Como cortar gastos na sua empresa

Toda empresa arca com gastos significativos a todo momento. Boa parte destes gastos é fundamental para manter o negócio funcionando, mas uma parte significativa pode ser reduzida com medidas bem focadas, o que contribui para a liberação de recursos para outras frentes de atuação e ainda aumenta a margem do negócio. Por isso a importância de cortar gastos na sua empresa sempre que possível.

 

Medidas desse tipo precisam ser buscadas a todo tempo, tendo sempre em mente que quanto menores os gastos desnecessários, mais ágil será a empresa e mais fácil passar por períodos de baixa do mercado. Períodos que tem desafiado nossa realidade há algum tempo.

É sempre bom lembrar que alguns gastos contribuem para o funcionamento e até para o crescimento da empresa, a exemplo da aquisição de equipamentos, sistemas e treinamentos, que aumentam a produtividade da equipe e tendem a eliminar outros gastos menos visíveis do negócio.

Neste artigo, vou discutir como cortar gastos desnecessários, citando parte da abordagem tradicional e propondo uma forma menos usual de avaliar os gastos.

O importante é diferenciar claramente quais gastos são necessários e quais são desnecessários, ensinando sua equipe a fazer o mesmo, de forma que também saibam identificar e como cortar gastos desnecessários.

Como cortar gastos pela abordagem tradicional

A abordagem tradicional de análise e corte de gastos requer a consolidação dos números da empresa em relatórios financeiros que permitam identificar os maiores grupos de gastos.

Geralmente são classificado em Custos e Despesas e, posteriormente, em grupos mais focados, a exemplo de Custos Diretos e Custos Indiretos, Despesas Fixas e Despesas Variáveis.

Estas classificação tradicional respeita a forma como os gastos são gerados no negócio: a aquisição de matéria prima ou de mercadoria, por exemplo, é uma atividade fundamental para manter o negócio funcionando e está diretamente ligada à entrega ou ao produto do negócio, podendo ser classificada como Custo Direto.

Custos desse tipo tendem a se comportar como o negócio: quando as vendas aumentam, este custo aumenta, na medida em que o volume de matéria prima necessário para a entrega aumenta.

Já os Custos Indiretos incluem gastos com energia, por exemplo, que é necessária a uma linha de produção, mas requer uma análise mais criteriosa para atribuir o custo ao produto ou serviço.

Dentro das Despesas Variáveis, podemos citar os gastos com comissões de venda, que tendem a acompanhar a variação nas vendas, e os gastos com publicidade e propaganda, que não se mantém sempre no mesmo patamar.

Finalmente, no grupo de Despesas Fixas podem ser considerados os gastos com aluguel, telefone, internet, serviços recorrentes de terceiros, todos eles recorrentes.

O principal benefício de se classificar os gastos nestes grupos é a possibilidade de adotar com eles uma abordagem Preço x Volume: custos diretos adicionais, por exemplo, são gerados com o aumento no consumo (volume) de matéria prima. Também podem ser gerados quando o fornecedor cobra mais caro (preço) por unidade desta matéria prima.

Para definir corretamente como cortar gastos desse tipo é preciso avaliar o consumo de matéria prima (se está eficiente ou se há desperdício) e avaliar a possibilidade de negociar preço com seu fornecedor.

A análise Preço x Volume pode ser aplicada a todos os grupos de gastos, a partir da identificação do que contribui para elevar o gasto (o Fator Crítico) em uma conta específica, a exemplo do quadro abaixo:

Gasto	Preço	Volume	Fator Crítico
Custo com Mat. Prima	R$/kg, R$/Litro, etc	Kg, Litro,Metro, etc	Volume, principalmente
Energia	R$/kWh	kWh	kWh
Comissões de Venda	R$ Comis/ R$ Venda	R$ Vendas	Preço
Public. & Propaganda	R$/unidade vendida	Unidade Vendida	Preço
Aluguel (e outros fixos)	Mensalidade (R$)	1	Preço

O quadro não é exaustivo e a análise precisa respeitar a forma como o gasto se comporta, ou como é gerado em cada negócio.

Como regra geral para entender como cortar gastos, é preciso identificar qual parte do gasto (preço ou volume) precisa ser reduzida e atuar de forma apropriada: internamente, controlando o consumo, ou externamente, negociando preços com fornecedores.

Aqui vale a pena chamar a atenção para gastos com Publicidade e outros do tipo, cujo retorno é menos mensurável: é importante controlar gastos desse tipo, mas é exatamente a dificuldade de mensurar seu retorno que impõe uma necessidade de se ter critérios mais precisos para tomar a decisão.

A dica é trabalhar sempre na busca do meio mais eficaz de gerar o retorno, seja ele na forma de vendas, na forma de produtividade, ou outros.

Como cortar gastos drasticamente

Uma forma muito comum utilizada em empresas mais estáveis no mercado é conhecida como Orçamento Base Zero.

