Economizar: 5 dicas para reduzir custos na sua empresa

Para muitas pessoas redução de custos está diretamente ligado a não gastar dinheiro ou gastar o mínimo possível. Será mesmo que esse é um pensamento  saudável para o seu negócio?

Como bons brasileiros que somos, planejar a longo prazo é uma dificuldade enorme, não é mesmo?! Mas pode ficar tranquilo, nós da MF não desistiremos fácil assim de você, meu amigo empreendedor!

Por isso, preparamos um material cheio de dicas de como manter o seu capital de giro sob controle sabendo o melhor momento de investir e o melhor momento de poupar.

Ao final desse artigo você estará pronto para:

• Classificar seus custo
• Identificar a origem de cada gasto
• Avaliar o histórico de gastos
• Planejar a redução de custos
• Utilizar estrategicamente a sua contabilidade

Vamos lá?

Antes de mais nada, é preciso entender que toda empresa precisa manter um nível de eficiência mínimo e que isso requer gastos. Por isso, na hora de avaliar os custos é preciso entender de que forma estão relacionados com o resultado e como são gerados.
Algumas dicas de como reduzir seus custos de forma segura:

Classifique seus custos

Acredite se quiser: nem todas as empresas realizam um controle efetivo dos gastos que possuem! E vale ressaltar: ter controle não significa somente pagar as contas em dia. Ter controle é conhecer que tipos de gasto a empresa faz para entender como eles são gerados e como podem ser controlados.

Mas por onde começar?

A melhor forma é classificar seus gastos através de um Plano de Contas, onde separamos o que compõe os custos e o que compõe as despesas. Esta classificação tem como objetivo auxiliar a gestão e não precisam necessariamente seguir um critério fiscal.

A grosso modo, são classificados como custos aqueles gastos diretamente ligados ao produto do negócio, como produção na indústria, compra de estoque no comércio ou execução do serviço contratado. Os demais gastos são classificados como despesas e incluem os valores ligados à estrutura onde o negócio funciona: gastos com aluguel, água, luz, contabilidade, dentre outros.

Identifique a origem de cada gasto

A classificação básica no plano de contas deve ser feita de acordo com o comportamento dos gastos e sua origem: é preciso identificar se um gasto específico se mantém todos os meses ou varia de acordo com o volume de vendas. É importante conhecer o que gera os gastos para se definir de forma assertiva quais suas opções de controle e redução.

Caso um gasto varie conforme o volume produzido, qualquer medida que foque no valor total daquele gasto pode atuar contra o resultado. Nestes casos, é preciso avaliar o custo unitário, ou seja, o valor gasto com cada unidade de produto ou serviço faturado, e identificar formas de se reduzir este valor.

Avalie o histórico

A análise de qualquer gasto dentro da empresa precisa passar pelos valores históricos de cada conta. O valor atual é resultado de uma série de decisões tomadas ao longo do tempo, concorda? Fornecedores, modelos de contratos, tipos de materiais, processos internos. Dessa forma, caso o valor atual apresente um crescimento indesejado com relação ao passado, é preciso rever a decisão que deu origem àquele gasto.

E a melhor maneira de analisar os gastos fixos é com relação ao histórico. Uma evolução desses gastos pode ser considerada natural caso corresponda à variação da inflação no período. Apesar de natural, não significa que precisa ser aceita sem críticas, certo?

O gasto com aluguel, por exemplo. Já parou para pensar que sempre é possível negociar com o proprietário do imóvel ou mesmo reavaliar a localização em alguns casos? Em se tratando dos custos, a análise precisa passar necessariamente pelo preço unitário de cada item e pelo volume consumido. Para entender melhor sobre custos da produção, recomento a leitura desse texto.

Vamos a um exemplo prático:

Imagine que sua empresa adquiriu uma matéria prima X que custa R$ 10,00 a tonelada. O custo total desta matéria prima no resultado final será:

Volume Consumido (em toneladas) x Preço de Compra (R$)

Há duas formas de se conduzir a análise nestes casos: uma pelo valor total e outra pelo valor unitário (R$10):

• Custo TOTAL: caso esteja elevado é preciso identificar se há um consumo de matéria prima acima do necessário e adotar medidas para reduzir este consumo.
• VALOR UNITÁRIO: é necessário uma comparação com o histórico, e, então, revisar os preços de compra da matéria prima, negociando com o fornecedor atual ou encontrando novos fornecedores.

De uma forma ou de outra, principalmente no caso dos custos, é fundamental parametrizar os valores observados pelo fato gerador do gasto. Cada gasto possui um fato gerador, que pode ser o volume (tonelada) consumido na produção, kWh consumido de energia, quantidade de horas dedicadas a uma tarefa, dentre outros.

