Todo gestor precisa se concentrar em atividades e decisões voltadas à parte estratégica do negócio. Assim, ao deixar que outras pessoas cuidem do lado operacional, haverá mais chances de sua empresa crescer.

Portanto, se você tem dificuldades em delegar tarefas para a equipe ou não sabe muito bem como fazer isso, é hora de aprender. Continue a leitura e veja quais são os 5 segredos para distribuir funções entre os colaboradores!

Por que é fundamental delegar tarefas para a equipe?

Antes de passarmos para a seção de “como fazer”, vamos falar rapidamente sobre a importância de delegar tarefas. Em um negócio próprio, é muito natural que a preocupação em fazer tudo funcionar da melhor forma possível acabe por deixar empreendedores em uma posição centralizadora e querendo assumir todas as responsabilidades.

Se a empresa foi fundada por você, essa tendência fica ainda mais acentuada. Contudo, quem deseja fazer seu empreendimento crescer precisa entender que, mais cedo ou mais tarde, terá que abrir mão de algumas atividades. Caso contrário, sua atuação ficará limitada à sua capacidade individual de trabalho.

Sendo assim, fica claro que um gestor que não delega funções nunca consegue tirar a empresa do lugar. É por isso que distribuir as tarefas é tão importante e, para fazer isso da maneira adequada, existem algumas dicas. Agora sim, vamos a elas?

Como distribuir funções entre os colaboradores?

1. Pense de forma estratégica

O primeiro passo para começar a fazer uma distribuição de tarefas é avaliar o seu time, as responsabilidades de cada um e as atividades a serem feitas. É preciso buscar um equilíbrio entre a capacidade de seus colaboradores e as atividades que você pretende entregar a cada um deles.

Serviços mais técnicos e que exigem um nível de aprofundamento mais rigoroso não devem ser passados, por exemplo, a pessoas agitadas e que carecem de mais interação. Portanto, direcione aquele funcionário que precisa estar em constante contato com pessoas para outras funções, como negociações, atendimentos e vendas.

Busque calibrar o tipo de desafio guardando também uma boa relação com a motivação das pessoas. Se alguém anda com uma energia mais baixa ou uma postura negativa, avalie que tipo de tarefa pode ser passada a ela para que tenha uma maior chance de sucesso.

Deixe os desafios mais complexos e trabalhosos para aqueles que estão com uma energia mais alta e que não gostam muito de rotinas simples. Lembre-se: conhecer bem a equipe é fundamental.

2. Alinhe as expectativas

Ao delegar uma atividade, é preciso ter certeza de que a pessoa que está recebendo a incumbência tem a exata noção do que deve ser feito. A comunicação falha é um dos maiores vilões nas relações corporativas. Por isso, empenhe-se em deixar tudo claro.

Explique exatamente o que deve ser entregue, como proceder e quais são os resultados esperados. É muito importante que o colaborador entenda não só o que fazer, mas o que se espera conseguir no final. Assim, ele pode até mesmo exercitar a sua criatividade e, talvez, encontrar soluções mais eficientes para resolver um problema.

Quanto menos um funcionário sabe o motivo de estar fazendo uma tarefa, maiores são as chances de insucesso, desperdícios e retrabalhos. Por isso, ao delegar uma tarefa, seja claro e confirme se a pessoa entendeu quais são os objetivos e os limites do trabalho.

3. Forneça os recursos necessários

Nada mais frustrante do que ter uma responsabilidade e não dispor dos meios para cumpri-la, não é mesmo? Ninguém gosta de sentir que seus esforços são inúteis, mas é assim que os colaboradores se sentirão se acreditarem que não têm as condições necessárias para realizar determinada atividade.

Em alguns casos, já é possível ter noção dos insumos necessários para realizar uma tarefa completamente logo de início. Mas, em outros, talvez seja preciso lançar mão de alguns recursos no meio do caminho que não estavam previstos lá no começo.

Sendo assim, confira se seu colaborador tem tudo de que precisa para conseguir concluir as atividades acordadas. Deixe bem claro que, se no meio do percurso ele se deparar com alguma dificuldade ou impedimento devido a uma restrição de recursos, você deve ser procurado.

Assim, é possível garantir que nada ficará pela metade. Além disso, justificativas de falta de insumos não se tornarão desculpas para os mais acomodados.

4. Faça um bom follow up

Um grande erro de muitos líderes é não fazer o devido acompanhamento das atividades que estão sendo desempenhadas por sua equipe. Isso faz com que falhas e desconformidades somente sejam descobertas ao final do processo, o que pode custar muito caro.

Um bom follow up envolve o acompanhamento das tarefas delegadas, de maneira a garantir que elas sigam o planejado. Não estamos falando aqui que é preciso ficar em cima do funcionário o tempo todo. Isso só aumentaria a pressão sobre ele e tiraria o tempo que você poderia utilizar para cuidar de outros assuntos.

O melhor a se fazer é definir uma agenda ou marcos de etapa para se atualizar quanto ao processo em curso. Logicamente, você pode também programar visitas fora do cronograma acordado, para dar uma olhada em como as coisas andam. Mas tenha cuidado para não exagerar nessas “incertas” e acabar desestruturando o emocional do seu time.

Deixe sempre claro que você está ali para ajudar e ver se há alguma dúvida. Tente não ser impositivo ou dar ordens. Converse com seu pessoal e faça acordos. Essa postura é mais saudável e costuma oferecer resultados mais duradouros.

5. Dê feedbacks

Todos querem saber como anda o nível de eficiência com que desempenham suas atividades — e é nessa hora que aparece o feedback. Ele é fundamental para reforçar os aspectos positivos e as habilidades de sua equipe, além de ajudar a ajustar o que precisa de correções.

Com muita tranquilidade e profissionalismo, mostre o que anda acontecendo de errado e pode ser melhorado, sempre indicando como promover tais correções. Faça elogios, reforçando positivamente cada boa atuação de seus colaboradores.

Lembre-se de que as correções e chamadas de atenção devem ser dadas de forma discreta, para evitar constrangimentos. Já os elogios podem ser feitos em público — mas nada de exageros, combinado?

Seguindo as dicas acima, você verá como delegar tarefas para a equipe se tornará bem mais fácil. E, além disso, será possível ter mais tempo para se dedicar a atividades mais estratégicas e impulsionar seus colaboradores a um desenvolvimento mais profissional e autônomo.

Se você gostou deste artigo, que tal baixar nosso e-book e descobrir como vender mais? Boa leitura!

Comentários

comentários