Diagrama de Nemoto: como a diferença entre cargos e funções interfere nos resultados do seu negócio

Diagrama de Nemoto: como a diferença entre cargos e funções interfere nos resultados do seu negócio

Entenda como funciona o Diagrama de Nemoto e a diferença entre Cargo e Função na hora de decidir o que traz mais resultado para o seu negócio.

Você conhece ou já ouviu falar sobre o Diagrama de Nemoto? Entende a diferença crucial entre Cargo e Função?

Na condução diária do seu negócio, não devem ser raras as ocasiões em que, orientando e cobrando sua equipe, você identifique funcionários que entregam mais: produzem mais, dedicam-se mais, demonstram mais preocupação com o negócio, resolvem situações emergentes, conhecem mais sua empresa.

Nessas horas, como forma de recompensar o funcionário mais engajado, muitos empresários pensam na promoção como única e mais justa ação a ser tomada. Afinal de contas, se não fosse pelo funcionário, o resultado poderia ter desandado, não é mesmo?

No entanto, é preciso se certificar de que outros critérios, como o perfil do funcionário, sua qualificação profissional, o alinhamento de seus valores com os da empresa, sejam avaliados antes de tomar esta decisão.

Como a promoção está ligada à mudança do cargo que será atribuído ao funcionário, é preciso conhecer a fundo as propostas do Diagrama de Nemoto, entender a diferença entre Cargo e Função e como esta diferença pode impactar o seu negócio.

Decisões erradas neste assunto podem gerar frustração de ambas as partes, além de acarretar custos sem necessidade. E tudo o que não queremos é agregar custo, sem que haja um resultado melhor para o negócio, concorda?

 

Da Ideia do Negócio ao seu Funcionamento Pleno

Antes de entrar no detalhe, lembre-se do início do seu negócio, quando ainda era apenas uma ideia. Neste ponto da história, a concepção do negócio incluía, de formas gerais, o objetivo e a forma que ele seria alcançado.

Esta leitura, por mais básica que pareça, é um esboço de um processo, em seu nível mais macro, com a definição do resultado a ser gerado por este processo. Com este nível de detalhamento, ao iniciar um negócio, muitos empresários tornam-se responsáveis por todas as etapas do processo, fazendo eles mesmos as atividades necessárias, muitas das quais já sabiam ser necessárias e outras descobertas durante as primeiras épocas do negócio. Isso aconteceu com você? 

Isso é muito comum e acontece pela falta de conhecimento e acesso ao Diagrama de Nemoto. Também é comum que, mesmo quando existe conhecimento, ele seja superficial. É claro que você como proprietário e envolvido anos no negócio sabe bem o que é cargo e função. Porém, é muito importante que você enxergue com a visão de Nemoto.

Esta leitura, em última instância, é o que permite ao empresário de uma pequena empresa conhecer o negócio de ponta a ponta. À medida em que ele identifica as tarefas recorrentes em seu processo, passa a ter a ideia exata da quantidade de tempo que precisa ser dedicado a cada uma e, com isso, à necessidade de pessoas para que o processo gere o resultado planejado.

Cada pessoa considerada no processo desempenhará uma FUNÇÃO necessária a ele. Esta função é, por definição, OPERACIONAL, rotineira, pois é executada diversas vezes, com o propósito de gerar o mesmo resultado a cada vez. Como você pode ver, neste momento não há definição de CARGOS.

 

Entendendo o Diagrama de Nemoto

Agora você já sabe como foi estruturado o diagrama e as divisões entre cargo e função vou explicar melhor como isso funciona na prática:

Funções: existem em toda e qualquer empresa, de todos os tamanhos, variando de acordo com a indústria, independente dos cargos existentes

Em qualquer empresa, seja de que porte for, existem 4 funções básicas:

1- Direção

2- Gerenciamento

3- Supervisão

4- Operação

A primeira função – DIREÇÃO – é, literalmente, fundamental. Sem ela, o negócio caminha sem rumo, sem um objetivo, um resultado a perseguir. Definir o resultado a ser alcançado é uma necessidade básica de qualquer negócio.

A função GERENCIAMENTO é a que se encarrega de traduzir as metas definidas pela primeira função em uma tática para alcance dos resultados propostos, ou seja, é a função que diz COMO o resultado será alcançado.

