Os erros mais comuns no controle financeiro da sua empresa que você precisa evitar

A grande maioria dos empresários não faz um controle financeiro eficiente, apesar de se envolverem diretamente na autorização e no controle das entradas e saídas de caixa na empresa.

Embora saibam que existem relatórios financeiros necessários ao controle do negócio, muitos empresários deixam estes controles de lado, confiando na memória do dia a dia ou simplesmente porque não sabem como estas ferramentas de controle devem ser estruturadas.

Se você é um destes empresários, fique atento ao que vamos discutir a seguir, porque pode ser que você esteja cometendo alguns erros fatais para seu negócio.

O que sua empresa precisa EVITAR para ter um controle financeiro efetivo

Fluxo de caixa? Hum… não tenho.

Quando falamos de erros relacionados ao controle financeiro do negócio, o mais comum, sem dúvida, é não estruturar um controle do fluxo de caixa.

Esta importante ferramenta, pouco mencionada nos relatórios das empresas, tem um papel fundamental no controle de empresas de menor porte.

Um Fluxo de Caixa bem estruturado nos permite identificar rapidamente a movimentação do caixa, tanto entradas quanto saídas, diariamente ao longo de um período.

Uma simples planilha que contenha a descrição do gasto ou da venda, sua data de realização, sua data de vencimento e a data real de quitação já nos fornecem informações gerenciais extremamente importantes na condução do negócio.

São as informações controladas no fluxo de caixa que vão nos permitir identificar os prazos praticados pelo negócio:

• prazo de entrega,
• prazo de recebimentos,
• prazos de pagamento (junto a fornecedores),
• prazos internos.
  

Na inexistência de um fluxo de caixa controlado diariamente, é muito comum que os empresários tomem como referência prazos incorretos que na prática não se verificam e contribuem para resultados ruins.

Se você ainda não controla seu fluxo de caixa, saiba que ele é um dos pilares do controle financeiro, pois evita que o empresário tenha informações incorretas sobre seu negócio.

Não basta registrar o que já foi. É preciso olhar pra frente!

Assim como é importante estruturar um controle da movimentação realizada do caixa, é importante também controlar a movimentação prevista: sempre haverá gastos e vendas que ainda não foram quitados, mas serão quitados no futuro próximo.

Quando serão quitados? Como esta quitação impactará seu caixa? Estas são perguntas que precisam de respostas constantemente e as informações do controle financeiro – através de um fluxo de caixa bem estruturado – fornecem estas respostas, desde que todos estes compromissos estejam registrados.

As informações te permitirão se programar: caso uma saída de caixa esteja prevista para um período de caixa mais apertado, é possível tomar iniciativas com antecedência, seja reprogramando algum pagamento, seja obtendo caixa de outras fontes para quitá-lo.

Deixar de controlar estas informações equivale a dirigir em uma estrada olhando o tempo todo para o retrovisor.

Como você está definindo as datas para pagamento de fornecedores e para cobrança de clientes?

São nas negociações do dia a dia, com fornecedores e clientes, que verificamos um erro comum, cometido por muitos empresários.

Definir datas de vencimento de compromissos, principalmente junto aos fornecedores, sem considerar as condições previstas de caixa podem colocar seu ciclo financeiro operacional em problemas.

Datas de pagamento muito próximas podem exigir muito do seu caixa. Datas muito longas podem implicar em juros.
Nas vendas, datas de recebimento muito próximas favorecem seu caixa, mas podem implicar em pedidos de desconto; datas muito longas deixam seu negócio exposto.

A chave para a definição de datas favoráveis está diretamente ligada ao conhecimento dos prazos internos praticados pelo seu negócio e ao planejamento de caixa, de forma a favorecer a lucratividade e as retiradas necessárias.

Selecionar meios de cobrança apenas com base no custo direto

Em muitos casos nos deparamos com “verdades absolutas” defendidas pelos empresários, tais como: “cobrar por boleto é sempre mais barato”, “a taxa do cartão de crédito/débito é impraticável”, “vender à vista é melhor mesmo dando descontos”, pra mencionar apenas algumas.

Na realidade, existem preferências pessoais do administrador quando o assunto é o meio de pagamento que mais facilita a gestão.

Mas há critérios objetivos que precisam ser conhecidos e podem ser controlados também através do controle financeiro.

Por exemplo: pode ser mais barata a cobrança de clientes via boleto, mas o boleto pode estar sujeito a atrasos e estes atrasos têm um custo para seu negócio. A cobrança em cartão de crédito, por outro lado, pode estar sujeita à dedução da taxa, mas garante que o pagamento do cliente não atrasará.

Nas vendas à vista, você controla os descontos dados por sua equipe de vendas? Sabe o impacto dos descontos na sua margem de lucro?

É preciso, antes de tudo, controlar quem pode dar desconto e os limites para este benefícios.

Além disso, é preciso ter cuidado para que os descontos dados não inviabilizem uma margem de lucro positiva: conhecer os custos e despesas do negócio é fundamental para identificar qual o limite saudável de descontos.

De forma geral, cada meio de cobrança terá um custo e um benefício e a análise das informações das vendas realizadas permitirá verificar se o impacto real de cada meio corresponde ao esperado e se está favorecendo, mais que prejudicando, o negócio.

Você avalia os resultados da sua empresa periodicamente?

Além dos controles de caixa, é preciso conhecer os resultados consolidados do seu negócio.

Pergunta básica: seu negócio é lucrativo? Outra: a margem de lucro atual está melhor ou pior que a do mercado?

Na avaliação dos seus resultados a sua contabilidade é uma grande aliada.

Eles já possuem a maior parte das informações necessárias para estruturar um Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE) e um Balanço Patrimonial.

É necessário alinhar os critérios para controle de estoque e cálculo do custo do produto vendido (que é diferente das despesas administrativas, gerais e de vendas do seu negócio).

É importante saber estas informações! Caso contrário, como você terá certeza de que ter seu próprio negócio é mais vantajoso que outras ocupações ou até trabalhar para terceiros?

Não estruturar um orçamento formal do período

Em um cenário muito comum, encontramos vários clientes que PRIMEIRO realizam os gastos e DEPOIS analisam se o gasto foi necessário, por quê ocorreu e se foi elevado.

Neste cenário, não existe previsibilidade e torna-se muito mais difícil engajar a equipe em reduzir os gastos da empresa.

Boa parte do sucesso de empresas conceituadas no mercado deriva da sua capacidade de planejamento e do controle financeiro. O orçamento faz parte desse controle financeiro e é uma ferramenta que favorece um planejamento bem estruturado.

É através do orçamento que serão definidas as metas de vendas, faturamento, custos e despesas do seu negócio em cada período.

Estas metas precisam ser formalizadas como objetivo de toda a empresa e precisam orientar toda a equipe na condução de suas funções.

De uma forma geral, a implantação destes controles requer iniciativas tão simples quanto uma planilha.

Com as informações adequadas pode-se gerar muito conhecimento a respeito do seu negócio. Vale a pena investir em controles mais estruturados, sempre tomando como base os objetivos almejados para o seu negócio.

Agora que você já sabe o que NÃO fazer na gestão financeira do seu negócio é preciso saber o que fazer e COMO. Para isso, recomendo a leitura desse texto do nosso blog “Os 11 segredos de gestão financeira para pequenas empresas” para estruturar melhor o controle financeiro da sua empresa. 

Comentários

comentários