Um questionamento sempre presente no dia a dia do empreendedor está relacionado ao impacto que os custos operacionais têm sobre seu resultado.

“Meus custos estão muito altos! Como posso reduzi-los?” Se não conseguir reduzir os custos de produção, essa crise derruba meu resultado! Mas onde devo agir? Quais são os meus custos?”

Estas são queixas que discutimos com nossos clientes e que refletem uma realidade comum e difícil de ser atacada. Isso acontece com você e sua empresa?

Continue a leitura desse texto que te conto como reduzir seus custos operacionais e acabar de vez com essa dor de cabeça!

Entendendo os seus custos operacionais

Em toda empresa há gastos fixos, que se repetem mensalmente, e gastos variáveis, que normalmente variam juntamente com o volume de produção, vendas e outras atividades operacionais da empresa.

O primeiro passo para enfrentar o desafio de reduzir o custo operacional é conhecê-lo no maior nível de detalhe possível. Para isso, aqui vai uma série de dicas que te ajudarão a lidar com esse fantasma:

Conheça seus principais custos 

Identifique quais são seus gastos fixos e quais são os variáveis.  Sua contabilidade é um grande aliado que pode te auxiliar nesta investigação, utilize disso! 

Sabemos que em todo negócio há custos predominantes, que respondem pela maior parte do custo total. Após a classificação em custo fixo ou variável, utilize técnicas de análise mais direcionadas, que permitam identificar estes custos predominantes e então, defina ações objetivas tanto para os gastos fixos quanto para os variáveis.

Como uma empresa tem recursos limitados, tanto financeiros, quanto de tempo e de equipe, técnicas como a Análise de Pareto permitem, através da análise do impacto no resultado final, identificar quais são os elementos que mais contribuem para aumentar os gastos. 

O objetivo desta análise inicial é identificar estes elementos e priorizar sobre eles a análise e a implantação do controle de custos. O sucesso dessa identificação garante que você estará agindo sobre os aspectos que produzirão mais impacto no resultado.

Analise os custos operacionais

Uma vez classificados como fixos ou variáveis, é preciso entender a origem de cada gasto. Neste sentido, é sempre possível estruturar a análise em torno de dois aspectos: preço e volume.

Para simplificar o entendimento deste ponto, pense o seguinte: o valor total a ser gasto com uma matéria prima é resultado da multiplicação do seu preço unitário pelo volume adquirido desta matéria prima:

Valor Total MP = Preço Unitário x Volume

Esta estrutura de cálculo pode ser aplicada a todo e qualquer elemento de custo do seu negócio. Mesmo para os gastos fixos é possível identificar tanto o preço quanto o volume que farão parte do cálculo.

O aluguel, por exemplo, é resultado do valor acertado em contrato (preço mensal) multiplicado pela quantidade de meses em que será pago (volume).

Esta simples estrutura permite avançar nas análises no intuito de reduzir os custos operacionais.

Para os gastos fixos, como o aluguel, a única forma de reduzir o valor total gasto em determinado período é a negociação do preço acertado em contrato. Já para os gastos variáveis, além da negociação em torno do preço, é possível identificar possibilidades de redução do volume consumido de cada elemento, principalmente aqueles ligados diretamente à operação do negócio.

Negocie com os Fornecedores

Assim como a negociação do preço do aluguel contribui para controlar o gasto realizado nesta conta, a negociação com os demais fornecedores também deve ser conduzida com o objetivo de alcançar o custo necessário para seu resultado.

Quanto mais conhecimento houver sobre o que compõe e o que afeta seus custos, mais efetiva será a negociação com os fornecedores. Alguns aspectos auxiliam a negociação com fornecedores de forma eficaz.

O primeiro e mais importante é o conhecimento técnico sobre a matéria prima e outros materiais que precisam ser adquiridos. A definição destes materiais no início do processo influenciará todo o custo ao longo da cadeia operacional.

Conhecer o peso, aspectos de qualidade, função e outros aspectos do material que será utilizado evita a aquisição de materiais com qualidade em excesso, o que aumenta o custo do produto, ou abaixo do necessário, o que pode reduzir a eficiência do processo.

