Produtividade do time: como alcançar o desempenho ideal da sua equipe

Entenda os principais pontos para analisar se seu time é produtivo e gera resultados para seu negócio

Conversamos com clientes todos os dias aqui na MF e uma reclamação de praticamente todos é sobre a produtividade do time!

Separei dicas muito práticas para melhorar a produtividade do seu time, tudo baseado na nossa  experiência e nos desafios que temos encontrado nos clientes. Depois me conta se foi útil para você e seu negócio, combinado ?

“Tempo é dinheiro.”

Quem já ouviu essa famosa frase deve ter percebido que, na maioria das vezes, ela é dita por pessoas que não tem um ou outro: pessoas que tem muito dinheiro e tempo para nada, vivem na correria; ou pessoas que fazem uma ótima gestão do tempo, mas não são bem sucedidas financeiramente.

E porque isso acontece ?

Muita das vezes a uma ideia errada que temos da palavra produtividade. Associamos produtividade ao conceito por trás do ditado “tempo é dinheiro”: fazer mais em menos tempo.

Vamos considerar esse conceito ultrapassado e assumir então o de que

Produtividade é a relação direta entre os meios utilizados, o fim alcançado e o capital relativo a ambos.

Você deve estar se perguntando como aplicar essa vertente no seu time para gerar mais resultados, certo?

Vem comigo. Nesse texto vou mostrar:

• 5 dicas para aumentar a produtividade da sua equipe
• 3  ferramentas para melhorar o rendimento do seu time

Vamos lá.

5 dicas para aumentar a produtividade da sua equipe

1.Contrate pessoas que tenham identificação com sua empresa

O momento de contratação das pessoas que vão integrar a sua equipe é muito importante e deve receber atenção máxima. É nesse momento que, através de uma série de avaliações, define-se as pessoas que entrarão na sua empresa e serão, então, responsáveis pelos resultados e alcance de metas.

Tenho certeza que você deseja que elas sejam as melhores naquilo que fazem, que estejam alinhadas com o pensamento do seu negócio e que se dediquem ao máximo para atingir resultados incríveis, não é mesmo?

Mas o que você e sua empresa tem feito para encontrar essas pessoas?

Na maioria das vezes, infelizmente, a resposta é NADA.

Como sei que você é esperta(o) e quer mudar isso no seu negócio, aqui vai uma dica de como estruturar um processo seletivo coeso para encontrar as melhores pessoas para sua empresa:

• Faça uma lista com todas as habilidades necessárias àquela função.
• Depois faça outra lista com os valores que sua empresa julga necessários, como empatia, ética, etc.
• Pontue todos os candidatos nessas categorias e escolha os de melhor pontuação.

Assim você garante a imparcialidade do processo bem como uma maior chance de contratar alguém que é a cara da sua empresa e tem as características necessárias para realizar determinada função.

2. Saiba identificar o perfil de cada um e defina funções

Você é daqueles que vai atribuindo funções aos funcionários a medida que as tarefas vão aparecendo?

Vou torcer para que a resposta seja não.  Mas se for sim, pode ficar tranquilo, depois desse texto você não será mais o mesmo. (Eu espero)

A primeira separação que você deve ter clara na cabeça é entre função e cargo. Você não sabia? Cargo é bem diferente de função!

Vamos nos embasar aqui na definição do professor Vicente Falconi. Cargo é a posição que o funcionário ocupa e está associado a salário. Como gerente, diretor, etc. Função está ligado às atividades que o funcionário desempenha e o impacto delas no processo.

Neste caso é mais importante a definição de funções que de cargos. Definir as funções ajuda determinar responsabilidades e direcionar cobranças. A escolha dos responsáveis tem como premissa a estreita relação entre responsabilidade e autoridade: é necessário que haja um responsável pelo resultado do processo com autoridade sobre os meios utilizados.

O próximo passo é entender o tipo de trabalho exercido em cada função.

Figura retirada do livro”Gerenciamento da Rotina do Trabalho do Dia a Dia” de Vicente Falconi

Cabe a função operação executar os procedimentos padrões, ou seja, aqueles que são rotineiros e devem ser cumpridos segundo alguma regra. Por exemplo, atendimento de um cliente no varejo ou a troca de peneiras no processo industrial.

A função supervisão é responsável por treinar a função operação na execução de novos padrões e verificar dia a dia se esse padrão está sendo cumprido. À função gerenciamento cabe a elaboração dos planos de ação para o atingimento das metas e o treinamento da função supervisão.

