo com juros. Logo, é necessário negociar para que o prazo beneficie seu planejamento sem custos desnecessários.

Na outra ponta, por mais que ajude a conquistar novos clientes, a venda em parcelas a perder de vista nem sempre é um bom negócio. Toda venda parcelada é uma operação de crédito, em que sua empresa financia o cliente. Portanto, querendo ou não, a operação incorpora um custo financeiro e alguém arca com ele. Com isso, é necessário ser firme na negociação com o cliente e ceder apenas até onde a venda ainda é benéfica para sua empresa. A elaboração de uma Política Comercial pode ser uma excelente iniciativa para orientar sua equipe e garantir a saúde financeira desde a venda.

Dica 7: Elabore um plano de vendas e envolva seu fornecedor

Qualquer mercado invariavelmente incorpora um grau de incertezas. Reduzi-las ajuda a manter os custos de um mercado sob controle e contribui para manter os ganhos planejados.

Uma medida eficaz no controle de tais incertezas é o planejamento de vendas. Com ele, é possível identificar com antecedência todas as compras que sua empresa precisará fazer durante o período. De posse dessas informações, torna-se possível conversar com seus fornecedores com tempo suficiente para negociar bons preços. Se possível, formalize a negociação em contrato, registrando os preços definidos e os prazos negociados.

Este tipo de instrumento, além de servir de planejamento para sua equipe de vendas e de suprimentos, contribui para controlar o Ciclo Financeiro a partir da definição do Prazo Médio de Pagamento, negociado previamente, sem emergência ou desvantagem de qualquer tipo. Identifique seus principais fornecedores através do princípio de Pareto (link aqui) e faça uma negociação vantajosa com eles.

Dica 8: Comprar à vista é um bom negócio dentro de um contexto

É fato que as compras pagas à vista são mais vantajosas que aquelas compradas a prazo. Será que é sempre assim?

Do ponto de vista da lucratividade do seu negócio, a compra à vista viabiliza preços menores junto ao seu fornecedor, o que por sua vez reduz seus custos. Na apuração final, o resultado melhora.

No entanto, uma compra à vista corresponde a um prazo 0 (zero) e quanto menor o Prazo Médio de Pagamento de Fornecedores, maior o Ciclo Financeiro. Isso implica que compras à vista tendem a gerar um custo financeiro, na medida em que você precisa de recursos para honrar os demais compromissos, além daquela compra. Caso seus recursos sejam limitados, a compra à vista gera a necessidade de busca de recursos adicionais em outras fontes, com custo.

Desta forma, as compras à vista são vantajosas, desde que realizadas de forma planejada, com disponibilidade de recursos suficientes para pagar seu fornecedor à vista e garantir o funcionamento de sua empresa com o pagamento dos demais compromissos, sem custos desnecessários de juros. Caso contrário, você estará aumentando seu Ciclo Financeiro e o custo disso não é baixo.

Dica 9: Pesquise no mercado por juros menores

A identificação do Ciclo Financeiro e o planejamento do Capital de Giro auxiliam na identificação do montante de recursos necessários ao dia a dia da sua empresa. Caso você disponha dos recursos, é normal utiliza-los, mas vale uma ressalva: o retorno gerado pela empresa precisa ser maior que o retorno que você poderia obter em outras aplicações. Caso contrário, você incorre em um custo de oportunidade e ele não é pequeno.

Caso você não tenha os recursos, a busca em instituições financeiras ou parceiros acaba sendo a solução. Se este for o seu caso, pesquise, pesquise, pesquise! Há diversas alternativas no mercado, cada uma com um patamar de juros distinto. Na hora de avaliar a melhor alternativa, é preciso considerar os juros cobrados e os impostos atrelados a cada tipo de operação financeira.

Este custo normalmente é alto, mas, não havendo como evitá-lo com iniciativas que reduzam seu Ciclo Financeiro, é fundamental buscar sempre alternativas mais baratas, com juros menores.

Dica 10: Na impossibilidade de adotar estas medidas com antecedência, adote poucas medidas, mas que sejam eficazes e assertivas

Infelizmente a realidade de muitas empresas nos mostra o quanto é difícil planejar com precisão e também como é difícil garantir uma execução do planejamento sem surpresas. Em muitas empresas, decisões tomadas de forma isolada acabam gerando um Ciclo Financeiro acima do aceitável para o negócio, o que se traduz em stress diário percebido principalmente quando:

• As contas com os fornecedores precisam renegociadas com frequência;
• A empresa se vê obrigada a vender de qualquer forma;
• O saldo do caixa sempre beira a ZERO ou entra e sai do vermelho com frequência;
• A empresa vive sem caixa para comprar matéria prima e, às vezes, até para pagar sua equipe;
• Não sobram recursos ao final do período e, não raro, o empresário precisa aportar mais recursos;

Situações como essa afetam muitas empresas no país e no mundo, mas, mesmo nestes casos, algo pode ser feito.

