Como reduzir seu prazo de entrega no setor automotivo

 

A tecnologia e o surgimento de novos competidores internacionais têm imposto desafios cada vez maiores à cadeia de fornecimento no setor automotivo. Assim como em outros segmentos industriais, as maiores preocupações das empresas estão diretamente ligadas ao prazo de entrega, à qualidade (tanto de produtos quanto de serviços) e aos preços. A ênfase destas empresas ao modelo de produção lean e just-in-time impõe a necessidade de controles precisos em toda a cadeia, exigindo dos participantes um ritmo de produção contínuo e de qualidade. Qualquer parada tem elevados custos para todos os participantes. A concentração dos fornecedores no entorno das grandes montadoras visa exatamente trabalhar de forma conjunta estas preocupações, viabilizando a linha de produção.

É cada vez mais difícil para uma indústria amadora se manter no mercado. Apesar do custo relativamente elevado, o movimento de profissionalização e controle do processo fabril nestas indústrias agrega muitos benefícios, inclusive a redução dos prazos de entrega e maior previsibilidade. A seguir serão discutidos alguns pontos de grande relevância quando o assunto é prazo de entrega.

 

1- Defina de que forma sua empresa está inserida no mercado

A etapa mais básica de qualquer indústria que participe do setor automotivo é a de planejamento. O desenvolvimento de qualquer produto das grandes montadoras leva anos e o ideal é que a indústria que pretende fornecer para este setor se envolva o mais cedo possível.

É undamental que toda empresa saiba de que forma sua atuação deve ser estruturada para atender bem ao cliente: que características o produto deve ter, qual será o custo tolerado pelo mercado, qual o prazo de fornecimento necessário, qual a demanda total prevista, qual a estrutura de produção necessária, como esta estrutura deve ser remunerada através do preço de venda.

Estas são apenas algumas perguntas que precisam ser respondidas no início do processo, pois orientam de que forma a produção deve ser estruturada.

No setor automotivo, cada minuto conta. Portanto, todo o processo deve ser pensado de forma a reduzir ao menor nível possível o prazo de entrega, conhecido como lead time, ou tempo total entre a colocação de um pedido de um cliente e a entrega deste produto a ele. Isto tem um custo, que precisa ser conhecido e controlado a fim de que viabilize o resultado pretendido pelo fabricante.

É fundamental que a fábrica tenha sua capacidade de produção conhecida e que os múltiplos processos sejam estruturados para maximizar a produção dentro desta capacidade. Somente o planejamento correto permitirá definir os prazos necessários no setor comercial, no setor de compras, no setor de produção (incluindo qualidade) e no setor de logística. Estes prazos servirão de norte para a atuação da equipe.

 

2- Defina de que forma o projeto de cada peça será executado em sua fábrica

Cada peça solicitada pelas grandes montadoras tem um projeto específico, onde constam as informações básicas de qualquer projeto: desenho da peça, dimensões, matéria prima, critérios de qualidade que precisa atender e até etapas de fabricação. Somente estas informações permitirão ao fabricante destas peças definir como será estruturado o processo de compra de matéria prima, produção e controle de qualidade. Também é a partir destes projetos que se torna possível treinar a equipe na execução do processo de fabricação.

 

3- Estruture um planejamento de produção antecipado

O conhecimento da demanda prevista permite que a fábrica se programe da forma mais eficiente. É normal que cada tipo de peça exija um preparo específico de cada máquina e um tipo específico de matéria prima. Tanto o preparo da máquina quanto a compras das matérias primas exigem tempo.

Neste sentido, o conhecimento da demanda total de cada peça ao longo de determinado período permite que o processo de compras planeje o volume correto de matéria prima que será adquirido antecipadamente, evitando que ocorra falta durante o processo de produção, além de reduzir a quantidade de vezes em que uma mesma negociação é feita com fornecedores.

Adicionalmente, na medida em que o preparo das máquinas também consome tempo, é necessário que ocorra o menor número de vezes possível. Somente o planejamento de lotes de fabricação maiores evita a interrupção da produção para ajuste e preparo de máquinas.

 

4- Defina seus fornecedores antecipadamente

A grande maioria dos fornecedores de grandes montadoras são definidos antecipadamente, através de um processo conhecido como Homologação de Fornecedores. Este processo visa identificar os fornecedores qualificados para atender determinada demanda, dentro de critérios de custo, prazo e qualidade necessários ao processo das montadoras. Este mesmo processo pode e deve ser utilizado pelas demais indústrias do setor automotivo para definir seus fornecedores de forma antecipada.

De posse das informações de cada peça que será demandada, é necessário identificar qual fornecedor atende melhor os critérios de custo, prazo de entrega e qualidade da matéria prima. Também é fundamental que se conheçam o prazo de pagamento aceito pelo fornecedor, pois este terá enorme impacto no fluxo de caixa da empresa: quanto melhor for a negociação, mais tranquila será a gestão do fluxo de caixa durante todos os meses do ano.

A definição antecipada do fornecedor elimina o tempo de cotação e negociação do lead time, permitindo que a empresa trabalhe de forma mais eficiente. É comum, inclusive, que muitas empresas trabalhem com o mesmo fornecedor SEMPRE, numa relação de parceria que favorece o desenvolvimento contínuo do fornecimento com qualidade e preços aceitáveis, dentro de um horizonte previsível e sob controle.

 

5- Controle o funcionamento de seu maquinário o tempo todo

O ritmo de produção do setor automotivo é intenso e contínuo, o que exige muito das máquinas utilizadas. Qualquer parada acarreta em prejuízos para todos os envolvidos, seja sob a forma de custo de manutenção não previstos, seja via falta do produto final e a perda da venda.

