Sua empresa possui uma estrutura de gestão consolidada?

Uma das realidades que mais temos verificado em clientes é a dedicação excessiva dos sócios do negócio à atividades operacionais e pouca ou nenhuma dedicação às atividades estratégicas.

Isso demonstra falhas na consolidação de uma estrutura de gestão no negócio.

Se essa é uma realidade no seu negócio esse artigo é para você. Nele você vai aprender:

• O que são funções operacionais e estratégicas;
• Porque passo muito tempo em funções operacionais;
• Qual o problema de gastar muito tempo na operação;
• Como implementar e consolidar uma estrutura de gestão;

Com esses tópicos fica mais claro para você a importância da sua atuação focada em funções mais estratégicas que operacionais e como virar esse jogo no seu negócio.

O que são funções operacionais e estratégicas

Quando falamos sobre funções operacionais e estratégicas falamos sobre o papel de cada funcionário no negócio.

Qualquer empresa, independente do número e colaboradores, possui 4 tipos de funções básicas:

• Função Direção;
• Função Gerencial;
• Função Supervisão;
• Função Operacional.

Cada uma dessas funções tem suas rotinas dentro do negócio em situação normal e em situação de anomalia.

A principal referência para esse conceito é o que chamamos de Diagrama de Nemoto. Ele delimita o papel dessas funções e a relação de cada uma no dia a dia do negócio, mostrando de forma clara os papéis de cada função. Você pode saber mais sobre o diagrama e a atuação das funções aqui.

Vou explicar o que são funções operacionais e o que são funções estratégicas, porque acredito que começar por elas é o melhor caminho:

Funções Operacionais envolvem a função operacional e a função supervisão. Já as funções estratégicas envolvem as funções gerencial e direção.

A grande questão é: o colaborador deve, em sua maior parte do tempo, executar as tarefas que estão ligadas a função do seu cargo.

Ou seja, cargos operacionais devem executar na maioria do tempo funções operacionais e cargos de direção devem executar na maior parte do tempo tarefas da função direção.

O Diagrama de Nemoto é o passo inicial para implementar uma estrutura de gestão consolidada no seu negócio. 

Vale a reflexão para sua empresa: você está executando as tarefas que estão ligadas a função que você ocupa dentro do negócio?

Você, como sócio ou gestor de uma negócio, tem executado mais tarefas da função direção e gerenciamento ou tarefas de operação?

Se está passando mais tempo na operação, vamos descobrir quais as possíveis causas disso.

Porque passo muito tempo em funções operacionais?

Se sua resposta para a pergunta anterior foi que você passa mais tempo em atividades operacionais que gerenciais, é hora de descobrirmos o motivo. 

Na maioria das vezes, temos alguns problemas recorrentes no dia a dia do negócio. São eles: falta de padrões de execução do trabalho operacional, falta de uma pessoa que execute a função supervisão, excesso de anomalias e a falta de um processo de tratamento de anomalias.

Muita coisa né, então vamos por partes. Vou explicar o que causa cada uma das situações acima e como lidar com elas.

Falta de padrões de execução do trabalho operacional

Vamos começar pela falta de padrões de execução do trabalho operacional. Esse é um problema que mais de 90% das pequenas empresas que tratamos, possuem.

Voltemos a origem da palavra. O que é um padrão? Costumo definir, no âmbito da gestão, como um roteiro de execução de uma atividade para eliminar variações e garantir a qualidade.

Além disso, esse padrão possibilita a execução da atividade por qualquer pessoa, evitando que o conhecimento fique na mão de um colaborar apenas.

De forma sintética, esse padrão é um documento no qual são definidos os passos necessários para a execução de uma determinada tarefa, como reposição de estoque, atualização do financeiro, estruturação de orçamento, etc.

O padrão de execução do trabalho operacional também chamado de POP é o primeiro passo para criar uma estrutura de gestão consolidada. Escrevi um artigo bem completo a respeito dele, você pode acessar clicando aqui.

Falta de uma pessoa que execute a Função Supervisão;

Se você tem esse padrão (POP), mas ele não tem gerado os resultados necessários, provavelmente você tem o outro problema, também comum: a falta de uma pessoa que execute a função supervisão.

Esse é um problema comum, pois – na maioria das vezes – existe uma confusão entre as funções gerenciamento e supervisão e os papéis que elas devem executar. Esse problema reforça a inexistência de uma estrutura de gestão na grande parte das empresas.

Na maioria das vezes, o empreendedor precisa de um supervisor, mas contrata um gerente. Já aconteceu com você?

Ás vezes nem sabe que precisa da função supervisão e não da função gerenciamento, já que as funções de gerenciamento são mais conhecidas no ambiente empresarial.

Isso gera um alto impacto no caixa, pois geralmente, gerentes recebem salários maiores que supervisores, gerando ainda o não alcance do resultado desejado. São funções diferentes.

Esse desgaste duplo do empresário reflete em toda a empresa, gerando impacto negativo no time e nos resultados. É importante que, quando mapeada a necessidade de contração de uma pessoa para executar uma determinada função, se entenda a fundo qual o papel é necessário ser cumprido por esse pessoa.

Se esse papel estiver ligado ao cumprimento das tarefas pela operação e resolução de desafios no dia a dia a melhor opção é um supervisor.

Agora, se o desafio é trabalhar para melhorar os resultados,revendo processos e padrões do negócio, a sua melhor opção vai ser um(a) gerente.

Mas, se você tem um(a) supervisor(a) e mesmo assim tem vários problemas que interferem direto no seu resultado e que não param de ocorrer todos os dias, então está faltando uma rotina de tratamento de anomalias. 