Ao contrário do que a intuição possa sugerir, não se deve reduzir os preços para aumentar as vendas. Ao contrário, é preciso analisar criticamente o processo comercial para que encontre e favoreça as “Boas Vendas”.

Pense na equipe. Se for o caso, para salvar pelo menos parte do grupo, é melhor reduzir o tamanho da empresa e focar nos produtos que viabilizem as “Boas Vendas”, pois estas favorecem o Ciclo Financeiro e reduzem a necessidade de capital de giro.

Seja transparente com seus fornecedores. Neste ponto, mais do que nunca, um planejamento que os envolva diretamente contribui para a negociação de melhores condições de pagamento e um Prazo Médio de Pagamento mais favorável, que reduza o Ciclo Financeiro.

Controle seu Fluxo de Caixa com disciplina. Situações como esta são gerenciadas com mais facilidade quando o controle do fluxo de caixa é atualizado diariamente. As informações, quando controladas, permitem decisões mais assertivas e focadas: ao invés de perder tempo cobrando de clientes pequenos ou renegociando títulos menores, concentre seu tempo naqueles de maior valor!

Se for necessário e isto for possível, evite fazer retiradas ou manter contas pessoais pagas pela empresa. Esta iniciativa reduzirá seu Ciclo Financeiro e com certeza contribuirá para que sua fonte de renda, seu principal ativo, sobreviva.

“Tá, mas e seu eu não fiz nenhum dessas coisas e tenho esses problemas? O que eu faço?” Uma coisa é certa: não existem atalhos. Fazer a coisa certa é mais importante que fazer a coisa mais rápida. Isto depende de uma definição criteriosa de prioridades, de uma orientação correta da equipe e de uma estrutura de informações que permita gerenciar o negócio de forma assertiva, com informações bem controladas e ações bem direcionadas.

Você curtiu este post sobre ciclo financeiro? Lembrou-se de outras dicas que são importantes para controlar? Então deixe um comentário neste texto e compartilhe, com a gente e com os nossos demais leitores, a sua opinião e as suas ideias sobre o assunto! Suas boas práticas podem ajudar mais pessoas

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A gestão de um negócio exige muito do empreendedor, desde a primeira hora até o fim do dia, sem moleza. São várias as frentes que exigem o envolvimento e novas decisões surgem a cada minuto, em todas as áreas. O objetivo é entregar com qualidade, certo?

Neste artigo, vou te mostrar que você não está sozinho neste desafio e por quais motivos a consultoria online é a melhor opção para te dar um suporte de muita qualidade.

Parte do método para gerenciar seu negócio de forma efetiva já foi discutida aqui no nosso blog: são etapas de um planejamento eficaz, testados e aperfeiçoados por consultores especialistas em gestão online, que tem foco total no resultado do cliente.

Começar pela definição de metas é um bom caminho, que otimiza seu tempo e contribui para identificar prioridades tomando como referência o contexto de longo prazo em que a empresa se insere (afinal de contas, todos nós queremos que ela dure por muitos anos, certo?).

Também já discutimos a diferença entre a utilização de um sistema ERP e uma sistemática de gestão em sua empresa. Muitos empreendedores cometem o erro simplista de acreditar que a pura utilização de um software de controle de pedidos e emissão de notas equivale a uma gestão eficaz na empresa.

Muito além disso, uma empresa tem muito a ganhar com a implantação de uma sistemática de gestão que, partindo da análise das informações consolidadas em um software de gestão, torna-se capaz de tomar decisões assertivas a qualquer tempo, através de fatos e dados, controle e análise de indicadores.

Um sistema amplia significativamente as chances de sucesso na adoção de um processo padronizado, viabilizando o controle da operação como um todo, mas só se torna eficaz na medida em que os dados registrados sejam transformados em informação, dentro de uma rotina de gestão com foco em alcance de resultados.

Este contexto requer a identificação de indicadores prioritários: a mensuração e parametrização de dados relacionados aos principais fatores que interferem no resultado da empresa.