E, por último, é responsabilidade da função direção estabelecer metas e tomar decisões estratégicas com base nos dados do processo.

Para a definição mais assertiva das funções é importante entender as principais características de cada funcionário: aqueles pontos fortes e áreas de melhor atuação.

Com as funções claras e as características de cada funcionário bem mapeadas é hora de definir quem faz o que.

Definida as funções de cada um, TREINE seus funcionários. Dê bastante atenção aos treinamentos, estruture-os bem e transmita todo conhecimento necessário para execução daquelas tarefas. Capacitação de qualidade é o que difere seus funcionários de seus concorrentes.

Você, como responsável pela sua empresa e time, está onde nesse processo?

Se você for o responsável pela empresa e estiver executando qualquer função que não seja a direção algo está errado, não é mesmo?

Conte pra gente, teremos o prazer em ajudá-lo a resolver esse probleminha de funções.

3. Estabeleça metas e seja orientado para resultados

O resultado de uma empresa define a eficácia que ela realiza seu propósito e gera o valor ao mercado. Nesse sentido, é necessário mensurar esta eficácia de alguma forma. Com isso, são estabelecidos indicadores que traduzem numericamente as características mais importantes do funcionamento desta empresa.

De posse dos números coletados, torna-se possível definir as metas necessárias à sobrevivência do negócio. A definição das metas é importante pro negócio, pois ela atua como guia de para onde sua empresa está indo. Como é possível saber se os resultados estão bons se não tem com o que comparar? A meta serve para isso!

Nessa definição de metas, Vicente Falconi deixa claro que se quisermos sobreviver no mercado global devemos buscar sermos os melhores do mundo naquilo que fazemos. Toda meta deve conter objetivo, valor e prazo.

A análise do patamar de resultado atual frente ao definido como meta é o que permite identificar quais mudanças são necessárias. Com a verificação periódica dos resultados é possível agir de maneira eficiente no problema identificado, reverter resultados negativos, manter e melhorar os positivos.

Para isso é necessário a visão de que todos os funcionários são responsáveis pelas metas e só o conhecimento, controle e ações que as afetam levam ao resultado.     

É obrigação do líder conduzir seu time na geração de mudanças necessárias para o alcance de resultados extraordinários, garantindo o sucesso da empresa e de seus colaboradores.

Para isso o primeiro ponto importante é compartilhar as metas com a equipe responsável. Não é possível atingir um resultado se você não sabe qual é esse resultado. Concorda?

Portanto, estabeleça metas audaciosas, assegure que seu time tenham conhecimento do processo e seja orientado para resultados, tomando atitudes que buscam sempre o atingimento das metas, eliminando tarefas que não agregam valor e evitando assim desperdício de tempo, dinheiro e produtividade.

4. Converse com seu time: deixe claro o que você espera dele

Quantas vezes você conversa com o pessoal da sua equipe e tem a sensação de que a conversa foi produtiva vai gerar resultados? Pouco né? Isso é bastante comum.

Acreditar que reuniões para tudo resolvem o problema, passar horas em discussões que não influenciam no processo nem nos resultados ou brigar com seus funcionários são algumas atitudes que desperdiçam tempo, dinheiro e são um fracasso para a produtividade do seu time.

Como resolver isso? Faça reuniões estratégicas com pautas pre estabelecidas, tempo de duração e objetivo claro.

O objetivo aqui é possibilitar com que tanto você, gestor, quanto o time, tenham o momento de analisar e discutir em conjunto as performances do negócio como um todo.

Aqui na MF nós temos as reuniões semanais para análise dos desvios das metas da semana. Como essa reunião funciona?

É uma reunião mais densa: o responsável pelos resultados do processo discute com o seu time sobre a performance dos indicadores, critica e valida as ações já propostas pelo time, utilizando o PDCA, em cada um dos desvios das metas.

O time já deve chegar com as análises e ações prontas para essa reunião. O ideal é que nesse momento o líder apenas discuta e analise sobre o que está sendo proposto para superar os desafios e não perca tempo desenvolvendo ações durante a reunião.

Mantenha um diálogo com seu time e seja claro: o que você espera que ele entregue de resultado? Em que período de tempo? Conte ao seu time como as tarefas que estão desempenhando contribuem para alcançar a meta da empresa. Conte qual é essa meta e como ela influencia nos resultados globais da organização.

