Empreendedor: sua empresa possui uma estrutura de gestão?

Empreendedor: sua empresa possui uma estrutura de gestão?

Uma das realidades que mais temos verificado em clientes é a dedicação excessiva dos sócios do negócio à atividades operacionais ou em atividades ligadas diretamente ao operacional do negócio, e pouca ou nenhuma dedicação às atividades estratégicas. Isso demonstra a ausência de uma Estrutura de Gestão na empresa. 

Se essa é uma realidade no seu negócio esse artigo pode lhe auxiliar!

Vou abordar neste artigo:

  • O que são funções operacionais e estratégicas;
  • Porque passo muito tempo em funções operacionais;
  • Qual o problemas de gastar mais tempo na operação;
  • Como implementar um Estrutura de Gestão;

Com esses tópicos fica mais claro para você a importância da sua atuação focada em funções mais estratégicas que operacionais e como virar esse jogo no seu negócio.

O que são funções operacionais e estratégicas

Quando falamos sobre funções operacionais e estratégicas pode ser que você tenha alguma dúvida a respeito disso!

Em uma empresa hoje possuímos 4 tipos de funções básicas:

  • Funções de Direção;
  • Funções Gerenciais;
  • Função Supervisão;
  • Função Operacional.

Cada uma dessas funções tem suas rotinas dentro do negócio em situação normal e em situação de anomalia.

A principal referência para esse conceito é o que chamamos de Diagrama de Nemoto, esse diagrama delimita o papel dessas funções e a relação de cada uma no dia a dia do negócio.

Esse diagrama mostra de forma clara os papéis de cada função. As funções descritas em Nemoto não se relacionam com cargos!! 

E isso não pode acontecer? A resposta é, depende!

Depende da situação dentro da empresa pode ser importante que um cargo operacional execute uma função de supervisão ou gerenciamento. Um bom exemplo é quando um operador, ao identificar um problema, analisa e propõe uma solução definitiva para esses desafios. Essa é uma tarefa da função gerencial, mas a operação deve ser encorajada a desenvolvê-la. Há também situações em que cargos de direção executam funções de supervisão.

A grande questão é: o colaborador deve, em sua maior parte do tempo, executar as tarefas que estão ligadas a função do seu cargo, quer dizer, cargos operacionais devem executar na maioria do tempo funções operacionais e cargos de direção devem executar na maior parte do tempo tarefas da função direção.

O diagrama de Nemoto é o passo inicial para implementar uma estrutura de gestão no seu negócio. Vou te explicar melhor durante o texto.

E esse é o grande ponto aqui, você está executando as tarefas que estão ligadas a função que você ocupa dentro do negócio?

Você, como sócio ou gestor de uma negócio, tem executado mais tarefas da função direção e gerenciamento ou tarefas de operação?

Se está passando mais tempo na operação, vamos ver quais as possíveis causas disso.

Porque passo muito tempo em funções operacionais

Quando você tem um negócio, porque você acha que passa mais tempo em funções operacionais que funções de direção?

Se você soubesse provavelmente que não estaria lendo esse artigo né, então vamos lá!

Na maioria das vezes, temos alguns problemas recorrentes no dia a dia do negócio. São eles: falta de padrões de execução do trabalho operacional, falta de uma pessoa que execute a função Supervisão, excesso de anomalias e a falta de um processo de tratamento de anomalias.

Muita coisa né, então vamos por partes.

Falta de padrões de execução do trabalho operacional;

Vamos começar pela falta de padrões de execução do trabalho operacional, esse é um problema que, pelo que tenho visto, mais de 90% das pequenas empresas que tratamos, possuem.

O padrão de execução do trabalho operacional, o que chamamos de POP e já escrevemos um artigo bem completo a respeito, da uma olhada aqui.

De forma sintética, esse padrão é um documento no qual são definidos os passos necessários para a execução de uma determinada tarefa como reposição de estoque, atualização do financeiro, estruturação de orçamento, etc.

O maior objetivo é pegar uma tarefa operacional e definir um padrão detalhado de como ela deve ser executada, a fim de reduzir ou eliminar as variações na execução dessa tarefa. Com esse padrão, é possível reduzir a quantidade de anomalias e instabilidades nos resultados ligados a ela. Por aqui, iniciamos a estrutura de gestão da empresa.

