O guia definitivo de gestão para pequenas empresas

O desafio de um empreendedor vai muito além de ter uma boa ideia, conseguir mobilizar recursos para viabilizá-la e lançar um produto ou serviço no mercado. Essas são missões nobres, mas que não se sustentam sem uma boa gestão para pequenas empresas.

Quem é dono de um negócio, precisa assumir um novo papel na vida: o de gestor. Então, é preciso aprender sobre planejamento financeiro, gestão de pessoas, logística, legislação, processos, ferramentas gerenciais, liderança e inovação.

Parece a descrição de um super-homem? Pois bem, quem se aventura pelo mundo do empreendedorismo precisa, sim, vestir uma capa e aprender a lidar com problemas que exigem soluções rápidas e assertivas.

Embora seja uma tarefa árdua, é possível contar com o apoio de alguns mecanismos, como metodologias de gestão já consolidadas, sistemas de integração e análise de dados, boas práticas de mercado e empresas com profundo conhecimento em gestão empresarial. Com isso, haverá uma transição do empreendedor operacional para o gestor estratégico — e essa mudança só tem frutos positivos para oferecer.

Neste post, algumas dicas serão apresentadas sobre como começar uma boa governança de pequenos negócios. Siga a leitura e perceba o quanto o sucesso de um negócio depende da predisposição e capacitação de seu gestor e também da união de dispositivos eficientes de gestão. Vamos lá?

1. Arrumando a casa

Quando se deseja começar um negócio ou repaginar o modelo de condução de atividades já em andamento, uma angústia costuma dominar o empreendedor. Isso acontece porque ele se dá conta de que precisa pensar em muita coisa ao mesmo tempo, desde a estruturação do negócio até sua operacionalização.

Então, partes de um filme começam a passar diante dos olhos daquele que têm em mente ótimos insights e as melhores intenções, porém o quebra-cabeça não é montado e parece não haver uma sequência lógica que transforme tantas ideias em algo tangível e produtivo.

Um dos elementos mais importantes nesse contexto, aplicado em todas as empresas que já encontraram seu rumo e conseguem alcançar excelentes níveis de eficiência e retorno dos investimentos, é o planejamento estratégico. Aprenda mais sobre essa poderosa ferramenta a seguir!

2. O poder do planejamento estratégico

Aquela sensação de não saber aonde se quer chegar acaba quando um planejamento robusto orienta a trajetória de um negócio. E esse é o papel do planejamento estratégico que, na prática, traça um roteiro que alinha ações à missão e à razão de ser da empresa. Assim, esse documento tem impactos em toda a organização, fornecendo uma orientação estratégica para todas as áreas estruturais do negócio.

Para facilitar a consolidação de informações de tamanha relevância para o negócio, alguns procedimentos podem ser seguidos. Acompanhe!

A hora certa para planejar

Quando uma empresa está nascendo, será a hora de planejar sua existência. Mas quando ela já está em operação, sempre será tempo de rever conceitos e modelos.

Por isso, se o gestor perceber que ainda não chegou onde deseja, ele estará em uma boa hora para realizar um planejamento de ações.

Não importa em que ponto do caminho se está. O que importa é ter clareza de onde se deseja chegar. O como não será problema, já que o planejamento empresarial guiará os passos de todos os envolvidos no negócio para que ele atinja seus objetivos.

O começo de tudo

A definição da estratégia do negócio deve começar pela verbalização de seus propósitos. É comum ouvirmos que um negócio está sendo criado para atender bem o cliente ou para fazer diferença na vida de determinado público-alvo.

Mas como isso acontecerá? É esse raciocínio que precisa ser aprimorado para se chegar a uma declaração do motivo pelo qual o negócio nasceu e pretende se manter no mercado. Dessa forma, estarão materializadas a missão e a visão de futuro da empresa.

O entendimento do negócio

Começar um planejamento estratégico não é tão difícil. O primeiro passo é conhecer a fundo o negócio e isso pode ser feito elencando-se os pontos fortes e as fraquezas do negócio. Essa avaliação é importante porque permitirá perceber onde intervenções serão bem-vindas para resolver dificuldades ou ampliar o potencial de ganhos.

Também devem ser analisadas as ameaças que a empresa enfrenta ou poderá enfrentar para enriquecer esse diagnóstico. Também é relevante conhecer as oportunidades que o ambiente externo poderá oferecer.

Defina papeis e responsáveis

Um negócio tem regras para funcionar bem, e certamente alguém será responsável por criar essas regras, por executá-las e por conferir se elas estão sendo cumpridas.