A cotação dos materiais necessários em, pelo menos, 3 fornecedores, ajuda a identificar o melhor preço de compra e a otimizar a negociação com o fornecedor escolhido.

Caso seu negócio ainda não possua um processo de compra que inclua a cotação ou não existam muitos fornecedores na sua indústria, não se preocupe. Há outras formas de se obter boas negociações juntos aos fornecedores.

É importante, no entanto, definir controles que garantam que o valor gasto com materiais está dentro de limites aceitáveis. Para entender melhor quais controles se negócio precisa e como estabelece-los recomendo a leitura desse texto.

Outro aspecto importante é o planejamento: saber de antemão qual será o volume total a ser comprado de um determinado fornecedor contribui para melhorar a negociação. É possível, por exemplo, obter descontos na compra de um volume maior ou mesmo fixar um preço por um determinado período de tempo.

O conhecimento acerca do processo produtivo do seu fornecedor também pode te ajudar na negociação: assim como você, ele também enfrenta variabilidade no volume que vende ao mercado.

Conhecer este comportamento das vendas do seu fornecedor pode te ajudar a conseguir preços mais favoráveis em determinados períodos do ano. Já pensou nisso? Quanto maior for a qualidade do planejamento da sua produção, melhor será sua interação com o fornecedor.

Este planejamento permite que você programe as compras, dando ao fornecedor a possibilidade de se planejar melhor, o que pode ser revertido em preços melhores.

Estabeleça padrões no controle do custo

Um grande aliado para analisar o volume de cada elemento consumido na operação é o Padrão, ou melhor, o Procedimento Operacional Padrão.

Toda e qualquer etapa de um processo operacional, seja a produção de um bem ou a prestação de um serviço, prevê que cada unidade gerada de produto deve consumir um determinado volume de matéria prima, luz, água, dentre outros insumos.

A produção de 1 litro de café, por exemplo, prevê a utilização de X gramas de pó de café e Y ml de água quente. Qual o volume previsto em cada etapa do seu processo? Este volume tem sido alcançado na prática?

 

 

A comparação do volume de insumos consumido no seu processo com o volume previsto no Padrão permite identificar qualquer divergência no consumo, durante o processo operacional.

Uma análise histórica destes dados permite identificar como o consumo varia ao longo do tempo: espera-se que, para produzir 1 litro de café, sempre sejam utilizados X gramas de pó e Y ml de água, por exemplo. Mas qual tem sido o consumo real?

Qualquer variação neste consumo contribui para aumentar os custos operacionais e deve ser controlada no processo, com o objetivo de assegurar o mesmo consumo em qualquer tempo, resultando no mesmo custo a qualquer tempo.

Caso sua empresa não possua os Padrões necessários ao processo operacional, não se preocupe. Sua implantação não é complicada e é sempre possível obter ajuda com uma consultoria especializada em gestão. Da mesma forma, caso sua empresa possua os padrões, mas verifica grande variabilidade, uma consultoria em gestão pode te auxiliar a identificar o motivo desta variabilidade e também a atualizar os Padrões existentes.

Controle sua produtividade

Todo processo possui uma capacidade prevista, chamada de Capacidade Nominal, ligada à estrutura instalada. Isto quer dizer que, teoricamente, uma planta de fabricação tem uma meta de produção desde o dia em que foi instalada.

No entanto, aspectos como a velocidade de produção, a eficiência da equipe, a qualidade da matéria prima, a estabilidade na forma como o equipamento é utilizado e mantido, dentre outros aspectos, contribuem para gerar variabilidade na produção.

A combinação destes aspectos em uma empresa resulta na produtividade do processo operacional. Nem sempre é objetivo da produção alcançar a capacidade total instalada, mas é preciso saber que, nestes casos, os custos operacionais estarão acima do esperado.

Em situações como esta, pode ter ocorrido um investimento excessivo em capacidade de produção: a capacidade instalada supera a demanda do mercado.

É preciso tomar uma iniciativa, que pode ser o aumento das vendas, para fazer frente à capacidade instalada, ou a redução da capacidade instalada através da venda de alguns ativos de produção. Supondo que a capacidade instalada seja adequada à demanda do mercado, qual o volume de produção que precisa ser alcançado?