Planeje a redução de custos

Com base nas análise realizadas, defina uma meta para cada gasto. Esta meta pode ser baseada em uma análise histórica ou frente a um benchmark observado no mercado. A análise de lacuna é um importante instrumento para se definir uma meta de forma justa e desafiadora. Se tiver alguma dúvida sobre como fazer a análise, conte com a ajuda (gratuita) de um consultor, aqui.

Ela proporciona a exata diferença entre o patamar atual do gasto e o melhor patamar desejável. Para se definir o valor da meta, proponha valores que estejam entre o patamar atual e o melhor patamar, de forma a capturar parte da lacuna existente.

Cada novo patamar proposto para os gastos analisados requer um conjunto de ações para alcançá-lo. Estas ações devem ser executadas pela equipe diretamente envolvida no gasto e, de preferência, dentro de um prazo satisfatório, sob risco de a meta de gasto não ser alcançada.

Agora você deve estruturar um plano de ação robusto o bastante para alcançar as metas de redução que foram definidas. Para isso recomendo que utilize uma ferramenta que utilizamos muito aqui na MF, o 4W1H (O que?, Quem?, Quando?, Onde?, Como?). Nesse texto te mostro uma aplicação prática desse plano.

O objetivo dessa ferramenta é organizar as informações do plano de ação da melhor maneira possível para facilitar a gestão dessas ações e também para que não falte nenhuma informação imprescindível para a execução da ação como planejado.

Após definidas as ações é importante fazer uma gestão efetiva das mesmas para conseguir com sucesso a redução dos custos. E porque isso é tão importante? Como diz o professor Vicente Falconi “O que bate meta é ação!”, então se as ações não forem executadas as metas não serão batidas!

Dica premium!

Para fazer cortes e reduções significantes com ganhos reais você precisa priorizar. Não adianta cortar o papel do banheiro pagando a um fornecedor por um insumo 50% a mais do que o mercado exerce, só porque você compra com ele há tempos!

Os cortes devem ser priorizados. Defina o corte na maiores contas, aquelas que geram o maior impacto no seu resultado assim seu ganhos serão reais. Você consegue estruturar isso com uma simples análise de Pareto: 80% dos gastos de sua empresa estarão concentrados em 20% das contas. Em outras palavras, é preciso identificar aqueles gastos que representam 80% do valor total.

No caso abaixo, vemos que de nada adianta cortar cafézinho, papel, ou funcionários (despesas administrativas) quando os lugares de maior gasto, aqueles que vão influenciar no resultado são despesas tributárias e matéria prima.

Use sua contabilidade

Em muitas empresas o papel da contabilidade se restringe apenas ao cálculo de impostos que precisam ser pagos, quando poderiam ser utilizadas análises mais técnicas destes profissionais. É fundamental que os resultados consolidados pela contabilidade sejam avaliados em periodicidade mensal, no mínimo.

Não é preciso que o empreendedor seja um expert em contabilidade: basta que ele entenda a estrutura de um demonstrativo de resultados (DRE) e será capaz de identificar exatamente os tipos de ações necessárias para se alcançar os resultados planejados.

Somente o contato frequente com este profissional pode contribuir para que o empreendedor conheça de fato a lucratividade de sua empresa e como os resultados atuais estão afetando seu patrimônio. OK?

Dica Extra!

Em alguns casos, é possível adotar a técnica do Orçamento Base Zero, que institucionaliza uma forma radical de definição de metas de gastos como se a empresa estivesse em seu primeiro ano de funcionamento e com base em estimativas bastante restritivas de gastos.

Grandes nomes da gestão mundial, como Jack Welch, costumam criticar métodos deste tipo, argumentando que é mais produtivo e mais vantajoso definir metas de crescimento de longo prazo atreladas a cada conta de gasto da empresa.

Isto incentivaria as equipes envolvidas a desenvolver novos produtos, novos negócios e a gerar mais lucratividade.

Essas foram algumas dicas de como planejar e melhorar o fluxo de caixa da sua empresa. Se você tiver esse problema no seu negócio, recomendo a leitura desse texto, escrito por um dos nossos consultores. Nele, te damos dicas de como estruturar o seu fluxo de caixa, controlar suas contas e o que precisa ser feito para melhorar o quanto sobra no seu negócio.

Se precisar de uma ajudinha em como entender seus gastos e estruturar melhor seu giro de capital, se apoie em nossos ombros, chame uma consultoria com experiência nesse tipo de trabalho!
A MF está pronta para ajudar a sua empresa a crescer de forma inteligente e rápida, com um investimento que você não vai acreditar :)

Até mais..

 

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