Medidas desse tipo precisam ser buscadas a todo tempo, tendo sempre em mente que quanto menores os gastos desnecessários, mais ágil será a empresa e mais fácil passar por períodos de baixa do mercado. Períodos que tem desafiado nossa realidade há algum tempo.

É sempre bom lembrar que alguns gastos contribuem para o funcionamento e até para o crescimento da empresa, a exemplo da aquisição de equipamentos, sistemas e treinamentos, que aumentam a produtividade da equipe e tendem a eliminar outros gastos menos visíveis do negócio.

Neste artigo, vou discutir como cortar gastos desnecessários, citando parte da abordagem tradicional e propondo uma forma menos usual de avaliar os gastos.

O importante é diferenciar claramente quais gastos são necessários e quais são desnecessários, ensinando sua equipe a fazer o mesmo, de forma que também saibam identificar e como cortar gastos desnecessários.

Como cortar gastos pela abordagem tradicional

A abordagem tradicional de análise e corte de gastos requer a consolidação dos números da empresa em relatórios financeiros que permitam identificar os maiores grupos de gastos.

Geralmente são classificado em Custos e Despesas e, posteriormente, em grupos mais focados, a exemplo de Custos Diretos e Custos Indiretos, Despesas Fixas e Despesas Variáveis.

Estas classificação tradicional respeita a forma como os gastos são gerados no negócio: a aquisição de matéria prima ou de mercadoria, por exemplo, é uma atividade fundamental para manter o negócio funcionando e está diretamente ligada à entrega ou ao produto do negócio, podendo ser classificada como Custo Direto.

Custos desse tipo tendem a se comportar como o negócio: quando as vendas aumentam, este custo aumenta, na medida em que o volume de matéria prima necessário para a entrega aumenta.

Já os Custos Indiretos incluem gastos com energia, por exemplo, que é necessária a uma linha de produção, mas requer uma análise mais criteriosa para atribuir o custo ao produto ou serviço.

Dentro das Despesas Variáveis, podemos citar os gastos com comissões de venda, que tendem a acompanhar a variação nas vendas, e os gastos com publicidade e propaganda, que não se mantém sempre no mesmo patamar.

Finalmente, no grupo de Despesas Fixas podem ser considerados os gastos com aluguel, telefone, internet, serviços recorrentes de terceiros, todos eles recorrentes.

O principal benefício de se classificar os gastos nestes grupos é a possibilidade de adotar com eles uma abordagem Preço x Volume: custos diretos adicionais, por exemplo, são gerados com o aumento no consumo (volume) de matéria prima. Também podem ser gerados quando o fornecedor cobra mais caro (preço) por unidade desta matéria prima.

Para definir corretamente como cortar gastos desse tipo é preciso avaliar o consumo de matéria prima (se está eficiente ou se há desperdício) e avaliar a possibilidade de negociar preço com seu fornecedor.

A análise Preço x Volume pode ser aplicada a todos os grupos de gastos, a partir da identificação do que contribui para elevar o gasto (o Fator Crítico) em uma conta específica, a exemplo do quadro abaixo:

O quadro não é exaustivo e a análise precisa respeitar a forma como o gasto se comporta, ou como é gerado em cada negócio.

Como regra geral para entender como cortar gastos, é preciso identificar qual parte do gasto (preço ou volume) precisa ser reduzida e atuar de forma apropriada: internamente, controlando o consumo, ou externamente, negociando preços com fornecedores.

Aqui vale a pena chamar a atenção para gastos com Publicidade e outros do tipo, cujo retorno é menos mensurável: é importante controlar gastos desse tipo, mas é exatamente a dificuldade de mensurar seu retorno que impõe uma necessidade de se ter critérios mais precisos para tomar a decisão.

A dica é trabalhar sempre na busca do meio mais eficaz de gerar o retorno, seja ele na forma de vendas, na forma de produtividade, ou outros.

Como cortar gastos drasticamente

Uma forma muito comum utilizada em empresas mais estáveis no mercado é conhecida como Orçamento Base Zero.

