Guia prático para pequenas empresas alcançarem resultados incríveis em 2018 e nos próximos anos.

 

Bem, 2018 está aí.

Várias promessas, compromissos assumidos, definições e sonhos.
Mas, na prática, como tornar tudo isso realidade?

E é exatamente sobre como ter um ótimo 2018 na sua pequena empresa, que vamos tratar neste artigo.

Neste artigo vamos falar sobre:

• Controles imprescindíveis para uma pequena empresa em 2018;
• Como estruturar as suas metas para 2018;
• Dicas para o time entrar no jogo e buscar os resultados;
• Definição de planos robustos para o alcance das metas;
• Rotinas para garantir o alcance dos resultados;
• Bati as minhas metas, e agora?

Este artigo está recheado de informações importantes para o seu negócio e para o seu sucesso em 2018!

Quer começar o ano com o pé direito?

Não é só comer lentilha, pular três ondas ou guardar caroço de romã na carteira.

Tem que ter um método e uma estrutura de gestão para o negócio!

Vem comigo que 2018 não é só ano de Copa, mas é ano de bater as metas da sua empresa!

 

 

Controles Imprescindíveis para uma pequena empresa

 

Bem, para começar com tudo o primeiro passo é  saber a situação atual.

Digo isso me referindo aos dados e informações da empresa.

Neste quesito algumas pequenas empresas erram feio.

E esse é um dos pontos para dar qualquer passo rumo ao alcance de suas metas e melhores resultados.

É uma realidade tão forte que temos clientes que realizavam os seus controles por meio de cadernos e anotações, tendo que, além de anotar, voltar e somar item por item para alcançar os resultados financeiros, de vendas, estoques, entre outros.

Esse método já foi eficiente, mas hoje em dia não faz sentido.

E porque não?

Porque, além da facilidade de acesso a celular e notebooks com preços justos, temos sistemas super completos, simples de usar e com um preço dentro da realidade de qualquer pequeno empreendedor como Conta Azul, QuickBooks ZeroPaper, TagPlus, Gestão Click e alguns até gratuitos como o Marketup.

Outro ponto é que em geral o que fica anotado não converte completamente em informações para uma tomada de ação ou melhoria de resultados, já que as informações ficam dispersas em vários lugares e acabam não conversando entre si!

De nada adianta ter os dados anotados se não sabe analisá-los. Concorda?

Isso faz com que a tomada de decisão no negócio seja aleatória e pouco assertiva, ainda baseada no achismo.

E essa é só a ponta do iceberg.

Essas informações tem que conversar entre si para saber se o negócio é lucrativo, se o caixa é saudável hoje ou se vai estar em 30 ou 60 dias, para se definir melhores produtos e quais você não deve investir recursos.

Além de tudo, ainda serve como base de análise para a definição dos objetivos e metas para o seu negócio, fazendo com que você não fique andando em círculos e defina para onde quer ir e para onde quer levar a empresa!

Alguns empreendedores, sei que não é o seu caso, afirmam que estabelecer padrões burocratiza tudo na empresa.

Olha, existe sim a possibilidade de algumas tarefas ficarem um pouco mais burocráticas, como o preenchimento de planilhas e anotações de dados do processo.

Mas, cá entre nós, é melhor saber o que está acontecendo no negócio: se ele é lucrativo, se todo o tempo dedicado ao negócio realmente gera o resultado esperado, quais são as expectativas possíveis, etc.

Além disso, só é burocrático para quem não entende o real valor daquele procedimento.

Outros controles em outras áreas ou até mesmo no financeiro podem ser feitos através do Excel ou Google Sheets (esse ultimo online e gratuito).

O ideal é que exista um conhecimento médio da ferramenta, senão acaba virando anotação e não gera nenhum tipo de informação útil na tomada de decisão, concorda?

É preciso entender que as ferramentas são apenas um meio facilitador de levantamento das informações.

O que importa mesmo é o que você vai fazer com essa informação!