Excesso de anomalias e a falta de um processo de tratamento de anomalias

Anomalias são problemas rotineiros que ocorrem no negócio, os conhecidos incêndios, ou emergências no dia a dia.

A atuação das funções é totalmente diferente em situações normais e situações com anomalia. É possível mapear e determinar essa atuação quando se tem uma estrutura de gestão bem clara e definida.

Esses problemas podem estar diretamente ligados aos resultados, como um desvio de uma meta operacional ou um resultado abaixo do esperado.

Também pode ser um desvio em um processo ou o descumprimento de um padrão, implicando em um segundo momento no resultado.

Qual o problema de gastar mais tempo na operação?

Você deve estar pensando: “ok, eu passo mais tempo em atividades da operação e dai?” 

Como você dedica a maior parte do seu tempo a operação ou a assuntos da operação, você não tem tempo em pensar nos assuntos estratégicos. Esse é a grande questão.

De acordo com Nemoto, definição das metas de sobrevivência do negócio é responsabilidade da direção. Se você gasta mais tempo na operação significa que sua empresa NÃO possui uma estrutura de gestão consolidada. 

Assim, você não define o caminho de crescimento do negócio. Ele fica estagnado, crescendo de acordo com o crescimento do mercado.

Em situações de risco, como variações econômicas, novos concorrentes, alta de preços, etc. o seu negócio sofre por não ter uma estrutura de gestão que permite o crescimento de forma mais agressiva de acordo com estratégias definidas por você!

Essa é uma realidade que está presente em vários clientes: acabam não tendo muito tempo para a estratégia do negócio e focam muito em tarefas operacionais e, com a chegada da crise econômica, por não estarem preparados, entraram em situação muito delicada no negócio.

Assim caro(a) leitor(a), se você não dedica tempo bastante para as atividade estratégicas do seu negócio, acaba entrando em um gargalo no futuro, por não ter crescido o negócio de forma estratégica e não ter uma estrutura de gestão que possibilite suportar variações externas de alto impacto que ainda te pegam de surpresa.

Então, realmente passar a maior parte do seu tempo em atividade operacionais gera alguns impactos de curto, médio e longo prazo no seu negócio. Esses impactos podem ser decisivos na continuidade da sua empresa. Concorda?

Então como resolver esse problema? Continue a leitura que te conto.

Como implementar uma estrutura de gestão

O passo fundamental é se organizar para dedicar mais tempo as atividade estratégicas ao negócio. Entendo que é difícil, mas só assim você conseguirá desenvolver e melhorar a sua vida, como um todo. 

O primeiro problema a ser resolvido é definir bem a estrutura de gestão do seu negócio. Definir as funções, seguindo a estrutura proposta por Nemoto, ou seja, ter bem definido quais colaboradores executam quais funções e o que cada função deve entregar dentro da empresa.

Após definida essa estrutura precisamos resolver os problemas de anomalias e como cada função se comportará nessas situações.

Para se resolver esses problemas de forma definitiva é necessária uma análise mais profunda do problema.

Sugiro que você utilize a Análise de Pareto. Em seguida, identifique a causa fundamental para definir uma ação. Essa ação é o que irá eliminar os principais problemas.

A maioria das empresas fica um passo atrás, pois não registra os problemas e as trativas que são realizadas no dia a dia, o que faz com que eles ocorram várias vezes sem serem identificados e sem um tratamento apropriado, desgastando a rotina da empresa.

Com esses dois primeiros passos é possível implementar uma estrutura básica de gestão no seu negócio: reduz os incêndios do dia a dia, define os papéis de cada função no caso de anomalias e as ações que devem tomar reduzindo assim as suas participações como gestor na operação.

Para fechar com chave de ouro, estabeleça conversas com seus colaboradores responsáveis pelos resultados. Elas podem ser diárias, semanais e/ou mensais.

Nas diárias, em no máximo 15 minutos, a função supervisão, junto com a operação, discute os maiores problemas do dia anterior, os possíveis desafios para o dia e alguma anomalia que precisa ser tratada na causa imediata. Depois esses problemas devem ser encaminhados à gerência.

Nas reuniões semanais devem ser discutidos pela gerência, supervisão e operação os resultados da semana em comparação as metas. Em caso de desvio, devem ser apresentadas as contra medidas (ações), a gerência deve analisar e, se necessário, propor mais ações para superação do desvio.

Nas mensais a função direção (sócios na maioria das vezes), gerência, supervisão e operação, discutem os resultados do mês e o acumulado até o período, sendo apresentadas – em caso de desvio do resultado em comparação com a meta – ações de contra medida.

Da mesma forma, a função direção deve propor ações mais estratégicas para desvios, caso for necessário, e cobrar do time o alcance dos resultados!

De forma mais ampla essas seriam as rotinas prioritárias a serem implementadas na empresa para ter uma estrutura de gestão eficaz. Elas podem variar de acordo com a necessidade de cada negócio.

Com essas estruturas implementadas, você tem mais tempo para dedicar às funções estratégicas do negócio, garantindo que as tarefas operacionais estão sendo cumpridas dentro da expectativa e com os resultados esperados.

Agora que você já sabe o que é uma estrutura de gestão e o que é preciso fazer para contar com uma no seu negócio, recomendo que leia esse texto sobre “Entenda a relação entre indicadores de desempenho e metas e fortaleça seu negócio”. Nele explico o segundo passo da estrutura de gestão consolidada, utilizando os números do seu processo, através de indicadores e métricas. 

Deixe suas dúvidas nesse formulário que entramos em contato para lhe ajudar, gratuitamente! 

 

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