Através desta metodologia, ao invés de avaliar os gastos existentes e identificar oportunidades de redução, a empresa atua como se estivesse sendo implantada novamente entre um ano e outro, orçando cada gasto necessário em cada parte do negócio.

Esta abordagem facilita a discussão sobre o que é necessário e o que não é fundamental para o funcionamento do negócio. É preciso bastante critério, pois existe chance de gastos importantes serem sumariamente cortados entre um período e outro. No entanto, esta abordagem produz resultados bons, na medida em que reduz espaço para gastos que vem sendo arcados pela empresa na inércia, sem uma avaliação de sua conexão com o resultado final.

Como cortar gastos – Formas mais objetivas

As análises propostas anteriormente tendem a ser mais objetivas, na medida em que permitem agrupar os diversos gastos de forma a facilitar sua identificação.

Com os dados consolidados em mãos, torna-se mais fácil ao empreendedor decidir o que cortar e como cortar: pode haver uma decisão direta para reduzir o volume de um determinado componente do gasto ou uma iniciativa mais focada na negociação de preços com os fornecedores e parceiros.

Esta forma mais objetiva costuma ser rápida e favorece ganhos simples, seja em negociações de longo prazo com fornecedores, seja pela renegociação do aluguel, seja pela introdução de controles no processo.

Análises mais complexas – os gastos “ocultos”

Após abordar rapidamente como cortar gastos pelos meios mais tradicionais, é importante mencionar que alguns gastos têm um comportamento menos objetivo: sua origem precisa ser encontrada dentro dos processos do negócio, a partir de uma discussão mais detalhada envolvendo também a equipe.

A título de exemplo, podemos discutir os gastos com frete que uma empresa realiza durante um determinado período. Como é o processo de seleção da transportadora? Existe cotação? Os clientes recebem seus pedidos de uma só vez ou de forma fracionada? Caso seja fracionado, por quê está sendo fracionado – tem algo a ver com problemas de entrega na produção?

No caso do consumo de matérias primas, quais os controles utilizados para garantir o consumo eficiente, sem desperdício? No controle de mercadorias no varejo, quais controles garantem que não há perda, desperdício ou roubo de mercadorias? No processo de compras, como são analisados impostos ligados a cada produto e o impacto que a aquisição em um ou outro estado tem sobre seu custo final?

A resposta para estas perguntas exige uma análise mais detalhada do processo em questão e o envolvimento das pessoas para que ajudem a identificar o que pode ser feito, o que nos leva ao próximo tópico.

Análises mais subjetivas – o papel da equipe

Muitos empreendedores atuam diretamente no controle de todas as partes do negócio, dividindo-se entre decisões estratégicas e orientações e controles mais operacionais do dia a dia.

Esta atuação, no entanto, tem limites e nem todos os problemas serão vistos pelo empreendedor, por maior que seja seu nível de controle. Alguns problemas podem até ser vistos, mas tarde demais, o que prejudica o resultado.

Com isso, é importante que a equipe seja constantemente orientada a avaliar a eficiência das atividades que conduzem o tempo todo. Muitos dos gastos gerados pela empresa têm origem na forma como cada funcionário conduz suas funções.

No departamento de compras, por exemplo, caso o responsável decida fazer inúmeras e variadas compras em uma quantidade excessiva de fornecedores, a quantidade de notas fiscais que serão processadas será maior, exigindo mais tempo de funcionários no setor financeiro e na contabilidade; a quantidade de fretes será maior, aumentando os gastos dessa conta; e quantidade de vezes que o setor de recepção de mercadorias precisará parar para atender fornecedores também será maior, consumindo mais tempo da equipe.

Este exemplo é uma realidade em muitas empresas. Há muitos outros como ele, diariamente, nas empresas do país. É importante orientar cada membro da equipe constantemente, de forma a capacitá-lo para analisar criticamente a forma como conduz o processo sob sua responsabilidade e identificar formas de aumentar sua eficiência, sem comprometer a entrega.