É importante que toda fábrica estruture um programa de manutenção baseado em planejamento de manutenção preventiva e, se possível,  implantação de mecanismos de controle para manutenção preditiva. Esta última torna-se viável a partir da implantação de métricas que informam a todo o tempo ou através de medições periódicas as características do funcionamento do equipamento, para permitir ações eficazes, antecipadas e de menor custo que garantem o funcionamento contínuo do maquinário.

É importante que toda a equipe envolvida seja treinada e conheça a forma correta de funcionamento de cada máquina. São eles os grandes responsáveis pela manutenção e controle da qualidade do funcionamento deste maquinário, assim como os mais capacitados a discutir sugestões de ação para evitar problemas. A definição antecipada de uma rotina com medidas periódicas de manutenção evita paradas desnecessárias, contribuindo para a redução do lead time.

 

6- Invista na padronização de tarefas e no treinamento da equipe

Como em toda linha de produção, a maior parte das tarefas executadas é de rotina. Desta forma, possuem características que podem e devem ser padronizadas, no intuito de se garantir o mesmo produto sempre.

Em uma indústria que preza pela precisão e pela qualidade em todas as frentes, como ocorre no setor automotivo, é inaceitável que um mesmo produto seja entregue com características diferentes a cada rodada de produção. Mesmo para o fabricante, resultados variáveis refletem patamares distintos de consumo de matéria prima e tempo de fabricação, dentre outros, que contribuem para elevar o lead time. Com isso, deve ser prioridade de todo fabricante padronizar aquelas tarefas que são mais críticas em termos de qualidade, frequência com que são executadas, número de pessoas envolvidas e segurança dos envolvidos.

A padronização visa garantir que um produto tenha as mesmas características ao final do processo sempre, portanto, visa evitar erros. Com isso, é igualmente fundamental que a equipe envolvida seja treinada na execução dos padrões: saiba como ler cada padrão e como executá-lo.

 

7- Elabore um planejamento logístico

A definição prévia de fornecedores deve incluir os operadores logísticos que participarão do processo de entrega às montadoras. Apesar de constituir uma etapa relativamente pequena do processo de fornecimento, os operadores logísticos podem contribuir para a última etapa do lead time através da eficiência na entrega, realizando-a dentro do prazo contratado e evitando erros ou problemas na entrega (perdas de carga, quebras, entrega na quantidade errada, dentre outros).

A importância na definição deste parceiro também está ligada aos valores de frete negociados, os quais não podem ultrapassar um determinado patamar sob risco de prejudicar a lucratividade do negócio.

Em alguns casos, a eficiência no planejamento da produção permite que o parceiro logístico atue também na parte de armazenagem dos produtos, desde que seja possível produzir de forma antecipada. Isto reduz a necessidade de área de estoque e armazenagem de peças prontas dentro da fábrica, o que contribui para a redução de custos de aluguel.

 

8- Estruture um controle do fluxo de caixa

Participantes do setor automotivo precisam estar preparados para as negociações com margem apertada e longos prazos entre desembolso e recebimento. É necessário conhecer os prazos que regem o negócio.

Qual o prazo negociado com fornecedores? Qual o prazo negociado com seus clientes? Finalmente, qual o prazo que preciso para produzir o que foi solicitado (entre a entrada da matéria prima e a entrega da peça pronta)?

A empresa precisa definir um “colchão” que comporte os prazos em que as saídas são maiores que as entradas e o cálculo deste colchão, mais conhecido como Capital de Giro, depende do conhecimento prévio destes prazos. Em situações de aumento das vendas, é possível que o capital de giro necessário aumente para bancar o volume adicional de matérias primas e o tempo de produção. A falha na identificação dos prazos do negócio e no cálculo do capital de giro podem implicar em custos financeiros desnecessários e até na falta do recurso para adquirir matéria prima e bancar a produção, com consequências negativas sobre o prazo de entrega.

 

9- Controle os resultados

Todo negócio possui características críticas de funcionamento que precisam ser controladas por indicadores. Do controle mais básico ao mais complexo, é preciso saber a quantidade de peças entregues por dia na mesma medida em que é preciso saber qual a lucratividade do negócio. Alguns indicadores são implantados diretamente na produção e permitem o controle hora a hora: volume de produção, quantidade de retrabalho, consumo de matéria prima, dentre outros. Outros são mensurados em períodos mais longos de apuração: % de produção entregue no prazo, custo unitário médio, qualidade, volume de peças entregues e faturadas, dentre outros.

É importante que os controles envolvam diretamente os funcionários responsáveis por cada entrega. Eles são os mais indicados para avaliar se determinado resultado está de acordo com o previsto e propor medidas que se façam necessárias caso os resultados estejam ruins.

De um modo geral, é importante trabalhar para que a produção funcione em um ritmo constante, previsível e estável, que permita entregar ao cliente conforme os pedidos colocados, dentro do prazo acertado, com o consumo de matérias primas de acordo com o previsto dentro da qualidade demandada.

Qualquer variação dos indicadores controlados requer uma análise, principalmente quando a variação tem impacto negativo. Quanto mais cedo ocorrer a análise, menos problemas têm chance de ocorrer e maior a possibilidade de se entregar o pedido no prazo.

10- Conte com o suporte de uma consultoria em gestão

Acima de tudo, o controle dos prazos de produção envolve conhecimento gerencial, disciplina e capacidade de análise das informações com foco em tomada de decisão assertiva e rápida. É importante que todo esforço para alcance de resultado tenha um foco e otimize a utilização dos recursos (humanos, materiais e financeiros) disponíveis. Uma consultoria em gestão pode auxiliá-lo a incorporar estes fatores ao seu processo de produção com foco em resultado, permitindo a assimilação das ferramentas de gestão pela equipe.

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