Gestão de estoque: o que é e como implementar

Entenda como fazer a gestão de estoque da sua empresa, evitando gastos desnecessário com compras e armazenamento de produtos.

Você concorda que o controle de matéria prima e produto acabado está diretamente conectado com a gestão do seu negócio?

Te conto porque:

O controle de materiais influencia diretamente no caixa (dinheiro necessário para compra de matéria prima) e nas vendas (produtos que saem mais ou menos).

E, sem controle do dinheiro que entra e que sai na sua empresa, você não controla seus resultados!!

Temos notado que alguns clientes chegam até nós reclamando sobre como a gestão de estoque é uma dor de cabeça na vida da empresa. Isso também acontece com você?

 Nesse texto você vai aprender sobre:

• O que é gestão de estoque
• Sazonalidade e Demanda
• Curva ABC
• Estoque Mínimo
• Processo de Compras

O que é Gestão de Estoque

Se começarmos a analisar pelo significado do nome, chegaremos a uma definição simples “operar recursos que envolvem o estoque”.

Mas, assim como eu, você sabe que não é tão simples assim. Existem variáveis que impactam diretamente essa gestão, como por exemplo as vendas.

Uma loja que possui um diferentes produtos precisa entender o comportamento da sua venda e de seu consumidor, para ter mais de um produto, menos de outro.

E se esse estoque for muito grande? É possível armazenar na própria empresa ou necessita de um depósito?

Gestão de estoque é medir, controlar e saber como agir quando cada uma delas apresenta um resultado inesperado.

Fatores que influenciam na Gestão de Estoque

Sazonalidade e Demanda

O primeiro passo para entender mais a fundo sobre a gestão de estoque é saber como sua empresa lida com mercado e demanda: conhece suas vendas, como seus fornecedores se comportam na época de altas e baixas temporadas, e o principal, sabe como seu consumidor se comporta?

Essas informações são muito importantes, pois impactam diretamente na lucratividade. 

Conhecer sua sazonalidade é entender o período que os consumidores compram mais e menos. Comprar mais ou menos é o que chamamos de demanda.

Consumidores comprando muito => Demanda Alta

Consumidores comprando pouco => Demanda Baixa

É claro que vários fatores influenciam nesse cenário, como a crise.

Mas não vamos chorar o leite derramado e colocar a culpa do nosso mal planejamento em tudo, não é mesmo amigão? Vamos montar uma análise de Sazonalidade. É bem simples:

• Faça um compilado de dados e os compare
• Faça um gráfico simples com a quantidade de produtos vendidos por mês durante um determinado período de tempo. (O ideal é que seja um ano, para mapear todas a situações possíveis).

Para exemplificar, no gráfico abaixo, foi mapeado o número de unidades vendidas por mês em uma distribuidora:

Com ele é possível observar que a demanda é alta no verão e baixa no inverno.

Isso ocorre pelo fato de se tratar de uma distribuidora de bebidas e o inverno ser um período mais frio, no qual as pessoas não saem muito de casa.

Com a análise acima, concluímos que é preciso aumentar o número de pedido de compras para o verão e diminuir para o inverno. 

É possível que alguma campanha promocional motive o crescimento das vendas no período de demanda baixa. 

E entender que o caixa precisa de um fluxo financeiro muito bem planejado para sustentar o período de baixa demanda.

É importante lembrar que essa análise pode ser feita geral, como todos os produtos, ou com cada um separadamente.

Mãos à obra! Monte seu gráfico, analise sua sazonalidade e trace estratégias para nos períodos de alta demanda ter mercadorias e nos de baixa não perder produtos.

Quantidade vendida de cada produtos 

Você provavelmente já ouviu falar da Curva ABC, mas aposto que nunca pensou nela para gestão do seu estoque, não é verdade? Pois é, você está perdendo tempo. 

Umas das vantagens da Curva ABC é a classificação dos itens de um estoque considerando três diferentes níveis de impacto: A, B e C.

A medida desse impacto é obtida, basicamente, pelo cruzamento das informações de volume (quantidade) x  vendas (valor).

Depois de classificar seus produtos, utilize a Análise de Pareto (80-20) para definir quais produtos, em relação às vendas, são prioritários para se ter na loja!

Após essa análise é possível descobrir, através de dados, quais são os produtos mais vendidos, os menos, os que geram maior receita e os que geram menor.

Estoque mínimo

Apesar de familiarizado com essa nomenclatura, nem todas as empresas utilizam esse recurso.

O estoque mínimo anda de mãos dadas com a curva ABC.

Lembra que após a Análise de Pareto é possível identificar aqueles produtos que mais vendem?

Então, agora que você já sabe quais são é preciso entender quantos daquele item específico é preciso ter para não perder vendas.

Mas cuidado!

Existe um limiar estreito entre ruptura e excesso de produtos. Você já deve saber disso.