Este não é um trabalho feito da noite para o dia. Pelo contrário, é um trabalho contínuo, que será realizado durante toda a existência do negócio. Portanto, quanto antes for iniciado, melhor.

Definir como cortar gastos nem sempre é fácil, principalmente quando as informações estão dispersas e a cultura da empresa ainda não se atenta para isso. Com isso, a implantação de controles, a seleção de uma equipe adequada e seu engajamento nesta cultura são fatores chave, que precisam de prioridade.

Por mais complicado que pareça, o importante é começar. Defina uma conta específica e, junto com a equipe, identifique a melhor forma de reduzi-la. Pequenas atitudes podem ser suficientes para construir uma cultura de controle e eficiência.

Agora que você já sabe como começar a controlar e cortar gastos na sua empresa, sugiro que leia esse texto “Como reduzir a necessidade de capital de giro no seu negócio” e entenda como o capital de giro influência nas finanças da sua empresa

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Se sua resposta foi não para qualquer uma dessas perguntas, esse texto é pra você!

Nele vamos falar sobre:

• O que é ticket médio e como calcular
• Porque saber o ticket médio
• Como utilizar o ticket médio no dia a dia da empresa

Então vamos lá entender mais essa métrica importante para a sua empresa e seus resultados.

O que é Ticket Médio e como calcular

Ticket Médio é uma métrica que diz o quanto, em média, cada cliente gasta comprando na sua empresa.

É uma métrica utilizada em especial no comércio, mas pode ter aplicações em outros segmentos de mercado, como serviços, por exemplo.

Para facilitar vamos exemplificar: vamos dizer que ontem na sua loja você vendeu no total R$ 15.000,00 e que no mesmo dia 150 clientes compraram na loja.

Alguns desses clientes fizeram compras de R$10,00 e outros fizeram compras de R$200,00 mas em média se dividirmos o valor total de vendas do dia pelo número de clientes, cada cliente comprou R$100,00.

Então, neste dia, o ticket médio da sua loja foi de R$100,00.

Agora que você sabe calcular o ticket médio você deve estar curioso para saber o que fazer com essa informação. Estou certo?

Então vamos lá!

Porque saber o Ticket Médio

Bem, esse indicador parte da premissa que o mais difícil é conquistar o seu cliente e fazer com que ele tenha interesse em comprar na sua loja ou o seu serviço.

Se você conseguiu ultrapassar essa barreira, você tem a possibilidade de agregar mais vendas e/ou vender melhor para este cliente.

O indicador que vai lhe auxiliar nessa análise é o ticket médio.

Como você viu, ele te mostra quanto você vende em média para os seus clientes. Sendo assim, conseguimos saber como melhorar esse número e em consequência aumentar as vendas totais.

Como utilizar o Ticket Médio no dia a dia da Empresa

Agora vem a parte boa: com esse número na mão você consegue, através de análises, traçar ações para melhorar esse resultado.

Para isso você pode utilizar outras informações como rotatividade de produtos, curva ABC, análise de posicionamento de produtos, percentual de descontos, perfil de clientes, entre outros.

Analisando estas informações você consegue definir ações estruturadas para aumento de vendas, por exemplo:

#1  No caso do comércio, montar um mix de produtos e estratégias de gôndola que coloquem produtos semelhantes próximos, a fim de que clientes que, por exemplo, buscam fraldas, possam passar por outros produtos da linha de bebê antes de chegar até as fraldas.

Vemos isso muito no comércio por aí, em especial grande redes, que utilizam muito bem estas estratégias.

#2 Pode também colocar itens de preço baixo e compra mais impulsiva próximo ao balcão de pagamento, como chocolates, chicletes, salgadinhos, acessórios, bijuterias, ou correlatos.

#3  Ainda no comércio, trabalhar bem o mix de produtos para ter em seu estabelecimento todos os produtos correlatos que seus clientes procuram e sempre ouvir os clientes para se ter ideia de quais produtos devem ser incluídos no mix.

