Descubra como eliminar problemas repetitivos de uma vez por todas

“De novo?” Essa pergunta provavelmente passa por sua cabeça várias vezes ao dia. Na verdade, ela traduz um questionamento maior, referente a qual a melhor forma de eliminar problemas na sua empresa.

É preciso ter em mente que toda empresa enfrenta problemas todos os dias. O que torna uma empresa mais bem sucedida que outras é o tipo de problema enfrentado.

Naquelas de maior sucesso, os problemas são mais complexos, porque os problemas mais simples, do dia a dia, foram solucionados em definitivo ou estão sob controle.

Neste artigo, vamos discutir algumas formas de controlar e eliminar problemas no seu negócio.

O que é Problema

De acordo com Vicente Falconi, problema é todo resultado indesejado. Dessa forma, no dia a dia da empresa, um resultado pior do que o esperado é um problema, assim como uma meta não alcançada é um problema.

Um problema existe a partir do momento em que classificamos a situação presente como insatisfatória. Como exemplo, podem ser chamados de problema o excesso de gastos da empresa, vendas abaixo do necessário, o atraso na entrega de um produto.

A identificação de situações indesejadas faz com que o empreendedor foque boa parte de seu tempo em apenas uma coisa: eliminar problemas.

O primeiro passo para se controlar rapidamente um problema é implantar controles, o que é feito através de indicadores e de uma rotina de gerenciamento dos resultados diários.

Por que os problemas ocorrem?

Assim como todo resultado é fruto de um processo, um resultado indesejado é fruto de uma ocorrência indesejada no processo. Chamamos esta ocorrência de Causa Fundamental, ou seja, a causa que deu origem ao resultado indesejado.

A existência de fatores que prejudicam o resultado torna o processo mais suscetível a ocorrência de anomalias e contribui para aumentar o risco de atrasos, custos elevados, perda de vendas e até acidentes.

Portanto, o objetivo de toda empresa deve ser a busca incessante de causas fundamentais, com o objetivo de eliminar problemas e alcançar bons resultados.

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Por que os problemas se repetem tanto?

De acordo com o método que utilizamos aqui na MF, o PDCA, alguns fatores contribuem para uma frequência elevada de problemas. Dentre os principais, destacam-se:

1- A inexistência de um processo formalizado, que identifique as diversas etapas pelas quais um produto precisa passar ou para a execução de um serviço. Sua equipe conhece de forma clara e detalhada os processos que segue? Caso não conheça, é fundamental estruturar os fluxos prioritários e treinar a equipe em sua execução. São estes processos que viabilizam a entrega em nível constante de qualidade, custo e prazo, ou seja, a rotina do dia a dia de sua empresa.

2- A falta de definição de responsáveis. Com os processos formalizados, todas as etapas têm UM responsável definido? É preciso atribuir a execução de cada etapa a apenas UM responsável. 

3- A inexistência de Procedimentos. Com processos e responsáveis bem definidos, cada membro da equipe conhece os resultados esperados, as ferramentas e as atividades necessárias em cada etapa sob sua responsabilidade? Em outras palavras, a equipe conhece os procedimentos operacionais padrão (POP) sob sua responsabilidade? É preciso que não só conheçam, mas também sejam treinados na execução destes padrões. Caso contrário, há grande risco de variabilidade na execução das etapas do processo e, onde há variabilidade, há problemas.

4- A falta de definição de metas. Por último, cada Procedimento Operacional Padrão especifica o resultado que precisa ser alcançado? E este resultado está alinhado com as metas de custo, prazo, qualidade e venda de sua empresa? Parece difícil, mas pense o seguinte: uma determinada peça fabricada não pode ter um custo maior ou menor que outra peça igual a ela, em função de uso maior ou menor de matéria prima.

Uma situação como essa prejudica a previsibilidade do processo e também compromete o custo total da empresa. Portanto, é preciso definir metas, desde as metas estratégicas (Lucro Total, Receita Total, Custo Total) até as metas padrão.

Em geral, todo resultado indesejado tem origem em um destes pontos, mas outros fatores podem contribuir, como a inexistência de controles, problemas de maquinário, a falta de método na condução dos trabalhos, o ambiente inadequado ao trabalho e mesmo problemas com a matéria prima ou insumos, para enumerar alguns.

Para eliminar problemas de forma definitiva, é preciso foco, o que pode ser alcançado com o apoio da equipe e com método em gestão. O apoio de quem tem experiência nesse assunto e já colhe bons resultados além de identificar a forma mais adequada de implantar o método em sua empresa, contribui para que o resultado seja alcançado mais rápido.

Agora é com você. Com disciplina e organização é possível aplicar as dicas acima e melhorar os resultados do seu negócio através da eliminação de problemas repetitivos. Sugiro que você dê uma lida nos nossos estudos de caso para entender melhor como fizemos isso em algumas empresas e se inspirar para aplicar na sua! 😀

 

 

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