Através desta metodologia, ao invés de avaliar os gastos existentes e identificar oportunidades de redução, a empresa atua como se estivesse sendo implantada novamente entre um ano e outro, orçando cada gasto necessário em cada parte do negócio.

Esta abordagem facilita a discussão sobre o que é necessário e o que não é fundamental para o funcionamento do negócio. É preciso bastante critério, pois existe chance de gastos importantes serem sumariamente cortados entre um período e outro. No entanto, esta abordagem produz resultados bons, na medida em que reduz espaço para gastos que vem sendo arcados pela empresa na inércia, sem uma avaliação de sua conexão com o resultado final.

Como cortar gastos – Formas mais objetivas

As análises propostas anteriormente tendem a ser mais objetivas, na medida em que permitem agrupar os diversos gastos de forma a facilitar sua identificação.

Com os dados consolidados em mãos, torna-se mais fácil ao empreendedor decidir o que cortar e como cortar: pode haver uma decisão direta para reduzir o volume de um determinado componente do gasto ou uma iniciativa mais focada na negociação de preços com os fornecedores e parceiros.

Esta forma mais objetiva costuma ser rápida e favorece ganhos simples, seja em negociações de longo prazo com fornecedores, seja pela renegociação do aluguel, seja pela introdução de controles no processo.

Análises mais complexas – os gastos “ocultos”

Após abordar rapidamente como cortar gastos pelos meios mais tradicionais, é importante mencionar que alguns gastos têm um comportamento menos objetivo: sua origem precisa ser encontrada dentro dos processos do negócio, a partir de uma discussão mais detalhada envolvendo também a equipe.

A título de exemplo, podemos discutir os gastos com frete que uma empresa realiza durante um determinado período. Como é o processo de seleção da transportadora? Existe cotação? Os clientes recebem seus pedidos de uma só vez ou de forma fracionada? Caso seja fracionado, por quê está sendo fracionado – tem algo a ver com problemas de entrega na produção?

No caso do consumo de matérias primas, quais os controles utilizados para garantir o consumo eficiente, sem desperdício? No controle de mercadorias no varejo, quais controles garantem que não há perda, desperdício ou roubo de mercadorias? No processo de compras, como são analisados impostos ligados a cada produto e o impacto que a aquisição em um ou outro estado tem sobre seu custo final?

A resposta para estas perguntas exige uma análise mais detalhada do processo em questão e o envolvimento das pessoas para que ajudem a identificar o que pode ser feito, o que nos leva ao próximo tópico.

Análises mais subjetivas – o papel da equipe

Muitos empreendedores atuam diretamente no controle de todas as partes do negócio, dividindo-se entre decisões estratégicas e orientações e controles mais operacionais do dia a dia.

Esta atuação, no entanto, tem limites e nem todos os problemas serão vistos pelo empreendedor, por maior que seja seu nível de controle. Alguns problemas podem até ser vistos, mas tarde demais, o que prejudica o resultado.

Com isso, é importante que a equipe seja constantemente orientada a avaliar a eficiência das atividades que conduzem o tempo todo. Muitos dos gastos gerados pela empresa têm origem na forma como cada funcionário conduz suas funções.

No departamento de compras, por exemplo, caso o responsável decida fazer inúmeras e variadas compras em uma quantidade excessiva de fornecedores, a quantidade de notas fiscais que serão processadas será maior, exigindo mais tempo de funcionários no setor financeiro e na contabilidade; a quantidade de fretes será maior, aumentando os gastos dessa conta; e quantidade de vezes que o setor de recepção de mercadorias precisará parar para atender fornecedores também será maior, consumindo mais tempo da equipe.

Este exemplo é uma realidade em muitas empresas. Há muitos outros como ele, diariamente, nas empresas do país. É importante orientar cada membro da equipe constantemente, de forma a capacitá-lo para analisar criticamente a forma como conduz o processo sob sua responsabilidade e identificar formas de aumentar sua eficiência, sem comprometer a entrega.

Este não é um trabalho feito da noite para o dia. Pelo contrário, é um trabalho contínuo, que será realizado durante toda a existência do negócio. Portanto, quanto antes for iniciado, melhor.

Definir como cortar gastos nem sempre é fácil, principalmente quando as informações estão dispersas e a cultura da empresa ainda não se atenta para isso. Com isso, a implantação de controles, a seleção de uma equipe adequada e seu engajamento nesta cultura são fatores chave, que precisam de prioridade.

Por mais complicado que pareça, o importante é começar. Defina uma conta específica e, junto com a equipe, identifique a melhor forma de reduzi-la. Pequenas atitudes podem ser suficientes para construir uma cultura de controle e eficiência.

Agora que você já sabe como começar a controlar e cortar gastos na sua empresa, sugiro que leia esse texto “Como reduzir a necessidade de capital de giro no seu negócio” e entenda como o capital de giro influência nas finanças da sua empresa 🙂

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