Conhecendo suas funções e entendendo o papel e o impacto no negócio, os funcionários se sentem parte e se envolvem, contribuindo com seu melhor.

5. Ostra feliz não faz pérola: crie um ambiente propício ao desenvolvimento

É isso mesmo. Você não leu errado.

Ostra feliz não faz pérola é o título de um livro de Rubem Alves que diz respeito a capacidade e espírito de mudança que possuímos.

É claro que funcionários satisfeitos e felizes rendem mais. Disso ninguém duvida. É mais que isso.

Sua empresa precisa de funcionários que cresçam profissional e pessoalmente ao longo do tempo e guie também o crescimento dela (a empresa).

Para isso acontecer é preciso um ambiente que propicie o desenvolvimento contínuo através de treinamentos, estudos, agregação de mais responsabilidades, ferramentas adequadas e em ótimo estado,etc.

Não adianta cobrar  resultados ágeis de um funcionário que tem um notebook velho e muito lento, concorda?

Logo, faça com que sua empresa seja o melhor lugar para seus funcionários trabalharem. Ele retribui com melhoria de resultados e evolução profissional.

3  ferramentas para melhorar o rendimento do seu time

1. Gestão à vista

Essa ferramenta é do jeito que a gente gosta: bem simples e gera ótimos resultados!

Ela consiste em colocar a vista de todos os resultados obtidos no período de tempo decorrente, ou seja, como estão os resultados em relação às metas estabelecidas.

Pode ser feita por meio de quadros, gráficos e tabela:

A gestão à vista colabora para a tomada rápida de ações, já acompanha quase em tempo real se os resultados do time estão atendendo ou não as expectativas estabelecidas.

2. Feedbacks

Feedback é um termo em inglês que significa, nesse contexto, resposta.

Como ferramenta de melhoria da produtividade do time vamos considerar como uma resposta a determinadas atitudes e comportamentos no ambiente de trabalho.

Por exemplo, quando um colaborador faz algo além do esperado, tem determinada atitude que repercute em resultado positivo, dentre outras coisas ele merece saber o quão boa foi aquela ação. Chamamos isso de feedback positivo.

Quando ele atrasa uma tarefa, tem alguma atitude que não combina com os princípios da empresa ou que corrobora para resultados negativos (atraso no processo, gargalo nas atividades, etc) ele precisa saber o impacto disso na empresa. Chamamos de feedback negativo.

O ideal é que feedbacks positivos sejam dados em público e feedbacks negativos em particular.

Resumindo, o feedback é quando você conversa com algum membro da sua equipe, expõe a ele uma ação de responsabilidade dele, pontua no que ele foi bom e elogia ou pontua no que ele foi ruim e cobra um comportamento diferente.

É importante deixar claro que feedback é baseado em uma ação específica e não em uma característica da pessoa.

Times que visam crescimento e resultados extraordinários devem adotar a cultura de feedbacks o quanto antes.

3. Sistema de recompensas

Você provavelmente já conhece essa ferramenta.

Reconhecer e premiar funcionários com desempenho acima da média.

É um importante sistema de motivação para os funcionários serem cada vez melhores.

Mas é preciso um certo cuidado, uma vez que ela exige um sistema sólido que não permita injustiças ou reconhecimentos sem muito sentido, ou seja, reconhecimentos abstratos que em nada contribuem para melhoria de resultados.

Outro ponto de análise é o tipo de reconhecimento. Será que um quadro com a foto do funcionário no canto da parede é motivacional o bastante? Ou será que é preciso oferecer outra recompensa?

Isso nos leva a pergunta: o que motiva menus funcionários e faz com que eles trabalhem melhor? Respondendo a essa pergunta tem-se uma das chaves para o aumento da produtividade do seu time, não é mesmo?

Bom, neste artigo foram algumas dicas e ferramentas importantes para aumentar a produtividade do seu time. Depois me conta se ele te ajudou? Ou se quiser sugerir algum outro tema que acha importante, é só deixar nos comentários!

Se ficou meio apertado e faltou  tempo para implementar essas rotinas imprescindíveis para o seu negócio é hora de chamar um time experiente e com prática na implementação dessa estrutura e método. Conte com o nosso time MF, a nossa experiência e expertise possibilita a implementação desse trabalho com resultados comprovados, tanto de tempo quanto de melhoria de performance.

Se quiser saber como basta acessar o MEU GESTOR, onde explicamos nosso modelo de solução ou entrar em algum estudo de caso das empresa que atuamos 🙂

 

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