A implantação destas ferramentas de gestão não ocorre da noite pro dia. Pelo contrário, deve fazer parte de um planejamento bem estruturado, com a participação de pessoas-chave que possam contribuir para o crescimento da sua empresa e dentro de uma organização que otimize o tempo de todos os envolvidos, principalmente o seu. Concorda?

Alguns passos devem ser seguidos para a correta implantação de uma sistemática de gestão focada no alcance de metas.

De forma geral, é preciso mapear alguns pontos que podem contribuir para a efetividade da implantação, tais como o grau de formalização dos processos atuais, o nível de padronização das operações, bem como o grau de engajamento da equipe, que pode se beneficiar muito de uma interação objetiva com o líder em cada frente de resultado.

Cada empresa encontra-se em um contexto diferente, com um foco distinto, seja em termos operacionais, seja em questões financeiras, que precisa ser considerado na implantação de uma gestão eficaz.

Calma! É preciso muita calma. Aqui, vale planejar pequenos avanços todos os dias, com disciplina na construção de uma rotina que se torne permanente tanto nos controles quanto na melhoria contínua.

Todo o processo se beneficia em tempo e resultado com o auxílio de pessoas com experiência em gestão. Por esses motivos a consultoria online é a melhor opção para um investimento feito por sua empresa nos próximos anos.

Tempo é dinheiro

A começar pela experiência em gestão, nossos clientes têm mostrado que é preciso identificar e adotar soluções simples, mas eficazes. Um processo que consuma muito tempo em tentativas e erros pode não ser a melhor alternativa. 

Nesse contexto, a consultoria online é a melhor opção, uma vez que o auxílio de um consultor experiente logo no início ajuda nas definições necessárias, discutindo questões relevantes, apoiando na identificação dos maiores desafios e objetivos da empresa e em um ritmo planejado.

A consultoria online facilita o planejamento do tempo que será dedicado a estas discussões, na medida em que todo o contato se dá pela tela do seu computador, em conversas em tempo real e sem a necessidade de deslocamento de nenhuma das partes.

Isto torna o contexto mais flexível, permitindo que as reuniões ocorram nos horários mais adequados a você, cliente. Afinal, sabemos que cada minuto seu vale ouro!

Estamos todos Online

Há algum tempo que já não conseguimos mais identificar objetivamente que tarefas corriqueiras são feitas apenas offline. Comunicação com funcionários e fornecedores, processamento de pedidos, consolidação de resultados, transações bancárias, todos são exemplos de eventos diários que acontecem dentro e fora da internet. O uso de smartphones intensificou esta tendência e não é mais possível dizer quando estamos, de fato, offline.

Se até para usar o seu banco já não é necessário ir até uma agência pessoalmente, no mesmo sentido é possível contar com um suporte confiável e eficaz realizado remotamente para conduzir o seu negócio.

Esta interação viabiliza a utilização de inúmeras ferramentas que, além de permitir o contato visual e por voz, também permitem o acompanhamento de ações definidas para a equipe, a evolução de projetos e inúmeros outros controles.

A interação online corta custos e reforça os critérios para tomada de decisões

Como não há necessidade de deslocamento de nenhuma das partes, o valor comprometido com o trabalho é significativamente reduzido, eliminando ineficiências ligadas a viagens, hospedagens e outros custos atrelados.

Ao seguir um passo a passo eficaz para o planejamento e execução de cada escopo de projeto, o consultor online garante que obteve todas as informações necessárias a respeito da estrutura da empresa, dos processos existentes, da equipe disponível e do contexto atual.

Complementam estes fatos os dados levantados com ferramentas simples, introduzidas no dia a dia do gestor e da equipe, sem trabalho adicional desnecessário.

Com isso, a consultoria online é a melhor opção, uma vez que permite que o consultor possa – de fato – dedicar todo o seu tempo disponível à análise dos fatos e dados, para auxiliar você, gestor, a decidir de forma assertiva, sem viés de interpretação e ideias pré-concebidas que não se adequam ao seu contexto.

É preciso fazer as perguntas certas

Você já deve ter ouvido falar que não são as respostas que movem o mundo, mas sim as perguntas.

Apesar da distância, um consultor online pode contribuir muito para o seu negócio fazendo as perguntas certas. Não acha?

E isto fica mais fácil quando ele não conhece diretamente o seu negócio. Aquelas verdades absolutas que você enfrenta todos os dias são questionadas de uma forma analítica e lógica por quem entende de gestão e utiliza estas informações para alavancar o seu conhecimento do negócio.

Diversos conceitos de gestão requerem a definição correta das perguntas que precisam ser feitas. Algumas mais simples, como no método dos “5 Por Quês”, outras mais complexas, como a análise estatística de hipóteses.

