Não tome decisões no achismo! A gestão baseada em dados melhora os resultados da sua empresa

Você toma decisões no achismo? Utiliza a intuição para definir o futuro do seu negócio? Isso é um sinal de que precisa dar mais atenção à gestão baseada em dados.

Podemos definir gestão como a administração de recursos e processos com o objetivo de alcançar resultados. 
Como você, empreendedor e responsável pelos resultados da sua empresa, gerencia seu negócio?

Acompanha os dados dos seus processos, sabe dizer com segurança se estão na sua capacidade máxima?

Toma decisões estratégicas com base nos resultados atuais e passados e sabe o patamar que quer atingir no futuro? Eu tô falando de números reais (dados) ein!!

Se sim, parabéns!! Você já entendeu a importância de gerir com foco em resultados. Como sempre podemos evoluir, confere o texto abaixo e depois me conta se ajudou a melhorar os resultados da gestão no seu negócio!

Se você vai deixando de lado as questões gerenciais e foca mais em atividades operacionais como venda e produção, você está trocando os pés pelas mãos, meu amigo.

Tomar decisões contando com a sorte, intuição ou achismo é muito arriscado, você não acha?
É assim que você fica depois de tomar uma decisão importante no seu negócio?

Não seja essa pessoa!

Gerir uma empresa sem utilizar números reais dos processos pode causar uma dor de cabeça enorme.

Imagina comprar matéria prima na quantidade acima ou abaixo do necessário.

Ou então não conhecer a quantidade de estoque adequada e comprar conforme intuição sua ou do time? Sobra num mês, falta no outro, não é mesmo?!

E quando pinta uma graninha e você não sabe se investe em vendas, no caixa ou na produção?

É osso comandar um navio sem saber nem mesmo onde estão os botões de comando, né não?

Mas pode ficar tranquilo, existe saída pra esse problemão. E não é milagre!

Criar uma estrutura mínima de gestão que dê liberdade pra você, empreendedor, focar na parte estratégica e decisiva da empresa. Essa estrutura permite coletar e analisar dados que serão pilar das decisões.

Entenda seu negócio (como um todo) de uma vez por todas

• Quais são os objetivos da sua empresa?
• Pra que ela foi feita? 
• Quais são os recursos básicos necessários para que a empresa cumpra com o objetivo dela?
• Quais são os pilares?

Identificadas as entradas e saídas do seu negócio é hora de avaliar os processos chaves para que elas (entradas e saídas) sejam executadas com qualidade, entregando os resultados necessários.

Você é do time do “quanto mais melhor?” Se sim, esta é a hora de pular fora.

Definir os objetivos e metas é imprescindível para iniciar a gestão baseada em dados.

Observação: É importante entender a gestão como uma construção dia a dia.

Não é de uma hora pra outra que vai surgir uma estrutura de gestão baseada em dados, se esses não forem coletados e anotados de maneira correta. Concorda?

Dado o pontapé inicial (definição de metas e objetivos) você consegue entender quais são os processos chaves.

Identificados é hora de entender como eles realmente funcionam.

Você deve estar pensando “mas como assim? eu já sei como meu processo funciona!”

Quando digo entender como o processo funciona, me refiro a detalhar passo a passo suas etapas: o que é preciso ter para que aquela atividade seja realizada com qualidade e qual o produto (saída) dela.

Podemos chamar de mapeamento ou fluxograma.

Esse mapeamento ajuda a ter uma visão do todo através de uma visão micro do processo, possibilitando a eliminação de etapas desnecessárias ou até a substituição por novas etapas.

Além disso, esse conhecimento microscópico do processo auxilia na compra de matéria prima em quantidade e momento certo bem como nas etapas que terão estoque, sua quantidade e tempo de armazenamento.

Já imaginou que algum dos processo da sua empresa possuam etapas desnecessárias? E que, nessas etapas, há desperdício de tempo, mão de obra, dinheiro, concorda?!

Gestão baseada em dados para cenários positivos

Depois do mapeamento é importante documentar como esse processo deve ser feito, para que qualquer pessoa seja capaz de executá-lo com a qualidade e precisão necessárias.