Falta de uma pessoa que execute a função Supervisão;

Se você tem esse padrão (POP), mas ele não tem gerado os resultados necessários, provavelmente você tem o outro problema, também comum: a falta de uma pessoa que execute a função supervisão.

Esse é um problema comum, pois – na maioria das vezes – existe uma confusão entre as funções gerenciamento e supervisão e os papéis que elas devem executar. Esse problema reforça a inexistência de uma estrutura de gestão na grande parte das empresas.

Na maioria das vezes, o empresário precisa de um supervisor, mas contrata um gerente. Já aconteceu com você?
Ás vezes nem mesmo sabe que precisa da função supervisão e não da função gerenciamento, uma vez que as funções de gerenciamento são mais conhecidas no ambiente empresarial. 

Isso gera um impacto alto no caixa, pois geralmente, gerentes recebem mais que supervisores, gerando ainda o não alcance do resultado desejado. São funções diferentes.

Esse desgaste duplo do empresário reverbera em toda a empresa, gerando impacto negativo no time e nos resultados. É importante que, quando mapeada a necessidade de contração de uma pessoa para executar uma determinada função, se entenda a fundo qual o papel é necessário ser cumprido por esse pessoa.

Se esse papel estiver ligado ao cumprimento das tarefas pela operação e resolução de desafios no dia a dia a melhor opção é um supervisor. Agora, se o desafio é trabalhar para melhorar os resultados, revendo processos e padrões do negócio, a sua melhor opção vai ser um gerente.

Mas, se você tem um supervisor e mesmo assim tem vários problemas que interferem direto no seu resultado e que não param de ocorrer todos os dias, então está faltando uma rotina de tratamento de anomalias.

Excesso de anomalias e a falta de um processo de tratamento de anomalias

Anomalias são problemas rotineiros que ocorrem no negócio, os conhecidos incêndios, ou emergências no dia a dia. A atuação das funções é totalmente diferente em situações normais e situações com anomalia. É possível mapear e determinar essa atuação quando se tem uma estrutura de gestão bem clara e definida.

Esses problemas podem estar diretamente ligados aos resultados, como um desvio de uma meta operacional ou um resultado abaixo do esperado. Também pode ser um desvio em um processo ou o descumprimento de um padrão, implicando em um segundo momento no resultado.

No dia a dia do negócio os incêndios diários geralmente são resultado do descumprimento de padrão ou ausência do mesmo.

Como resolver isso te falo no último item desse artigo. Por hora vou responder um questionamento que deve estar te incomodando.

Afinal qual o problema de gastar tempo na operação?

Qual o problema de gastar mais tempo na operação?

Esse é um ponto importante para se analisar!

Ok, eu passo mais tempo em atividades da operação e dai?

Bem, isso pode gerar algumas complicações no seu negócio querido(a) leitor(a)!

Como você dedica a maior parte do seu tempo a operação ou a assuntos da operação, você não tem tempo em pensar nos assuntos estratégicos. De acordo com nosso amigo Nemoto, definição das metas de sobrevivência do negócio é responsabilidade da direção. Se você gasta mais tempo na operação significa que sua empresa NÃO possui uma estrutura de gestão definida. 

Assim, você não define o caminho de crescimento do negócio, ele fica estagnado crescendo apenas organicamente de acordo com o crescimento do mercado. Em situações de risco, como variações econômicas, novos concorrentes, alta de preços, etc. o seu negócio sofre um gancho direto no queixo, por não ter uma estrutura de gestão que permite o crescimento de forma mais agressiva de acordo com estratégias definidas por você!

Essa é uma realidade que temos visto em vários clientes que acabam não tiveram muito tempo para as estratégicas do negócio e focaram muito em tarefas operacionais e, com a crise econômica, não estavam preparados e entraram em situação muito delicada no negócio.

Assim caro leitor(a), se você não dedica tempo bastante para as atividade estratégicas do seu negócio, acaba entrando em um gargalo no futuro, por não ter crescido o negócio de forma estratégica e não ter uma estrutura de gestão que possibilite suportar variações externas de alto impacto que – por falta de planejamento – ainda te pegam de surpresa.