#4 Nos serviços, uma análise que se deve fazer é sobre os percentuais de descontos que estão sendo oferecidos para os clientes. Deve-se ter uma política bem estruturada para não deixar isso 100% na mão do vendedor, possibilitando que os preços variem muito e impactando com isso a margem do seu negócio.

Se o cliente quer comprar o seu produto, o preço é importante, mas ele tem outras variáveis de avaliação, então tenha uma política bem definida e destaque os diferenciais do seu produto.

Temos muitos exemplos de ações que podem gerar resultados através da análise dessa variável, mas acredito que já deu para sentir o quanto é importante analisar o seu Ticket Médio e tomar ações para aumentar o mesmo.

Faz o seguinte: se ainda ficar alguma dúvida sobre como utilizar o Ticket Médio para tomada de ações aí na sua empresa, deixe suas dúvidas aqui nos comentários que te respondemos, ok?

Até a próxima!

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Embora saibam que existem relatórios financeiros necessários ao controle do negócio, muitos empresários deixam estes controles de lado, confiando na memória do dia a dia ou simplesmente porque não sabem como estas ferramentas de controle devem ser estruturadas.

Se você é um destes empresários, fique atento ao que vamos discutir a seguir, porque pode ser que você esteja cometendo alguns erros fatais para seu negócio.

O que sua empresa precisa EVITAR para ter um controle financeiro efetivo

Fluxo de caixa? Hum… não tenho.

Quando falamos de erros relacionados ao controle financeiro do negócio, o mais comum, sem dúvida, é não estruturar um controle do fluxo de caixa.

Esta importante ferramenta, pouco mencionada nos relatórios das empresas, tem um papel fundamental no controle de empresas de menor porte.

Um Fluxo de Caixa bem estruturado nos permite identificar rapidamente a movimentação do caixa, tanto entradas quanto saídas, diariamente ao longo de um período.

Uma simples planilha que contenha a descrição do gasto ou da venda, sua data de realização, sua data de vencimento e a data real de quitação já nos fornecem informações gerenciais extremamente importantes na condução do negócio.

São as informações controladas no fluxo de caixa que vão nos permitir identificar os prazos praticados pelo negócio:

• prazo de entrega,
• prazo de recebimentos,
• prazos de pagamento (junto a fornecedores),
• prazos internos.
  

Na inexistência de um fluxo de caixa controlado diariamente, é muito comum que os empresários tomem como referência prazos incorretos que na prática não se verificam e contribuem para resultados ruins.

Se você ainda não controla seu fluxo de caixa, saiba que ele é um dos pilares do controle financeiro, pois evita que o empresário tenha informações incorretas sobre seu negócio.

Não basta registrar o que já foi. É preciso olhar pra frente!

Assim como é importante estruturar um controle da movimentação realizada do caixa, é importante também controlar a movimentação prevista: sempre haverá gastos e vendas que ainda não foram quitados, mas serão quitados no futuro próximo.

Quando serão quitados? Como esta quitação impactará seu caixa? Estas são perguntas que precisam de respostas constantemente e as informações do controle financeiro – através de um fluxo de caixa bem estruturado – fornecem estas respostas, desde que todos estes compromissos estejam registrados.

As informações te permitirão se programar: caso uma saída de caixa esteja prevista para um período de caixa mais apertado, é possível tomar iniciativas com antecedência, seja reprogramando algum pagamento, seja obtendo caixa de outras fontes para quitá-lo.

Deixar de controlar estas informações equivale a dirigir em uma estrada olhando o tempo todo para o retrovisor.

Como você está definindo as datas para pagamento de fornecedores e para cobrança de clientes?

São nas negociações do dia a dia, com fornecedores e clientes, que verificamos um erro comum, cometido por muitos empresários.

Definir datas de vencimento de compromissos, principalmente junto aos fornecedores, sem considerar as condições previstas de caixa podem colocar seu ciclo financeiro operacional em problemas.

Datas de pagamento muito próximas podem exigir muito do seu caixa. Datas muito longas podem implicar em juros.
Nas vendas, datas de recebimento muito próximas favorecem seu caixa, mas podem implicar em pedidos de desconto; datas muito longas deixam seu negócio exposto.

