Você vive apagando “incêndio” na sua empresa? Descubra o que é anomalia

Anomalia ou problema. Esse é o motivo pelo qual você vive apagando incêndio no seu negócio.

Não é segredo pra ninguém que uma das maiores dores de cabeça de todo empreendedor é causada pelos problemas que surgem ao longo do gerenciamento dia a dia do negócio (anomalia).

Como lidar com os imprevistos da rotina?

Nesse texto vou te ensinar como seu negócio deve se portar em situação de anomalia e como evitá-la. Para isso é necessário que você tenha claro alguns conceitos. E mais, que os aplique na sua empresa. São eles:

• Funções # Cargos;
• Responsabilidade # Autoridade;

Vamos aprender.

Função é diferente de Cargo

Função é quase a mesma coisa que cargo, certo? Errado!

Existe uma diferença crucial entre eles que é exatamente o que separa empresas que possuem um alto nível de produtividade dos colaboradores e engajamento do time, das que não tem.

Cargo é a posição que o funcionário ocupa e está associado a salário. Como gerente, diretor, etc.

Função está ligada às atividades que o funcionário desempenha e o impacto delas no processo. Trocar a peneira a cada 5 horas, comprar o material X do fornecedor Y são exemplos de função.

Toda empresa possui quatro tipos de função diferentes, tenha ela 1 milhão de colaboradores ou apenas 1 colaborador. São elas:

• Operação
• Supervisão
• Gerenciamento
• Direção

Para cada função, há um tipo de trabalho diferente em situações normais e em situações de anomalia. A ferramenta utilizada como base para definir esse tipo de trabalho é o Diagrama de Nemoto.

Neste caso é mais importante a definição de funções que de cargos.

Definir as funções ajuda a determinar responsabilidades e direcionar cobranças. É aí que entra a diferença entre responsabilidade e autoridade.

Responsabilidade e Autoridade estão interligados

Todo negócio deve ser totalmente voltado para resultados. Quando eles aparecem, elogios e celebrações são feitas. Mas quando eles não vem, cobranças acontecem, não é mesmo?

Mas, será que esses feedbacks estão direcionados aos verdadeiros responsáveis por aquele resultado?

Vamos aos conceitos. No contexto empresarial, autoridade está diretamente ligada a processos, enquanto responsabilidade a resultados.

Por exemplo, se um colaborador atua em um processo X ele tem autoridade sobre aquele. Se não atua, não tem autoridade alguma. Entende?

Isso nos ajuda a concluir que um colaborador “só pode assumir RESPONSABILIDADE por algum resultado quando tiver AUTORIDADE sobre o processo necessário para atingi-lo”. – Vicente Falconi.

Imprevistos da Rotina

Toda empresa tem problemas no dia a dia. O que diferencia as que se tornam líderes de mercado das que quebram é como ela (a empresa) lida com esses problemas.

O primeiro questionamento envolve identificar a situação problema e agir diante dela. Você sabe identificar uma situação de anomalia no seu processo? Sabe como agir diante dessa situação?

Se você respondeu sim, ótimo!

Mas o sim que a sua empresa precisa é para as seguintes perguntas: o seu TIME sabe identificar uma anomalia? Sabe como agir diante de uma?

Agora com as definições de função, autoridade e responsabilidade claras fica mais fácil para você, responsável pelo negócio, organizar seu time para evitar o aparecimento das anomalias, e quando surgirem, saber corrigi-las e eliminá-las.

Afinal, o que é anomalia?

Parafraseando o grande Vicente Falconi, podemos dizer que anomalia é qualquer tipo de desvio das condições normais de operação.

Por exemplo: quebra de equipamento, atraso nas compras, defeito no produto, manutenção corretiva, etc.

Uma anomalia então é semelhante a um problema.

E, ainda segundo o Professor Falconi, problema é a diferença entre a situação real e a meta estabelecida. Ou seja, problema (anomalia) é um resultado indesejável.

Portanto, é preciso corrigir esse problema e logo em seguida, eliminá-lo. Por isso, toda anomalia exige uma AÇÃO CORRETIVA.

Vamos aprender agora como agir em casos de anomalias.

Como tratar?

Vou te mostrar dois passos básicos que precisam ser implementados na empresa ANTES de começarmos o tratamento das anomalias:

Defina o papel de cada função para uma situação de anomalia

Utilizando o Diagrama de Nemoto chegamos ao tipo de trabalho de cada função em ocorrência de problema:

É função da operação RELATAR as anomalias à função supervisão.