Então, realmente passar a maior parte do seu tempo em atividade operacionais geram alguns impactos de curto, médio e longo prazo no seu negócio. Esses impactos podem ser decisivos na continuidade da sua empresa. Concorda?

Então como você pode resolver esse problema? 

Como implementar uma estrutura de gestão

Você precisa, além de se organizar para dedicar mais tempo as atividade estratégicas ao negócio, resolver os problemas que te impedem de fazer isso.

O primeiro problema a ser resolvido é definir bem a estrutura de gestão do seu negócio. Definir funções, seguindo a estrutura proposta por Nemoto, de preferência, para, assim, ter bem definido quais colaboradores executam quais funções e o que cada função deve entregar dentro do negócio.

Após definida essa estrutura precisamos resolver os problemas de anomalias.

Para se resolver esses problemas de forma definitiva é necessária uma análise mais profunda do problema através de um pareto e da identificação da causa fundamental para definição de ação. Mas o maior problema é que a maioria das empresas fica um passo atrás, pois não registra os problemas e as trativas que são realizadas no dia a dia, o que faz com que alguns problemas ocorram por diversas vezes sem serem identificados e sem uma trativa apropriada, onerando o dia a dia da empresa.

Para resolver esse problema precisamos implementar uma sistemática de tratamento de falhas para o nível da operação, supervisão e gerência, no qual a operação relata a anomalia e a remoção do sintoma, afinal como falamos neste artigo, precisamos apagar o incêndio antes de descobrir a causa do mesmo.

A supervisão registra essas anomalias e conduz as análises tratando a causa imediata, relatando para a função gerencia as anomalias, onde a mesma – através de uma análise através do PDCA – prioriza as anomalias crônicas (que se repetem) e propõe a trativa na causa fundamental do problema.

Com essa rotina implementada você reduz os incêndios do dia a dia, define os papéis de cada função no caso de anomalias e as ações que devem tomar reduzindo assim as suas inserções como gestor na operação.

Por ultimo, ufa!

 

Você deve definir, para fechar com chave de ouro, as rotinas por função em caso normal sem anomalias!

Para isso, novamente utilize como base o nosso querido Nemoto e estruture as rotinas da operação, supervisão e gerência, definindo todos os ciclos de reuniões que devem ser desenvolvidas pelas funções, cada assunto que deve ser abordado e quais resultados devem ser alcançados com cada reunião.

Quando digo reuniões, são as reuniões diárias, semanais e mensais.

Nas diárias, em no máximo 15 minutos, o supervisor, junto com a operação, discute os maiores problemas do dia anterior, os possíveis desafios para o dia e alguma anomalia que precisa de tratativa na causa imediata, levantando em seguida as anomalias crônicas que necessitam de tratamento para serem encaminhada à gerência.

Nas reuniões semanais devem ser discutidos pela gerência, supervisão e operação os resultados da semana em comparação as metas. Em caso de desvio devem ser apresentadas as contra medidas (ações), a gerência deve analisar e, caso se faça necessário, propor mais ações para superação do desvio. Os status de ações anteriores também devem ser analisadas e, caso tenham ações em atraso. a gerência deve analisar junto ao time o porque dos atrasos.

Nas mensais as funções direção (sócios na maioria das vezes), gerência, supervisão e operação, discutem os resultados do mês e o acumulado até o período, sendo apresentadas em caso de desvio do resultado em comparação com a meta, ações de contra medida.

Da mesma forma, a função direção deve propor ações mais estratégicas para desvios, caso for necessário, e cobrar do time o alcance dos resultados!

De forma mais ampla essas seriam as rotinas prioritárias a serem implementadas na empresa para ter uma estrutura de gestão eficaz.

Elas podem variar de acordo com a necessidade de cada negócio mas a base é essa!

Com essas estruturas implementadas, você poderá ter mais tempo para dedicar para as funções estratégicas do negócio, garantindo que as tarefas operacionais estão sendo cumpridas dentro da expectativa e com os resultados esperados.

Qualquer dúvida pode contar com a gente, entre em contato que te orientamos!

Até a próxima!

 

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