É indispensável que as atribuições e funções de cada área e de cada cargo sejam formalizadas, para que hierarquias, alçadas e responsabilidades sejam obedecidas e possam ser cobradas.

Esse tipo de organização pode ter um tom burocrático, mas a estruturação de um negócio exige o mínimo de padrão e de referência sobre o que deve, o que pode e o que precisa ser feito.

Domine seu cliente

Definir o que deve ser feito e como deve ser feito só pode ocorrer de maneira acertada se os públicos de interesse do negócio forem bem definidos. Produtos e serviços são desenhados para atender a necessidades e expectativas do cliente, então o conhecimento dessa persona que motiva a existência de um negócio é vital.

Informações relevantes para montar o perfil do cliente ideal podem ser conseguidas em estatísticas de compras, de relacionamento, de manifestações em redes sociais. Vale a pena explorar tudo o que estiver à mão para compreender comportamentos e padrões de consumo.

O registro das análises

Não adianta mentalizar respostas para as questões apresentadas por um roteiro de elaboração de planejamento estratégico. É fundamental registrar todas as percepções, porque essa será a base para o documento de formalização da estratégia do negócio.

Isso pode ser feito em forma de relatório, de um quadro, de fichas, de planilha ou de esquemas gráficos. A forma não importa tanto, desde que a informação não se perca.

O engajamento dos colaboradores

Quem materializa um negócio são as pessoas que realizam atividades diárias que resultam na entrega de algum valor para o cliente. Por isso, elas não podem ficar de fora de ações de revisão da estratégia e precisam ser envolvidas em todas as etapas do planejamento empresarial.

Para aproveitar as contribuições dos funcionários, podem ser criados questionários, reuniões em pequenos grupos e entrevistas. O importante é aproveitar a colaboração daqueles que contribuem com sua parte na construção do sucesso do negócio.

O lugar das ações

Planejar, planejar e… Realizar! Esse deve ser o objetivo de todo planejamento estratégico!

É preciso entender que a documentação de tudo o que foi apresentado até aqui não tem fim em si mesma. Ela precisa sair do papel e ganhar vida nos corredores da empresa, nos processos, no papel de cada pessoa envolvida.

Isso deverá estar descrito em planos de ação, que são uma extensão prática da estratégia. Esses planos deverão conter ações, responsáveis, prazos e formas de se medir os resultados alcançados. Aliás, sobre esse último ponto, teremos um item específico neste artigo. Continue conosco!

O método ideal

Não existe receita de bolo para o desenvolvimento de um planejamento estratégico. O que existem são diversas metodologias, que devem ser escolhidas de acordo com o perfil de cada negócio.

O importante é eleger aquela (ou combinar várias) que possa trazer as respostas que se precisa para traçar os rumos do negócio, buscando um presente próspero e um futuro de segurança e boas perspectivas.

Um método bastante difundido e muito aderente com a realidade de pequenos e médios negócios é o Canvas. Conheça a simplicidade desse modelo no próximo tópico!

3. O Canvas pode transformar a gestão de um negócio

O Canvas é uma metodologia simples e intuitiva, que apresenta variações para atender a necessidades distintas, tais como a estruturação ou revisão de um modelo de negócio e também a condução de projetos prioritários.

Em sua primeira e mais clássica aplicação, o Canvas norteia gestores para que tenham clareza sobre questões estratégicas do negócio. Para isso, nove quadrantes de questões-chave devem ser respondidos, veja:

1. Proposta de valor: como o negócio ajuda seu cliente?
2. Segmento de clientes: quem o negócio ajuda?
3. Canais: como o cliente conhece o negócio e como ele terá acesso ao o produto/serviço?
4. Relacionamento com clientes: como o negócio interage com o cliente?
5. Atividade-chave: o que o negócio faz?
6. Recursos principais: quem é o negócio e o que ele tem?
7. Parcerias principais: quem ajuda o negócio?
8. Receitas e benefícios: o que o negócio ganha?
9. Estrutura de custos: o que o negócio dá ou paga?

Já o PM Canvas, voltado para a gestão de projetos importantes na empresa, é estruturado a partir de treze abordagens:

1. Justificativas: por que o projeto deve ser executado?
2. Objetivo: para que o projeto servirá?
3. Produto: o que o projeto entregará?
4. Benefícios: o que o projeto trará de vantagens?
5. Requisitos: o que o projeto precisa para se concretizar?
6. Stakeholders ou envolvidos: de quem esse projeto depende para funcionar bem?
7. Equipe: quem serão os responsáveis por cada ação que precisa ser desenvolvida?
8. Grupo de entregas: o que será entregue ao cliente ao longo do projeto, mesmo que em entregas parciais?
9. Premissas: o que não pode faltar, senão o projeto para?
10. Riscos: quais os problemas poderão acontecer se o projeto não entregar o que promete?
11. Restrições: quais as condições existentes para funcionamento do projeto?
12. Linha do tempo: qual cronograma será estipulado para o projeto?
13. Custos: quanto custará o projeto?

