Gestão de pequena empresa: 4 dicas de gerenciamento com foco em resultado

Uma empresa sem rotina é um atelier. 

A gestão de pequena empresa é baseada na rotina de tarefas do dia a dia.

O gerenciamento dessas tarefas é decisivo e determinante no sucesso ou fracasso do negócio, uma vez que gerir significa guiar seu negócio para um objetivo final. 

Sabemos das dificuldades de se conduzir uma negócio: requer conhecimentos da realidade mercadológica, financeira e produtiva da empresa além de certo domínio os processos críticos e definição de onde a empresa quer chegar.

Somado a isso tudo existem vários probleminhas e imprevistos recorrentes do dia a dia.

Se essa é uma realidade no seu negócio, esse texto é para você! Vou te contar 4 dicas fundamentais para a gestão de pequena empresa que melhoram os resultados do seu negócio significativamente.

4 dicas para gestão de pequena empresa com foco em resultado

1. Defina Funções

Pode parecer óbvio, mas na prática muitos empreendedores não sabem que existe uma diferença grande entre o cargo e a função que os colaboradores ocupam.

E essa diferença impacta diretamente no resultado dos processos e do negócio como um todo, pois envolve a produtividade do time.

É de extrema importância que os funcionários entendam as tarefas por eles desempenhadas bem como o impacto delas nos processos e resultados do negócio.

Quanto maior a autonomia da equipe, maior o tempo disponível para você, como empreendedor, focar na parte estratégica do negócio: planejar o crescimento, aumento do faturamento e até mesma passar mais tempo com a família. 

O seu primeiro passo então é definir o tipo de trabalho de cada funcionário, ou seja, a função que ele desempenha na organização.

Importante!

Funções gerenciais e operacionais existem em qualquer tipo de negócio. Seja a empresa composta somente por você ou por vários funcionários, algumas tarefas serão operacionais – requerem um padrão de execução – e outras gerenciais, como análises de resultados e correção de problemas.

As funções podem ser separadas em dois grupos: gerenciais (direção e gerenciamento) e operacionais (supervisão e operação).

Para entender melhor essas funções e como elas impactam os resultados da empresa, recomendo a leitura do texto sobre Diagrama de Nemoto. 

Para ficar mais claro a importância de definir funções e como elas estão diretamente ligadas a rotina da empresa, imagine duas situações: uma situação normal de funcionamento e uma situação de problemas constantes.

No funcionamento normal todos cumprem suas funções como determinado, mas quando acontece qualquer problema, você – empreendedor- é acionado.

Se essa é uma realidade no seu negócio, ou se não recorrem a ninguém e o problema continua, você não tem um sistema de tratamento de anomalias definido.

Isso quer dizer que sua equipe não sabe como lidar com um problema e acaba recorrendo a você sempre.

Definir as funções ajuda determinar responsabilidades e direcionar cobranças. 

A escolha dos responsáveis tem como premissa a estreita relação entre responsabilidade e autoridade: é necessário que haja um responsável pelo resultado do processo com autoridade sobre os meios utilizados.

Ou seja, só pode ser responsável por um resultado quem está inserido no processo que gera esse resultado.

Para definir as funções o primeiro passo é identificar o que seu negócio entrega, qual o processo de entrega e o que é preciso para que o processo aconteça. Sugestão: entenda um pouco mais sobre fluxo de processo nesse texto. 

Quando você já conhece as diretrizes acima é hora de entender o que cada processo exige.

Por exemplo, o processo de vendas precisa de pessoas comunicativas, com boa argumentação, conhecimento do produto, clareza de ideias, etc.

Logo esse tipo de característica deve predominar nas pessoas envolvidas no processo de vendas.

Se não existe essa pessoa na organização você pode treinar os colaboradores para que eles adquiriram essa habilidade ou pode contratar pessoas que já possuam.

2. Padronize os Processos 

Agora que você tem claro quem é responsável por cada resultado que o negócio precisa, é preciso estabelecer alguns processos chave para a empresa.

Um dos segredos para o sucesso da gestão de pequena empresa é identificar quais são críticos e controlá-los.

Vários são os processos que rodam dentro de uma organização. 

Os que envolvem diretamente a capacidade de produção e apresentam alto índice de refugo e paradas, ou ainda aqueles que envolvem a venda de produtos que sempre faltam no estoque.

Todas esses processos tem duas características em comum: devem ser executados seguindo uma espécie de padrão, sempre da mesma forma e são classificados como responsabilidade da função operação.

A primeira característica garante que a qualidade do produto ou serviço seja mantida, uma vez que não abre espaço para altas variações.

Mas para que essa qualidade seja de fato estabelecida é primordial que haja um procedimento operacional padrão (POP) para as tarefas que são críticas à execução, ou seja, operacionalizar o processo.

Esse padrão deve ser feito analisando a tarefa de perto e delimitando quais ações contribuem para que a tarefa atinja o melhor resultado possível. É necessário que gerente, supervisor e operador estejam alinhados.

Esta ferramenta diminui o tempo gasto na busca de recursos, materiais e informações, consequentemente, os tempos de entrega e as possibilidades de acidentes.

Além de organizar a forma com que cada envolvido se porta, evitando que membros de uma mesma equipe priorizem interesses e objetivos diferentes.

Padronizados os processos críticos, é hora de treinar os funcionários (dê muita atenção a isso!) e acompanhar os resultados do seu processo.        

3. Monitore os Resultados

É claro que essa dica apareceria mais cedo ou mais tarde, concorda? É essencial controlar os resultados dos processo críticos do negócio para evitar surpresas no resultado final.

Monitorar na linguagem da gestão de pequena empresa significa medir resultados periodicamente e acompanhar esses resultados através de indicadores e metas.

Somente com esse acompanhamento através de dados é possível fazer uma afirmação sobre os resultados da empresa. 

Eventualmente alguns desvios nos indicadores podem acontecer, ou seja, aparecerão problemas que impedem a execução das atividades com excelência.

Para corrigir esse problema sugiro a utilização do método PDCA. 

É nesta fase que se definem como as ferramentas e processos têm contribuído para o alcance de resultados, quais podem agregar à gestão de pequena empresa e de que forma devem ser controladas.

É através dos padrões que a rotina acontece.

4. Seja um líder com foco em resultado

O resultado de uma empresa define a eficácia atual com que ela realiza seu propósito e gera o valor ao mercado. 

Nesse sentido, é necessário mensurar esta eficácia de alguma forma, para isso são estabelecidos indicadores que traduzem numericamente as características mais importantes do funcionamento desta empresa.

De posse dos números coletados, torna-se possível definir as metas necessárias à sobrevivência do negócio. 

É obrigação do líder conduzir seu time na geração de mudanças necessárias para o alcance de resultados extraordinários, garantindo o sucesso da empresa e de seus colaboradores.

Portanto, estabeleça metas audaciosas, crie um ambiente propício para o desenvolvimento total de seus colaboradores.

Ensine sua equipe a melhor maneira de executar a tarefa.

Treine seus funcionários, assegure que tenham conhecimento do processo e sejam orientados para resultados, tomando atitudes que buscam sempre o atingimento das metas, evitando assim desperdício de tempo, dinheiro e produtividade.

Para conseguir desenvolver melhor as sugestões acima indico a leitura desse texto que explica detalhadamente como inserir essas 4 dicas e outras práticas boas na rotina da sua empresa e ampliar seu conhecimento sobre gestão de pequena empresa 😉

 

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