Isso sim é que faz a diferença no negócio.

Agora que você já sabe a importância e tem motivos de sobra, bora começar a medir e controlar as informações mais importantes para o seu negócio?

Se ainda tem alguma dúvida da importância dos dados no seu negócio confere esse outro artigo que explicamos as vantagens de se gerenciar um negócio baseado em dados e como isso pode melhorar os seus resultados. Dá uma olhada aqui.

Com isso partimos para o próximo passo.

Como estruturar as suas metas para 2018

 

Bem, falando de definição de metas, já postamos um artigo super legal a respeito, dá uma olhada aqui.

A melhor forma de se definir metas é ter uma referência que te mostre até onde você pode ir e qual é a sua capacidade atual no negócio em cada variável.

Esse é o ponto de partida.

Para levantar isso precisamos das informações do negócio e/ou de referências externas como concorrentes, mercado ou bibliografias técnicas.

Feito isso e – antes de realizar qualquer análise – um ponto importante é envolver o seu time.

É imprescindível que você envolva as pessoas do seu time que estão relacionadas com os resultados que está buscando!

Você vai entender melhor no próximo item, mas para sintetizar, se o seu time não sentir que a meta é deles ela fica sendo apenas sua. Isto quer dizer que só você vai correr atrás dela. Concorda?

Com essas informações em mãos, você precisa analisá-las para entender qual pode ser o tamanho da sua meta!

Utilizamos a análise de lacuna para isso, e nesse artigo você consegue aprender como utliza-lá.

Quando conseguir estruturar as metas para as principais alavancas de resultados que priorizou no seu negócio partimos para parte boa, ou seja, começamos a buscar o alcance dos resultados.

E, para que isso aconteça em toda a empresa e utilizando todo o seu capital intelectual é necessário que o seu time entre no jogo.

No próximo item vamos ver como.

Dicas para o time entrar no jogo e melhorar os resultados

 

Como falei anteriormente, é muito importante que o seu time esteja envolvido na busca pelos resultados e, um dos principais motivos é que, provavelmente, a maioria desses resultados tem influência e envolvimento direto ou indireto deles.

O outro fator é baseado em uma frase que gosto muito:

“Um negócio é do tamanho das pessoas que estão trabalhando nele!”

Ou seja, se quiser crescer o seu negócio o seu time precisa crescer junto.

Além disso, envolvendo o seu time desde o começo você gera mais engajamento, gera empatia pelo propósito do negócio e faz com que todos vistam a camisa do negócio e assumam os resultados como deles.

Isso é imprescindível no desenvolvimento de um negócio de forma sólida.

Falamos um pouco mais sobre isso neste artigo aqui.

Para que isso aconteça de forma mais eficiente é importante que você envolva o seu time desde o começo da análise das informações e definição das metas!

É IMPRESCINDÍVEL que as pessoas que estão envolvidas com os resultados, consequentemente, responsáveis por essas metas participem dessa tomada de decisão.

Agindo dessa forma você torna esses colaboradores donos desses resultados. Eles vão se sentir parte da empresa e do crescimento dela.

Além de envolvê-los nessa tomada de decisão, eles também devem se tornar responsáveis por desenvolverem as ações para alcance das metas.

Isso junto com você ou sozinhos, dependendo do nível de conhecimento no método (vou falar mais no próximo tópico).

Esse envolvimento é super importante, pois esse time que atua na frente na operação tem um conhecimento da realidade do resultado que é único e super valioso para o desenvolvimento dessas ações.

Só com esse conhecimento você vai conseguir entender como as coisas acontecem de verdade na operação e transferi-lo para as ações que vão alcançar essas metas.

Esse formato de desenvolvimento de ação junto com o time aumenta em muito o percentual de chance das ações conseguirem alcançar os resultados desejados.

Agora que você já tem o seu time vestindo a camisa e dentro do jogo com você, é hora de desenvolver essas tais ações.