De qualquer forma, um profissional em gestão online que não está diretamente envolvido no processo pode construir uma estrutura analítica que viabiliza a identificação objetiva das prioridades do seu negócio.

Um consultor online se preocupa verdadeiramente com suas metas

Ao implantar uma estrutura de controle apropriada para o seu negócio, o consultor online pode interagir com você e sua equipe constantemente, fornecendo conceitos, orientações e análises que melhor se adequam ao seu negócio.

A análise das informações geradas e a interação com a equipe permitem que o consultor avalie continuamente se a equipe permanece no caminho certo, agindo sempre que necessário. Mais uma vez a consultoria online é a melhor opção já que permite que o consultor acompanhe sua evolução semanalmente, garantindo que você mantenha o foco naquilo que realmente importa para a sua empresa.

Vivemos em tempos acelerados, que nos exigem decisões a todo momento. Garantir que estas decisões sejam tomadas com um mínimo de embasamento em fatos e dados é um papel determinante do seu consultor em gestão.

A gente sabe o quanto, mesmo os melhores atletas, se beneficiam com o suporte de um técnico. Sua empresa também pode se beneficiar e muito do suporte de uma consultoria online. Por quê não simplificar o processo permitindo que você tenha o suporte necessário a apenas uma ligação de distância?

Você vai perceber que o alcance de metas desafiadoras passa por um processo gratificante, de mudança de toda a empresa para um patamar melhor em termos de gestão e resultados. Mas, mais ainda, uma mudança que se inicia e se completa em você, o maior especialista no seu negócio.

Você quer controlar e melhorar os resultados do seu negócio?

Agora que você já conhece sabe porque a consultoria online é a melhor opção para alcançar as metas da sua empresa e alavancar seus resultados, fale com um de nossos consultores e entenda como podemos te ajudar. 

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O dia a dia das pequenas empresas é movimentado, obrigando o empresário a lidar com problemas e decisões de diversos tipos e complexidades. Isso porque não existe uma cultura de definir metas, ou quando existe, são mal estabelecidas.

Assim fica fácil se perder se não houver uma programação definida previamente sem contar que o risco de encerrar o dia sem conseguir resolver todos os problemas é bem alto. Concorda?

Esse contexto pode se estender pelo ano todo e, quando percebe, não foi possível avançar tudo o que se tinha planejado para o período.

No pior caso a empresa pode se ver em uma situação pior que a do início do ano, mas normalmente muitas empresas se vêem com dificuldade em verificar se os resultados obtidos ao final de um ano foram satisfatórios.Isso acontece com você e sua empresa?

É preciso evitar esse tipo de armadilha, não é mesmo? Pra isso, não basta listar diariamente uma série de tarefas que precisam ser concluídas dentro de um tempo apertado, sob risco de as tarefas por si só já estarem desalinhadas com um objetivo maior e elas mesmas se tornarem um problema.

É preciso orientar constantemente a equipe e garantir que eles também tenham o mesmo senso de urgência que você.

A melhor forma de garantir uma evolução contínua da empresa é definir metas claras e objetivas, que sejam possíveis de ser alcançadas, mas que representem um desafio ao atual patamar de resultados da empresa.

A definição e o alcance de metas são a melhor forma de se garantir que os maiores problemas da empresa serão priorizados.

Neste artigo, vamos te ensinar algumas práticas que podem ser adotadas para estabelecer metas e alcançar resultados na sua empresa.

Meta = Objetivo + Valor + Prazo

Na prática, muita gente discute metas com pouco critério, como se fossem resoluções de fim de ano, anotadas em um papel que se perde no decorrer do ano. É preciso garantir um nível mínimo de critério para definir metas para sua empresa.

Toda meta deve ter um objetivo claramente definido, um valor atribuído a este objetivo e um prazo para alcançá-la .

Um simples exemplo é a meta de vendas da sua empresa. O objetivo geral já é bastante claro, ou seja, vender. No entanto, é preciso definir o valor que será vendido durante o período.

Exercem influência sobre este valor meta o comportamento das vendas nos últimos anos e mesmo dentro dos meses de cada ano, em função da sazonalidade, além dos produtos que farão parte das vendas. Ao se fazer estas perguntas, você se permite antecipar o que precisa ser feito e, principalmente, como será feito.

Além do objetivo de vender e do valor atrelado a este objetivo, ainda é necessário definir uma data limite para alcance da meta. Normalmente, define-se o último dia do ano como prazo limite.