Em ambos os métodos, não importa exatamente o formato a ser utilizado. Mas sugere-se que seja montado um painel — na parede ou no computador — com respostas claras para as questões levantadas.

Essa consolidação é útil para instrumentar gestores e colaboradores com elementos que se mostram questão de sobrevivência para o negócio. Dali podem derivar políticas e planejamentos de alto valor agregado.

4. Desenvolvendo processos

Uma das formas mais consolidadas de gestão empresarial é a baseada em processos. Isso significa que os processos serão a base para alcançar os objetivos organizacionais.

A partir dessa premissa, todos os esforços devem se voltar para que sejam desenhados processos eficientes e de qualidade, além de ágeis e flexíveis.

Dentre as vantagens de uma gestão focada em processos estão:

• padronização de fluxos de trabalho, com sequenciamento lógico de atividades e consequente ganho de escala;
• identificação de gargalos e sombreamentos para proposição de melhorias;
• racionalização de processos, eliminando etapas desnecessárias ou repetidas;
• redução de falhas;
• aumento dos níveis de qualidade;
• minimização das passagens de mão para dar mais fluidez ao processo e reduzir o tempo de espera do ciente;
• identificação de riscos;
• implantação de níveis de acordo de serviço, para que cada colaborador ou área cumpra patamares esperados de prazo e de qualidade;
• melhores condições de capacitação e de engajamento dos funcionários, que passam a visualizar sua participação dentro de um todo;
• boas condições para o estabelecimento de metas;
• comunicação mais transparente e ágil;
• definição clara de papeis e responsabilidades de cada integrante da cadeia produtiva;
• maior satisfação do cliente;
• maior segurança no trabalho, com a implementação de rotinas e cuidados padronizados;
• aumento da produtividade, com priorização de atividades ou projetos relevantes;
• melhores condições para avaliação do desempenho das equipes e da empresa de forma geral.

A consequência desses benefícios da gestão baseada em otimização de processos é a melhor possível: maiores índices de lucratividade e maiores chances de crescimento no mercado.

5. Mensurando os resultados

O desempenho de um negócio precisa ser medido porque é esse termômetro que indicará a necessidade de novas ações ou de novos “remédios” para que a temperatura esteja sempre na medida tida como saudável.

Isso se dá por meio de indicadores de performance, que acompanham o andamento de ações e mensuram seus resultados. Essas métricas podem ter o foco operacional ou gerencial, sendo que o ideal é conjugar ambas para que se tenha uma visão mais abrangente sobre a quantas anda o negócio.

É imprescindível que os indicadores estabelecidos sejam quantificáveis. Além disso, a medição deve ocorrer periodicamente e deve ser de conhecimento de todos da organização, já que é fundamental a consciência de que o resultado global depende da participação de cada um.

As vantagens de se medir os resultados de um negócio são:

• mensuração do desempenho de processos;
• visualização de metas propostas e alcançadas em estatísticas e gráficos;
• mais eficiência para os processos;
• mais rapidez e melhor compreensão do que precisa ser melhorado;
• relatórios gerenciais com indicadores permitem uma tomada de decisão baseada em informações confiáveis.

Dentre os indicadores de performance mais utilizados estão:

Indicadores de capacidade

Assemelham-se aos de produtividade, mas se atêm a quantificar o total de produção possível em determinado período.

Um exemplo é o cálculo de quantos itens a empresa é capaz de montar em 24 horas, em um determinado setor da linha de produção.

Indicadores de qualidade

Propiciam a visualização de inconformidades presentes durante a execução dos processos, como falhas ou desvios do padrão formalizado.

Para essa medição costumam ser usadas estatísticas de avarias em produtos ou de reclamações de clientes sobre serviços prestados.

Indicadores de vendas

Essa métrica conjuga volume de vendas e quantidade de negociações realizadas em dado período. O objetivo é medir a eficácia das abordagens, sendo consideradas como produtivas aquelas que culminaram em negócios concretizados.

Essa mensuração é útil também para o planejamento de futuras ações de capacitação, a partir de erros e acertos de experiências de vendas anteriores.

Indicadores de custos

No atual discurso de eficiência operacional, a ordem é fazer mais com menos. E isso pode ser medido por meio de métricas sobre as despesas necessárias para manter o negócio em pé.