A ideia do estoque mínimo é definir, através do giro de estoque do produto, quantos produtos no mínimo você deve ter na sua empresa, de forma que, desde a requisição de compra até a entrega não falte esse produto na sua loja.

Esse recurso é implementado em itens de maior giro (que vendem mais) e em itens que são prioritários para o seu negócio e seus clientes.

Sendo assim, são definidos, na maior parte das vezes, nos itens classificados como A na sua curva ABC. Veja como:

O estoque médio de uma loja que comercializa controles eletrônicos de portão é de 400 controles, e a empresa vende 3,6 mil controles por ano. 

O giro do estoque dessa empresa é calculado dividindo número de controles vendidos por ano pelo estoque atual.

3.600 / 400 = 9 

Resultado: 9 giros no período. Isso significa que os produtos são renovados nove vezes durante o ano. 

Mas nem sempre o estoque é formado por um único tipo de produto. Aliás, na maioria das vezes, ele é composto por materiais pequenos e grandes, caros e baratos.

Nesses casos, podemos calcular o giro de estoque de várias formas. Uma delas é utilizando o custo de compra no lugar da quantidade de produtos. Vamos imaginar que o preço de compra de cada controle é R$ 6.

400 x R$ 6,00 = R$ 2,4mil 

 3,6mil x R$ 6,00 = 21,6mil

O estoque médio a preço de compra é de R$ 2,4 mil (400 x R$6,00) e o volume de vendas ao ano é de R$ 21,6 mil a preço de compra (3600 x R$6,00). 

O número de giros do estoque será de 21,6 mil divididos por 2,4 mil, igual a nove giros ao ano.

21,6 mil / 2,4mil = 9 

Nesses exemplos de cálculos, se o resultado for menor do que 1, teríamos uma indicação de que alguns dos produtos que iniciaram o ano na prateleira, ainda estão lá. O que é péssimo! 

Agora, para saber o tempo médio (TM) basta dividir o número de dias em um ano (neste caso) pelo número de giros.

365/9 = 40,5

A loja de produtos eletrônicos “girou” seu estoque de controles em média nove vezes ao ano e o fez a cada 40,5 dias. Assim, se dividir os 400 controles por 40,5 podemos ver que vende-se quase 10 controles por dia.

Essa é uma informação e tanto,não é mesmo? 

Com esse número na mão mais o prazo médio que se leva desde a emissão de um pedido de compra até a disponibilização do seu produto na prateleira, vamos saber quantos produtos é preciso ter no estoque antes de fazer um novo pedido para o meu fornecedor.

Agora, vamos supor que esse prazo são 10 dias.

Então, preciso desse tempo de produto em estoque para não ter ruptura. 

Com isso eu sei que quando tiver 110 produtos em estoque devo fazer um novo pedido de compra para o meu fornecedor.

Estoque mínimo = demanda média + prazo desde o pedido até a chegada do produto

Mas para ter redondo esse número de dias entre o pedido e a chegada do produto é preciso um processo de compras bem redondo e controlado. No próximo tópico te conto como.

Processo de compras

É importante que o processo de compras, um dos mais importantes do negócio, esteja bem padronizado e controlado. 

Um processo bem estruturado garante que o seu time de compras entregue os produtos ou insumos que a empresa precisa, no custo que precisa e no prazo que precisa. 

Para isso, é necessário que todo o processo seja mapeado. Sugestão: utilize um fluxograma.

Mapeie as atividade que o seu processo de compra exerce: desde a requisição de compra até a chegada do produto. 

Levante cada etapa do processo e os prazos que essas etapas levam em média. Em seguida, verifique se existem tarefas repetitivas ou desnecessárias e as elimine ou substitua.

Analise quais tarefas são prioritárias e passíveis de erro. Para essas defina um Procedimento Padrão (POP). 

Meça quanto tempo o seu processo leva do começo ao fim e certifique-se que  esse tempo atenda a sua expectativa.

Se não, defina metas nos pontos mais críticos do processo, buscando reduzir os prazos que as tarefas acontecem.

Recomendo que todos esses passos sejam feitos junto com o seu time de compras, para que eles se sintam mais engajados no desenvolvimento deste trabalho e empenhados no alcance das metas. 

Em seguida treine todo o time envolvido no novo fluxo do processo e nos procedimentos definidos.

Além disso inicie uma rotina de acompanhamento dos resultados para garantir que está tudo dentro do previsto. É isso. Todos os passos e dicas para uma gestão de estoque de resultados.

Você aprendeu muito nesse texto. Acredito que esteja pronto para entender como deve ser a atenção à gestão da sua empresa, especialmente no controle de estoque. Dá uma lida nesse estudo de caso, se tiver dúvidas ou sugestões de boas práticas, deixe nos comentários 🙂

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