No entanto, em muitas empresas, principalmente indústrias, o último mês do ano pode não ser tão favorável às vendas, o que exige um planejamento que garanta o alcance da meta antes.

Toda meta tem um contexto

A pergunta que fica é “Quais devem ser minhas metas?”

Em primeiro lugar, não caia na tentação de transformar tudo em meta. É preciso ter bastante clara a diferença entre meta, ação ou tarefa. O nível de complexidade e desafio de uma meta é infinitamente maior que o de uma ação. Portanto as metas devem estar ligadas aos maiores objetivos da empresa.

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A definição de metas é parte de um contexto de discussão das prioridades que a empresa quer ter para o período.

O ideal é atrelar as metas a uma visão de longo prazo da empresa, avaliando como ela vem se comportando ao longo dos últimos anos e como ela precisa evoluir nos próximos anos.

Vender, Reduzir Custos e Reduzir Despesas costumam aparecer entre os principais objetivos de toda empresa, mas também é possível definir metas para problemas operacionais, financeiros ou até ligados à equipe.

O importante é que façam parte de uma visão de prazo mais longo e que se estejam ligadas a problemas prioritários da sua empresa.

Uma boa forma para identificar problemas é avaliar que situação na sua empresa é indesejada. Pode-se considerar como problema toda situação ou resultado indesejado.

Após esta identificação, se o problema estiver diretamente ligado ao resultado de curto e longo prazo da sua empresa, ele pode ser um excelente candidato a meta.

Como você enxerga seu negócio daqui 5 anos?

Em nossa experiência, verificamos que muitos empresários não gastam o devido tempo em pensar sua empresa de forma estratégica. Pode parecer trivial e filosófico demais, mas é importante pensar sua empresa em um período mais longo.

É importante se perguntar sempre que nível de faturamento você deseja para o seu negócio, que produtos e mercados você deseja atender, que contexto você deseja para sua empresa nos próximos anos.

Estes questionamentos normalmente geram visões com certo grau de complexidade. A primeira conclusão que se chega é “Estou longe desse patamar!”. No entanto, é preciso analisar qual é esta distância para a visão avaliada, a fim de identificar o que precisa ser feito a cada ano para alcançá-la.

A definição de uma visão como esta é sua tarefa mais valiosa, pois define o norte a ser perseguido por você e sua equipe e garante uma referência para se avaliar, ao final de cada ano, qual a evolução obtida pela empresa.

Quais os desafios atuais do seu negócio?

Na avaliação da visão de longo prazo, é preciso identificar como os desafios deste período mais longo precisam ser trabalhados hoje.

Voltando ao exemplo das vendas, suponhamos que ao definir metas, você estabeleça alcançar 2 vezes mais vendas nos próximos 5 anos. O que significa vender 2 vezes mais em termos de faturamento (R$)? E em quantidade de produtos?

Obtidas estas informações, o que pode ser feito no ano 1? Qual o faturamento necessário para o ano 1 a fim de se garantir a evolução da empresa para o patamar desejado em 5 anos?

Este questionamento é o que define os seus desafios para o ano atual. Como a visão pode incluir alguns objetivos distintos, cada um deles precisa ser avaliado neste contexto, o de evolução contínua, para que o patamar atual seja identificado e permita discutir o que deve ser feito no período de 1 ano.

A discussão normalmente gera informações muito relevantes e permite identificar os problemas do dia a dia que dificultam o alcance da meta. Por exemplo, ao se colocar um desafio de vendas, é possível que você identifique que sua equipe é insuficiente, o que naturalmente te força a definir o que precisa ser feito para capacitá-la.

Treinamentos, novas contratações ou o investimento em um CRM (como Salesforce, Hubspot, Pipedrive, etc) podem ser alternativas.

No âmbito da operação, definir metas levanta sérios questionamentos sobre a capacidade produtiva, tanto em termos de equipamentos disponíveis quanto em termos de capacidade da equipe.

Lembre-se: é preciso ser realista e definir metas que podem ser alcançadas pela empresa, mas ao mesmo tempo, para garantir que a empresa evolua, é preciso estabelecer um desafio!

Cuidado ao avaliar os problemas mais corriqueiros que têm impacto sobre os resultados estratégicos. Saiba distinguir o que é problema e precisa ser trabalhado através de uma meta daquilo que pode ser resolvido com uma simples ação.

Uma boa dica para perceber a diferença é identificar o grau de dificuldade para resolver este suposto problema: se a solução é simples e rápida, provavelmente não precisa ser trabalhado através de uma meta.