A função supervisão registra as anomalias e ATUA nas causas imediatas (já explico o que é).

Cabe a função gerenciamento ELIMINAR as anomalias crônicas através da Análise de Pareto, IDENTIFICANDO as causas fundamentais, utilizando o PDCA.

A função direção analisa o relatório de anomalias.

O fluxograma abaixo mostra como esse processo deve funcionar:

   Figura retirada do Livro “Gerenciamento da rotina do trabalho do dia a dia” – Vicente Falconi

Treine cada função em situação de anomalia

Definidas as responsabilidades, é hora de treinar o seu time para que ele saiba exatamente COMO desempenhar a função.

É muito comum que exista uma comunicação falha entre funções gerenciais e operacionais nas empresas, dificultando o entendimento dos colaboradores quanto ao seu papel na organização, ou seja, o que a empresa espera dele.

Esse fator atrapalha bastante os resultados de um negócio. Uma maneira fácil de resolver é TREINANDO os funcionários.

Nesse caso, são treinamentos diferentes, concorda?

A função operação, por exemplo, é importante treinar no sentido de identificar a anomalia.

Uma boa opção é guiar pelos 5 sentidos e escolher aquele(s) que mais se adequa(m) ao seu processo: Tato, “a peça está mais áspera que o normal”; Audição, “o barulho dessa máquina está diferente”. Esses são exemplo de RELATOS de anomalia.

Para a função supervisão é interessante treinar a atuação na causa imediata e o preenchimento do Relatório de Anomalia.

Como agir em uma situação de anomalia

Qual primeiro passo você tomaria ao se deparar com um problema?

Opção 1: corrigir o problema

Opção 2: descobrir o que provocou o problema

Acertou se você respondeu Opção 1!

Imagine um incêndio. O que é mais importante no primeiro momento: apagar o fogo ou descobrir se foi uma vela acesa ou um vazamento de gás de causou aquele problema?

O mesmo acontece para situações de anomalia!
O primeiro passo é corrigir o problema. O segundo, investigar a causa.

Cabe a função supervisão a análise nesse momento. A pergunta a ser feita é “O que provocou essa anomalia? Por que isso ocorreu?”

Esse exercício pode ser feito utilizando a Diagrama de Causa e Efeito.
A causa imediata pode ser o não cumprimento de um Procedimento Padrão, por exemplo. Ou até mesmo a não existência de um.

O que, em ambos os casos, é bem simples de ser resolvido. Identificada a causa imediata é necessário montar um plano de ação para ELIMINÁ-LA de uma vez por todas.

Todas essas informações devem estar presentes no relatório de anomalias que a função gerenciamento analisa mais a fundo, levantando, através da análise 80-20 as de maior recorrência e, então utilizando o método PDCA para corrigi-las.

É muito importante que sua empresa entenda como lidar com anomalias e trate-as corretamente para que elas não voltem a acontecer!

Nessa figura é possível entender o passo a passo para o tratamento e eliminação de uma anomalia:

   Figura retirada do Livro “Gerenciamento da rotina do trabalho do dia a dia” – Vicente Falconi

 

Como evitar a anomalia

É claro que problemas acontecem na rotina de uma empresa.

Mais que saber como agir quando eles surgirem é preciso evitá-los. Existem duas ações que podem auxiliar, e muito, nesse quesito: Padronizar Processos e Treinar Pessoas.

Pode parecer óbvio e até mesmo simples, mas podemos contar nos dedos quantas organizações tem seus principais processos padronizados de maneira clara ao entendimento dos colaboradores, da forma como o processo ocorre e que fornecem um treinamento realmente eficaz.

Quero deixar um questionamento importante pra você pensar: se você é o dono, sócio ou responsável pelas funções de diretoria do negócio, e vive apagando incêndio, corrigindo anomalias, algo está errado, não acha?

Para aprender tudo sobre padronização de processos preparei esse texto aqui pra você. E sobre treinamento de funcionários temos esse texto aqui, que ainda dá dicas de como aumentar a produtividade do seu time!

Sua empresa possui uma estrutura de gestão sólida, na qual os funcionários tem clareza de suas responsabilidades e funções? Nesse texto te explico tudo sobre como criar essa estrutura na sua empresa, confere lá. Se preferir  deixe suas dúvidas nos comentários que te ajudamos! 😉

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