A chave para a definição de datas favoráveis está diretamente ligada ao conhecimento dos prazos internos praticados pelo seu negócio e ao planejamento de caixa, de forma a favorecer a lucratividade e as retiradas necessárias.

Selecionar meios de cobrança apenas com base no custo direto

Em muitos casos nos deparamos com “verdades absolutas” defendidas pelos empresários, tais como: “cobrar por boleto é sempre mais barato”, “a taxa do cartão de crédito/débito é impraticável”, “vender à vista é melhor mesmo dando descontos”, pra mencionar apenas algumas.

Na realidade, existem preferências pessoais do administrador quando o assunto é o meio de pagamento que mais facilita a gestão.

Mas há critérios objetivos que precisam ser conhecidos e podem ser controlados também através do controle financeiro.

Por exemplo: pode ser mais barata a cobrança de clientes via boleto, mas o boleto pode estar sujeito a atrasos e estes atrasos têm um custo para seu negócio. A cobrança em cartão de crédito, por outro lado, pode estar sujeita à dedução da taxa, mas garante que o pagamento do cliente não atrasará.

Nas vendas à vista, você controla os descontos dados por sua equipe de vendas? Sabe o impacto dos descontos na sua margem de lucro?

É preciso, antes de tudo, controlar quem pode dar desconto e os limites para este benefícios.

Além disso, é preciso ter cuidado para que os descontos dados não inviabilizem uma margem de lucro positiva: conhecer os custos e despesas do negócio é fundamental para identificar qual o limite saudável de descontos.

De forma geral, cada meio de cobrança terá um custo e um benefício e a análise das informações das vendas realizadas permitirá verificar se o impacto real de cada meio corresponde ao esperado e se está favorecendo, mais que prejudicando, o negócio.

Você avalia os resultados da sua empresa periodicamente?

Além dos controles de caixa, é preciso conhecer os resultados consolidados do seu negócio.

Pergunta básica: seu negócio é lucrativo? Outra: a margem de lucro atual está melhor ou pior que a do mercado?

Na avaliação dos seus resultados a sua contabilidade é uma grande aliada.

Eles já possuem a maior parte das informações necessárias para estruturar um Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE) e um Balanço Patrimonial.

É necessário alinhar os critérios para controle de estoque e cálculo do custo do produto vendido (que é diferente das despesas administrativas, gerais e de vendas do seu negócio).

É importante saber estas informações! Caso contrário, como você terá certeza de que ter seu próprio negócio é mais vantajoso que outras ocupações ou até trabalhar para terceiros?

Não estruturar um orçamento formal do período

Em um cenário muito comum, encontramos vários clientes que PRIMEIRO realizam os gastos e DEPOIS analisam se o gasto foi necessário, por quê ocorreu e se foi elevado.

Neste cenário, não existe previsibilidade e torna-se muito mais difícil engajar a equipe em reduzir os gastos da empresa.

Boa parte do sucesso de empresas conceituadas no mercado deriva da sua capacidade de planejamento e do controle financeiro. O orçamento faz parte desse controle financeiro e é uma ferramenta que favorece um planejamento bem estruturado.

É através do orçamento que serão definidas as metas de vendas, faturamento, custos e despesas do seu negócio em cada período.

Estas metas precisam ser formalizadas como objetivo de toda a empresa e precisam orientar toda a equipe na condução de suas funções.

De uma forma geral, a implantação destes controles requer iniciativas tão simples quanto uma planilha.

Com as informações adequadas pode-se gerar muito conhecimento a respeito do seu negócio. Vale a pena investir em controles mais estruturados, sempre tomando como base os objetivos almejados para o seu negócio.

Agora que você já sabe o que NÃO fazer na gestão financeira do seu negócio é preciso saber o que fazer e COMO. Para isso, recomendo a leitura desse texto do nosso blog “Os 11 segredos de gestão financeira para pequenas empresas” para estruturar melhor o controle financeiro da sua empresa. 

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