Passo a passo para definir metas que interferem nos seus objetivos

Nossa experiência com nossos clientes tem mostrado que pequenas empresas têm pouca familiaridade com controles, mensurações, indicadores, além da gestão por metas. Diante disso, é importante se permitir um prazo de aprendizado para lidar com metas. Concorda?

É importante começar com desafios mais simples:

1. Identifique uma situação indesejada no dia a dia e defina uma equipe para atacar este problema.
   Escolha um problema que pode ser trabalhado num período mais curto, de 3 meses, por exemplo.
2. Identifique a situação indesejada ligada a este problema.
   Por exemplo, você pode utilizar o valor gasto com papel em sua empresa, o que normalmente contribui para elevar os gastos com materiais de escritório.
3. Defina com sua equipe um valor a ser alcançado e o tempo limite.
   No caso do gasto com o papel coloque o prazo de 3 meses para alcançá-lo.
4.  Adote um quadro informativo onde serão registrados os dados, o que permite à equipe acompanhar a evolução do trabalho.
   Por exemplo: gastos com papel em cada mês.

Reúna a equipe para identificar os fatores que influenciam o gasto com papel. Estão ligados ao consumo do papel? Como o preço tem se comportado? Esta discussão deve gerar algumas ações que deverão ser executadas para se alcançar a meta de gastos com papel.

Este exercício inicial permite à equipe se familiarizar com os conceitos de objetivo, valor e prazo ligados às metas, além de permitir que participem de uma iniciativa que contribui para o resultado da empresa.

Uma vez aprendida a lição, defina novos objetivos, agora um pouco mais complexos, e calcule o valor a ser alcançado para cada objetivo.

Não se esqueça: a meta precisa ser desafiadora, caso contrário sua empresa não sai do lugar. O prazo é parte fundamental deste desafio e contribui para alinhar toda a equipe no senso de urgência necessário para o alcance de bons resultados.

Preparado para estabelecer metas desafiadoras e que vão alavancar os resultados da sua empresa?

Agora que você já sabe tudo sobre como definir uma meta o próximo passo é desenvolver o plano de ação para sua execução. Entenda o que é Plano de Metas Anual e como aplicar no seu empreendimento.

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A tecnologia e o surgimento de novos competidores internacionais têm imposto desafios cada vez maiores à cadeia de fornecimento no setor automotivo. Assim como em outros segmentos industriais, as maiores preocupações das empresas estão diretamente ligadas ao prazo de entrega, à qualidade (tanto de produtos quanto de serviços) e aos preços. A ênfase destas empresas ao modelo de produção lean e just-in-time impõe a necessidade de controles precisos em toda a cadeia, exigindo dos participantes um ritmo de produção contínuo e de qualidade. Qualquer parada tem elevados custos para todos os participantes. A concentração dos fornecedores no entorno das grandes montadoras visa exatamente trabalhar de forma conjunta estas preocupações, viabilizando a linha de produção.

É cada vez mais difícil para uma indústria amadora se manter no mercado. Apesar do custo relativamente elevado, o movimento de profissionalização e controle do processo fabril nestas indústrias agrega muitos benefícios, inclusive a redução dos prazos de entrega e maior previsibilidade. A seguir serão discutidos alguns pontos de grande relevância quando o assunto é prazo de entrega.

1- Defina de que forma sua empresa está inserida no mercado

A etapa mais básica de qualquer indústria que participe do setor automotivo é a de planejamento. O desenvolvimento de qualquer produto das grandes montadoras leva anos e o ideal é que a indústria que pretende fornecer para este setor se envolva o mais cedo possível.

É undamental que toda empresa saiba de que forma sua atuação deve ser estruturada para atender bem ao cliente: que características o produto deve ter, qual será o custo tolerado pelo mercado, qual o prazo de fornecimento necessário, qual a demanda total prevista, qual a estrutura de produção necessária, como esta estrutura deve ser remunerada através do preço de venda.

Estas são apenas algumas perguntas que precisam ser respondidas no início do processo, pois orientam de que forma a produção deve ser estruturada.

No setor automotivo, cada minuto conta. Portanto, todo o processo deve ser pensado de forma a reduzir ao menor nível possível o prazo de entrega, conhecido como lead time, ou tempo total entre a colocação de um pedido de um cliente e a entrega deste produto a ele. Isto tem um custo, que precisa ser conhecido e controlado a fim de que viabilize o resultado pretendido pelo fabricante.