Dentre as atribuições da função gerenciamento está a definição do processo mais eficaz para obtenção do resultado planejado, identificando cada uma de suas etapas, o resultado desejado por cada uma e o tempo necessário para isso. Este processo deve ser executado da mesma forma sempre, no intuito de entregar o mesmo resultado sempre.

É responsabilidade da função SUPERVISÃO garantir que o processo seja realizado sempre da mesma forma, independente de seu tamanho, nível de complexidade ou duração. É esta função que assegura a continuidade do processo, atuando, quando necessário, para solucionar qualquer problema imediato.

A 4ª função, OPERAÇÃO, é a que de fato realiza a entrega, transformando uma matéria prima em produto, executando as atividades necessárias à realização de um serviço ou à venda de um artigo.

É possível verificar a existência de todas estas FUNÇÕES em qualquer empresa, independente do tamanho da organização. Lembre-se: estamos falando de funções. Não falamos nada ainda de pessoas.

Pra facilitar o entendimento do Diagrama de Nemoto, imagine uma empresa de uma só pessoa. A empresa tem um objetivo no mercado? Possui uma forma de entregar este resultado? Entrega sempre da mesma forma? Transforma uma matéria prima em um produto acabado ou realiza um serviço? Se você respondeu sim para todas as perguntas, esta empresa possui as quatro funções. O que torna o exemplo curioso é o fato de uma mesma pessoa desempenhar todas as funções, dividindo seu tempo entre elas da forma que entende ser a mais eficiente na obtenção do resultado.

Cargos: forma de se organizar as funções em uma empresa

Agora, imagine que a empresa de uma só pessoa cresceu. O volume de negócios aumentou e o empresário precisou de ajuda para executar todas as tarefas necessárias, pois não consegue mais desempenhar todas as frentes sozinho.

Neste momento, este empresário precisa pensar em distribuir as tarefas entre as pessoas que irão ajuda-lo. Algumas destas pessoas tem mais qualificação para uma parte do processo, enquanto outras realizam um trabalho mais focado em outras partes. Assim, elas são distribuídas de acordo com a necessidade em cada etapa do processo.

À medida que a empresa cresce, mais pessoas passam a fazer parte da equipe, o que contribui para que surja, no processo, um certo grau de variabilidade, sob a forma de ocorrências com maior ou menor impacto no resultado final.

Neste momento, em função da dedicação totalmente voltada para a execução das atividades operacionais, fica difícil para os membros da equipe, mais ligados a uma etapa única do processo, adquirir uma visão mais ampla das demais etapas e identificar problemas no processo. É preciso definir uma pessoa que passará a dedicar menos tempo à execução direta das tarefas e se ocupe da supervisão do processo como um todo, atuando, quando necessário, para resolver problemas emergentes.

À medida em que se verifica o crescimento da empresa e, com ele, o crescimento da variabilidade do processo, torna-se necessária mais dedicação ao controle e à análise destas variabilidades, no intuito de garantir a entrega e o resultado do negócio. Para isso, torna-se necessário que algumas pessoas, de acordo com sua qualificação, dediquem-se com mais afinco e por mais tempo à função de Gerenciamento, assegurando que o processo definido é realmente a melhor forma de se entregar o resultado planejado.

Estas pessoas, em última instância, também serão as responsáveis por consolidar os principais resultados para que a empresa tome suas decisões de curto, médio e longo prazo.

O contexto descrito pode se encaixar em inúmeras empresas, independente dos cargos existentes em cada uma delas, porque CARGOS são os nomes dados às diferentes combinações de funções existentes em uma empresa e dependem da proporção do tempo dedicado pelo funcionário ao exercício de cada função.

Um Líder de Equipe, por exemplo, pode ser aquele funcionário que dedica a maior parte do seu tempo a supervisionar os membros de sua equipe, garantindo que estes tenham todos os meios à disposição para entregar o que lhes foi solicitado.

De igual forma, um Gerente de Marketing pode ser aquele funcionário que dedicará a maior parte do seu tempo analisando os dados mais relevantes levantados pela equipe de marketing e vendas, com o objetivo de definir a melhor forma de se alcançar uma meta.

 

A questão estratégica por trás da definição dos cargos

Como definir os cargos em uma empresa? Como devo chamar meu funcionário mais qualificado? Devo promovê-lo com base em sua dedicação ou com base em uma combinação de sua competência com os objetivos da empresa? Estes são questionamentos feitos diariamente pelo empresário, não é mesmo?