Das respostas encontradas, poderão decorrer propostas de racionalização de custos, com insumos básicos como água e energia, ou até com contratação de pessoal, por exemplo.

Indicadores de eficácia e de eficiência

Medir a eficácia é focar na relação entre resultados pretendidos e alcançados, sempre buscando a melhor maneira para chegar ao desejado.

Já a eficiência mede se os resultados obtidos estão proporcionais aos recursos aplicados para a realização das ações. Quanto menor o emprego de recursos, melhor.

Indicadores de faturamento

Esse é uma das principais medidas para se ter noção da solidez de uma empresa e sua base é o valor total arrecadado por meio de vendas de produtos e serviços em um período.

Ele permite avaliar aceitação de produtos e serviços e necessidade de estratégias de redesenho, reforço em campanhas de marketing, foco em determinados produtos e até abandono de produção de outros.

Indicadores de lucratividade

É o resultado final do que sobra depois de bancadas todas as necessidades de manutenção do negócio e depois de pagos todos os compromissos assumidos.

Esse indicador contribui na definição de estratégias para aumento de produtividade, pautada em níveis cada vez superiores de rentabilidade.

Indicadores de satisfação do cliente

Essa medida coloca o cliente no centro do negócio. Garantir sua satisfação é condição indispensável para a perenidade do negócio e para o alcance de lucros cada vez maiores.

O valor de uma empresa pode ser medido pela diferença que ele faz para seus clientes e isso reflete em sua rentabilidade, na sua imagem e no seu posicionamento no mercado.

Indicadores de competitividade

Esse indicador mede a relação entre a empresa e sua concorrência.

Isso pode se dar por meio de análise da fatia de mercado abocanhada pela empresa em relação à fatia dominada pelos concorrentes, considerando-se os mesmos produtos e o mesmo público-alvo.

6. Contando com a ajuda da consultoria de gestão

O peso da capa de super-herói que um empreendedor carrega pode (e deve) ser dividido com quem entende de assuntos que são desafiadores para o gestor de um pequeno negócio.

Lançar mão de recursos como contratação de consultoria especializada é uma boa decisão, porque representa que tempo e dinheiro serão poupados. Embora a noção de custo pareça ser preocupante, o fato é que o valor pago por respostas que transformarão positivamente o negócio é pequeno.

Caro é dispender esforços e não enxergar resultados, empenhar economias e horas que poderiam ser dedicadas à família para não computar o lucro almejado.

Por isso é muito compensador contar com o conhecimento e a experiência de quem se estabeleceu no mercado auxiliando negócios de todos os setores a se erguerem — por vezes se reerguerem —, e se manterem vivos em um cenário altamente competitivo.

Uma consultoria de gestão é capaz de estruturar modelos de governança completos, desde a definição de diretrizes básicas, até a revisitação dos valores empresariais e a proposição de ações efetivas para uma mudança de cultura organizacional para que o foco passe a ser em resultados.

Além disso, essas empresas têm prática em melhorar processos, propor metodologias de análise de riscos, aplicar indicadores de desempenho e permitir a melhoria continua nas atividades operacionais e na gestão do negócio.

7. Gestão para pequenas empresas: o importante é dar o primeiro passo!

Algumas questões devem incomodar empreendedores continuamente, por serem salutares. Assim, indagações do tipo “como estamos”, “para onde vamos” e “como chegaremos lá” são saudáveis e devem nortear a atuação dos gestores.

Nessa perspectiva, o papel das lideranças é fundamental e deve partir delas a iniciativa de olhar para dentro, compreender a realidade do negócio e manter a visão de futuro como guia para as ações do cotidiano.

Nesse ponto, uma visão inovadora pode fazer toda diferença para aquilo que a empresa pretende se tornar no mercado. Um planejamento contribui sobremaneira para esse objetivo — a racionalização de processos também.

Todavia, a questão mais importante é apenas começar para que, daqui alguns poucos anos, seja possível olhar para trás e dizer: “ainda bem que demos aquele passo importante!”.

É assim que o mercado gira, é atitude que ele espera de um empreendedor. Então, mais do que sonhar, cabe ao responsável pela gestão de pequenas empresas ousar e agir, de forma consciente, organizada e profissional. E não há mal nenhum em aceitar que ele pode precisar de uma mãozinha para essa missão.

Para os gestores que desejam alcançar uma atuação diferenciada, contar com apoio de consultoria pode ser um excelente caminho. Internalizar boas ferramentas e bons métodos também. E para os que desejam potencializar os resultados em vendas, sugerimos a leitura do nosso e-book 4 passos para não perder mais nenhuma venda, que traz dicas quentes sobre como otimizar um planejamento de vendas!

 

Comentários

comentários