É fundamental que a fábrica tenha sua capacidade de produção conhecida e que os múltiplos processos sejam estruturados para maximizar a produção dentro desta capacidade. Somente o planejamento correto permitirá definir os prazos necessários no setor comercial, no setor de compras, no setor de produção (incluindo qualidade) e no setor de logística. Estes prazos servirão de norte para a atuação da equipe.

2- Defina de que forma o projeto de cada peça será executado em sua fábrica

Cada peça solicitada pelas grandes montadoras tem um projeto específico, onde constam as informações básicas de qualquer projeto: desenho da peça, dimensões, matéria prima, critérios de qualidade que precisa atender e até etapas de fabricação. Somente estas informações permitirão ao fabricante destas peças definir como será estruturado o processo de compra de matéria prima, produção e controle de qualidade. Também é a partir destes projetos que se torna possível treinar a equipe na execução do processo de fabricação.

3- Estruture um planejamento de produção antecipado

O conhecimento da demanda prevista permite que a fábrica se programe da forma mais eficiente. É normal que cada tipo de peça exija um preparo específico de cada máquina e um tipo específico de matéria prima. Tanto o preparo da máquina quanto a compras das matérias primas exigem tempo.

Neste sentido, o conhecimento da demanda total de cada peça ao longo de determinado período permite que o processo de compras planeje o volume correto de matéria prima que será adquirido antecipadamente, evitando que ocorra falta durante o processo de produção, além de reduzir a quantidade de vezes em que uma mesma negociação é feita com fornecedores.

Adicionalmente, na medida em que o preparo das máquinas também consome tempo, é necessário que ocorra o menor número de vezes possível. Somente o planejamento de lotes de fabricação maiores evita a interrupção da produção para ajuste e preparo de máquinas.

4- Defina seus fornecedores antecipadamente

A grande maioria dos fornecedores de grandes montadoras são definidos antecipadamente, através de um processo conhecido como Homologação de Fornecedores. Este processo visa identificar os fornecedores qualificados para atender determinada demanda, dentro de critérios de custo, prazo e qualidade necessários ao processo das montadoras. Este mesmo processo pode e deve ser utilizado pelas demais indústrias do setor automotivo para definir seus fornecedores de forma antecipada.

De posse das informações de cada peça que será demandada, é necessário identificar qual fornecedor atende melhor os critérios de custo, prazo de entrega e qualidade da matéria prima. Também é fundamental que se conheçam o prazo de pagamento aceito pelo fornecedor, pois este terá enorme impacto no fluxo de caixa da empresa: quanto melhor for a negociação, mais tranquila será a gestão do fluxo de caixa durante todos os meses do ano.

A definição antecipada do fornecedor elimina o tempo de cotação e negociação do lead time, permitindo que a empresa trabalhe de forma mais eficiente. É comum, inclusive, que muitas empresas trabalhem com o mesmo fornecedor SEMPRE, numa relação de parceria que favorece o desenvolvimento contínuo do fornecimento com qualidade e preços aceitáveis, dentro de um horizonte previsível e sob controle.

5- Controle o funcionamento de seu maquinário o tempo todo

O ritmo de produção do setor automotivo é intenso e contínuo, o que exige muito das máquinas utilizadas. Qualquer parada acarreta em prejuízos para todos os envolvidos, seja sob a forma de custo de manutenção não previstos, seja via falta do produto final e a perda da venda.

É importante que toda fábrica estruture um programa de manutenção baseado em planejamento de manutenção preventiva e, se possível,  implantação de mecanismos de controle para manutenção preditiva. Esta última torna-se viável a partir da implantação de métricas que informam a todo o tempo ou através de medições periódicas as características do funcionamento do equipamento, para permitir ações eficazes, antecipadas e de menor custo que garantem o funcionamento contínuo do maquinário.

É importante que toda a equipe envolvida seja treinada e conheça a forma correta de funcionamento de cada máquina. São eles os grandes responsáveis pela manutenção e controle da qualidade do funcionamento deste maquinário, assim como os mais capacitados a discutir sugestões de ação para evitar problemas. A definição antecipada de uma rotina com medidas periódicas de manutenção evita paradas desnecessárias, contribuindo para a redução do lead time.

6- Invista na padronização de tarefas e no treinamento da equipe

Como em toda linha de produção, a maior parte das tarefas executadas é de rotina. Desta forma, possuem características que podem e devem ser padronizadas, no intuito de se garantir o mesmo produto sempre.