A resposta não depende somente da dedicação do funcionário, assim como não depende somente da estratégia da empresa. É uma combinação de fatores e deve refletir, em primeiro lugar, os objetivos planejados pela empresa.

Qual é o foco no período? Haverá um esforço focado em Aumento de Vendas? Redução de Custos? Melhoria da Produtividade? Ou todos estes juntos? A(s) pessoa(s) com maior responsabilidade na definição dos objetivos são os próprios empresários. De nada adianta definir um objetivo se não houver um valor atrelado a ele, bem como um prazo limite. E também de nada vale trabalhar pelo “quanto mais, melhor”! São necessários valores específicos, calculados criteriosamente com base na capacidade da empresa e com base no tamanho do desafio necessário em vista de um horizonte estratégico.

Ao estruturar o funcionamento da empresa para alcançar estes objetivos, será preciso definir pessoas-chave que terão responsabilidades específicas na condução da empresa ao alcance dos resultados estratégicos. A identificação destas pessoas toma como base seu conhecimento do negócio, seu perfil (aderente ou não à cultura da empresa), sua capacidade de liderar uma equipe e sua capacidade de realizar análises de resultados e promover discussões sobre o resultado da empresa com foco na identificação de medidas que possam contribuir para melhora-lo.

Estas pessoas devem dedicar a maior parte de seu tempo a função Supervisão e Gerenciamento, pois serão responsáveis pela manutenção da estabilidade do processo e pela tática utilizada para alcançar os resultados.

Segundo o Diagrama de Nemoto, os cargos precisam especificar aquele resultado pelo qual a pessoa em questão terá mais responsabilidade. São vários os nomes que podem ser atribuídos à combinação destas funções: Supervisor de (Estabilidade de) Processo, Líder de Vendas, Gerente de Resultados Operacionais, Supervisor de Qualidade.

Os nomes mais comuns dados a cargos deste tipo são Gerente e Supervisor, na medida em que suas responsabilidades se concentram em, respectivamente, alcançar os resultados definidos como meta através de processos estáveis e controlar a estabilidade e o resultado do processo.

 

BÔNUS: Como garantir a estabilidade do processo do seu negócio

Como vimos, o Diagrama de Nemoto explica como as funções devem se comportar. Aqui cabe um parêntesis importante sobre a função Supervisão. Na maioria das pequenas empresas, o cargo de coordenador ou mesmo gerente costuma soar como mais lógico e natural quando se pensa em um líder de equipe, que fique responsável por garantir a realização das tarefas rotineiras.

No entanto, é preciso mais critério nesta definição, justamente para evitar frustrações. A função que garante a estabilidade dos processos e a execução das atividades rotineiras é a Supervisão. Gerentes, de uma forma geral, costumam se envolver menos em tarefas operacionais, ao passo que supervisores conhecem estas tarefas no detalhe e sabem intervir quando necessário, gastando mais tempo na formação da equipe e na qualidade da operação.

Esta distinção pode parecer sutil, mas, na prática, faz toda a diferença e, normalmente, implica na incapacidade de o gerente conseguir se dividir entre a condução das atividades rotineiras com a equipe e participar de discussões mais estratégicas e de análise de dados, que normalmente tomam muito tempo.

O resultado acaba sendo prejudicado por este gap de liderança que se instala entre sua equipe e a alta liderança da empresa.

 

Utilizar o Diagrama de Nemoto garante que a operação se insira em sua estratégia

Definidos os objetivos, a maior parte da equipe será dedicada à operação, afinal de contas é de onde vem o resultado. A melhor forma de garantir que sua equipe seja plenamente consciente de sua importância no alcance de resultados é garantindo que tenham ferramentas, treinamentos, procedimentos e informações disponíveis para realizar seu trabalho com qualidade.

Mais que isso, que consigam o suporte de um líder operacional, com função de supervisão, que lhes auxilie a controlar problemas operacionais, analisar eventuais ocorrências e identificar formas de reduzi-las ou mesmo elimina-las.

Dessa forma, sua equipe terá os meios para garantir o resultado planejado, conforme o princípio da Autoridade sobre os meios (processo) e da Responsabilidade sobre o resultado necessários a qualquer empresa.

Espero ter esclarecido sobre COMO aplicar o Diagrama de Nemoto para a realidade do seu negócio.
Precisando de ajuda na implantação destes conceitos na sua empresa, entre em contato com nosso time de consultores!

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