Este volume de produção requer quantas horas de funcionamento dos equipamentos? Quantas pessoas precisam ser envolvidas no processo produtivo?

Qualquer redução no volume de horas de funcionamento efetivo das máquinas e aumento da quantidade de pessoas envolvidas contribuem para aumentar os custos operacionais e sugerem que a produtividade está abaixo do esperado.

Neste contexto, é preciso verificar se há problemas ligados ao treinamento do pessoal, tanto no que se refere ao manuseio dos equipamentos, quanto na velocidade de trabalho, ou problemas ligados à qualidade da matéria prima utilizada.

Mesmo aspectos ligados a etapas anteriores à operação, como compras, logística de entrega, controle de estoque, podem contribuir para reduzir a produtividade e precisam ser identificados. Tudo isto como foco na identificação do que contribui para reduzir a eficiência do processo como um todo, aumentando os custos operacionais.

Inove sempre que possível 

Quando todas as alternativas de análise já foram feitas e todas as possibilidades de mudança foram implantadas, ainda assim é possível identificar formas de reduzir os custos operacionais, desde que sejam realizadas inovações no processo operacional.

A inovação nem sempre requer a modificação da tecnologia instalada e pode significar a adoção de práticas distintas na condução do processo.

 

Simples modificações podem contribuir de forma determinante para o resultado do processo. Os shopping centers, por exemplo, adotam uma prática simples, mas eficaz, na redução de um de seus maiores custos: o de energia elétrica.

O valor gasto no funcionamento de ar-condicionado dos shoppings está diretamente ligado ao preço do kWh da energia que consomem. Como forma de reduzir este gasto, os shoppings passaram a utilizar a energia do período noturno, mais barata, para fabricar barras de gelo que substituem a água refrigerada utilizada pelo sistema durante o dia. Isto contribuiu para reduzir seus custos operacionais sem gastos elevados em estrutura. Legal, não é?!

A identificação de possibilidades de inovar no processo requer uma discussão de todos os envolvidos em diferentes etapas do processo, para que possam contribuir com todo o seu conhecimento a respeito do assunto e com ideias  que podem significar insights positivos para a mudança do processo.

Adicionalmente, a contratação de especialistas em diversas áreas técnicas e de gestão, bem como o estudo de práticas de empresas concorrentes ou de outros mercados, pode contribuir para gerar novos conhecimentos e inovação para o processo existente.

Defina uma meta para os custos operacionais

O resultado de todo esforço deve ser refletido no resultado do negócio, tanto para a equipe quanto para o empreendedor.

Qual o resultado esperado? Nenhum trabalho ligado a resultado pode ser iniciado sem uma meta.

É ela que nos dirá até que ponto devemos chegar em um controle de custo, por exemplo, para assegurar o resultado planejado para o negócio como um todo.

É preciso se perguntar: qual o resultado que espero para meu negócio e qual deve ser o custo limite para que este resultado seja alcançado?

A resposta para estes questionamentos servirão de balizador para todo o esforço realizado junto aos fornecedores (nas negociações), junto à operação (no controle do processo operacional) e junto à equipe (através da motivação e do engajamento).

Uma coisa é certa: ninguém gosta de resultados ruins. Portanto, todos devem participar de um esforço para obter melhores resultados em custo! Em todas as iniciativas, é preciso ter foco, pois não há tempo a ser perdido em iniciativas de pequeno impacto. 

Como você pode perceber, as variáveis que afetam os custos operacionais são muitas.

E, por mais que existam boas práticas, não existe fórmula mágica para reduzir os custos de uma vez por todas e se esquecer disso.

Muito pelo contrário, se conectar com sua produção vai muito além de uma troca de fornecedores, por exemplo.

Existem controles, métricas e metas, relação com outras empresas, funcionários e processos.

Se você quiser saber muito mais sobre como isso é possível, e tudo sobre a relação entre processos operacionais e decisões estratégicas de gestão do negócio é só ler esse texto do nosso blog! 🙂

 

Comentários

comentários