Em uma indústria que preza pela precisão e pela qualidade em todas as frentes, como ocorre no setor automotivo, é inaceitável que um mesmo produto seja entregue com características diferentes a cada rodada de produção. Mesmo para o fabricante, resultados variáveis refletem patamares distintos de consumo de matéria prima e tempo de fabricação, dentre outros, que contribuem para elevar o lead time. Com isso, deve ser prioridade de todo fabricante padronizar aquelas tarefas que são mais críticas em termos de qualidade, frequência com que são executadas, número de pessoas envolvidas e segurança dos envolvidos.

A padronização visa garantir que um produto tenha as mesmas características ao final do processo sempre, portanto, visa evitar erros. Com isso, é igualmente fundamental que a equipe envolvida seja treinada na execução dos padrões: saiba como ler cada padrão e como executá-lo.

7- Elabore um planejamento logístico

A definição prévia de fornecedores deve incluir os operadores logísticos que participarão do processo de entrega às montadoras. Apesar de constituir uma etapa relativamente pequena do processo de fornecimento, os operadores logísticos podem contribuir para a última etapa do lead time através da eficiência na entrega, realizando-a dentro do prazo contratado e evitando erros ou problemas na entrega (perdas de carga, quebras, entrega na quantidade errada, dentre outros).

A importância na definição deste parceiro também está ligada aos valores de frete negociados, os quais não podem ultrapassar um determinado patamar sob risco de prejudicar a lucratividade do negócio.

Em alguns casos, a eficiência no planejamento da produção permite que o parceiro logístico atue também na parte de armazenagem dos produtos, desde que seja possível produzir de forma antecipada. Isto reduz a necessidade de área de estoque e armazenagem de peças prontas dentro da fábrica, o que contribui para a redução de custos de aluguel.

8- Estruture um controle do fluxo de caixa

Participantes do setor automotivo precisam estar preparados para as negociações com margem apertada e longos prazos entre desembolso e recebimento. É necessário conhecer os prazos que regem o negócio.

Qual o prazo negociado com fornecedores? Qual o prazo negociado com seus clientes? Finalmente, qual o prazo que preciso para produzir o que foi solicitado (entre a entrada da matéria prima e a entrega da peça pronta)?

A empresa precisa definir um “colchão” que comporte os prazos em que as saídas são maiores que as entradas e o cálculo deste colchão, mais conhecido como Capital de Giro, depende do conhecimento prévio destes prazos. Em situações de aumento das vendas, é possível que o capital de giro necessário aumente para bancar o volume adicional de matérias primas e o tempo de produção. A falha na identificação dos prazos do negócio e no cálculo do capital de giro podem implicar em custos financeiros desnecessários e até na falta do recurso para adquirir matéria prima e bancar a produção, com consequências negativas sobre o prazo de entrega.

9- Controle os resultados

Todo negócio possui características críticas de funcionamento que precisam ser controladas por indicadores. Do controle mais básico ao mais complexo, é preciso saber a quantidade de peças entregues por dia na mesma medida em que é preciso saber qual a lucratividade do negócio. Alguns indicadores são implantados diretamente na produção e permitem o controle hora a hora: volume de produção, quantidade de retrabalho, consumo de matéria prima, dentre outros. Outros são mensurados em períodos mais longos de apuração: % de produção entregue no prazo, custo unitário médio, qualidade, volume de peças entregues e faturadas, dentre outros.

É importante que os controles envolvam diretamente os funcionários responsáveis por cada entrega. Eles são os mais indicados para avaliar se determinado resultado está de acordo com o previsto e propor medidas que se façam necessárias caso os resultados estejam ruins.

De um modo geral, é importante trabalhar para que a produção funcione em um ritmo constante, previsível e estável, que permita entregar ao cliente conforme os pedidos colocados, dentro do prazo acertado, com o consumo de matérias primas de acordo com o previsto dentro da qualidade demandada.

Qualquer variação dos indicadores controlados requer uma análise, principalmente quando a variação tem impacto negativo. Quanto mais cedo ocorrer a análise, menos problemas têm chance de ocorrer e maior a possibilidade de se entregar o pedido no prazo.

10- Conte com o suporte de uma consultoria em gestão

Acima de tudo, o controle dos prazos de produção envolve conhecimento gerencial, disciplina e capacidade de análise das informações com foco em tomada de decisão assertiva e rápida. É importante que todo esforço para alcance de resultado tenha um foco e otimize a utilização dos recursos (humanos, materiais e financeiros) disponíveis. Uma consultoria em gestão pode auxiliá-lo a incorporar estes fatores ao seu processo de produção com foco em resultado, permitindo a assimilação das ferramentas de gestão pela equipe.

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