Assim que padronizado o processo é essencial padronizar também as tarefas importantes daquele processo.
Para isso recomendo a utilização de um POP (Procedimento Operacional Padrão).

Padronizar os processos do seu negócio e suas atividades traz duas vantagens que impactam diretamente na melhora dos resultados: garantia da qualidade dos seus produtos e facilidade de treinamento dos seus funcionários.

Os dois refletem diretamente no mercado: o primeiro gera clientes satisfeitos e aumenta a chance de fidelização. O segundo reflete na qualidade do produto que chega ao cliente.

Seguindo os passos acima, temos metas e objetivos definidos, bem como o conhecimento e domínio total dos dados dos processos chaves da empresa. Ou seja, sua gestão baseada em dados agora é 60%.

Para completar os 40% restantes vamos considerar agora a tomada de decisão para situações problemáticas, situações as quais os resultados não estão de acordo com a meta estabelecida.

Gestão baseada em dados para cenários negativos

A parte mais difícil é identificar o real problema, concorda?

Quantas vezes a empresa apresentou algum desvio, você atuou em uma causa suposta (você achou que era ali o problema), e não gerou resultado nenhum?

Ou seja, não foi resolvido o problema?

Isso é mais um exemplo claro da falta de utilização dos dados na gestão.

Tratar um problema ou uma anomalia implica como primeiro passo encontrar a causa raíz dele.

Para uma completa gestão baseada em dados recomendo um tripé de ferramentas essenciais para a encontrar a causa raiz dos problemas e estruturar um plano de ação para solucioná-la.

A Análise de Pareto auxilia na identificação dos principais problemas e qual têm maior impacto no resultado. Isso ajuda a a priorizar recursos de tempo, dinheiro e mão de obra.

O diagrama de causa e efeito, te ajuda identificar problemas e agir pontualmente para melhorar  resultados.

Sua utilização é bastante eficaz na medida em que permite a consolidação dos diversos pontos de vista da equipe a respeito de um mesmo problema.

O Diagrama analisa um problema específico do seu negócio e localiza a causa fundamental geradora desse problema.
Achando essa causa e tratando você bloqueia o problema, que quer dizer resolver ele de uma vez por todas.

Essa estrutura facilita a sua análise e possibilita com que você explore, todas as vertentes do problema chegando de forma mais certeira a causa fundamental!

Com a causa raiz certa, entendida através da gestão baseada em dados, é hora de traçar um plano de ação para eliminar essa causa e esse problema.

Pra isso, utilize o 5W2H. É uma ferramenta de gestão que auxilia no desenvolvimento de planos de ação. 
Certamente você sabe o que é plano de ação, e já fez algumas vezes na sua empresa.

Mas, quando feito o plano de ação, foi analisado o cenário de todos os recursos necessários a execução desse plano? Foram estabelecidas datas e responsáveis?

Percebe a importância de ter um plano de ação bem estruturado?

Podemos definir o 5W2H como uma ferramenta de gestão que auxilia na execução de ações através da definição de todos os recursos necessários ao seu acontecimento, não deixando dúvidas que podem, eventualmente, atrapalhar o processo.

Percebeu como uma gestão 100% baseada em dados contribui para que você tenha seu negócio sob controle total?

• Fica fácil saber os pontos fortes e fracos do negócio. Onde investir e onde ter maior cuidado. 
• Fica fácil visualizar quais metas estão sendo alcançadas e quais não.
• Fica fácil detectar o motivo verdadeiro pelo qual essa meta não está sendo batida.
• Fica fácil eliminar esse motivo sem desperdício de recursos.
  
  

Nós queremos que você tenha certeza das decisões que toma e tenha controle dos processos que gerencia. 
Queremos que se sinta seguro no gerenciamento do seu negócio. Só tem um jeito: gestão baseada em dados.

Crie uma estrutura que proporcione segurança na tomada de decisões e gera melhores resultados para seu negócio.
Esse texto pode te ajudar a dar os primeiros passos. Esse segundo é a fase da implementação “Gestão de pequena empresa: 4 dicas de gerenciamento com foco em resultado”. Recomendo muito. Qualquer dúvida pode deixar nos comentários que respondo 😉
Até mais,

 

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