No nosso próximo tópico eu vou falar um pouco mais a respeito de como desenvolver planos de ação que tenham consistência e que te auxiliam a usar todas as informações que estão sendo geradas para poder alcançar as metas buscadas.

 

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Definição de planos robustos para o alcance das Metas em 2018

 

Agora, começamos no desenvolvimento das ações que vão fazer com que você e seu time alcancem todas as metas que foram definidas.

Como de costume todos os pontos são imprescindíveis.

Sem ações bem estruturadas e robustas para o alcance das metas essas metas não serão alcançadas. Não é mesmo?!

Utilizamos aqui aquela velha frase da internet que – dizem que – o Einstein disse:

“A definição de loucura é buscarmos resultados diferentes fazendo as mesmas ações”.

Então, se queremos melhores resultados para o nosso negócio devemos fazer ações diferentes do que já fazemos no dia a dia.

Quando uma estrutura de gestão já está definida dentro de uma empresa e estamos estruturando novas metas para alcançar novos patamares, as ações geralmente alteram os os procedimentos operacionais já implementados na empresa.

Isso ocorre pois os procedimentos operacionais padronizados, ou seja, a operação e como vamos desenvolver ações para mudança de patamar esses padrões – em sua maioria – se alteram.

Pensando na sua realidade, vamos colocar que seu negócio ainda não possui procedimentos operacionais.

Dessa forma, as primeiras ações realmente serão as responsáveis por alterar as rotinas do dia-a-dia na empresa, com o objetivo principal de alcance das novas metas.

Para estruturação de um plano de ação robusto utilizamos uma metodologia chamada PDCA.

Essa metodologia consiste em uma fase de planejamento, uma fase de execução, uma fase de acompanhamento e por último uma fase de tratamento de desvios e padronização de ações de sucesso.

Parece longa e difícil de implementar né?! Mas não é nada!

Essa estrutura com quatro partes possibilita com que possamos realizar todos os passos necessários para definição de um plano de ação robusto.

Uma das partes mais demoradas do PDCA é a parte de planejamento ou seja o P,  pois essa parte é onde realizamos todas as análises para definição e estruturação de um plano de ação.

Dividimos essa fase do PDCA em:

• Identificação do problema
• Análise do fenômeno
• Análise do processo
• Plano de ação

Assim, o resultado de toda a fase do que é o plano de ação em si é estruturado de acordo com todas as análises desenvolvidas por cada meta que foi definida para o negócio.

Nessa fase é imprescindível que o seu time envolvido na meta e que é responsável pelo resultado esteja envolvido no desenvolvimento dessas ações.

Sobre o desenvolvimento do PDCA escrevemos anteriormente um artigo muito completo onde referenciamos todo o desenvolvimento da metodologia e as ferramentas mais utilizadas no desenvolvimento da mesma, assim para entender como utilizar o PDCA acesse esse artigo aqui.

Acessando esse artigo você vai conhecer passo a passo como desenvolver o PDCA e ao final do P como ter um plano de ação bem estruturado e robusto para o alcance das suas metas.

É citado no artigo, mas não se esqueça que todo plano de ação deve conter um responsável, uma data prevista de início e fim.

Esse responsável é a pessoa que será cobrada pela execução dessa ação e, por isso, apenas um responsável deve ser definido por ação.

Se tivermos mais de um responsável por ação provavelmente não teremos de quem cobrar a execução da mesma, já que geralmente em caso de atraso uma pessoa culpa a outra pelo atraso.

E os responsáveis pelas ações devem estar envolvidos na definição das datas limite de início e fim de execução da mesma, para que, posteriormente, não levante a questão de que os prazos foram definidos sem o consentimento dos envolvidos.

No desenvolvimento das ações siga todos os passos do P.

Não pule nenhum passo em nenhuma análise, pois essa estrutura foi desenvolvido para possibilitar que uma ação seja estruturada de maneira robusta para se alcançar as metas buscadas.

Pulando partes do P do PDCA você pode criar ações que sejam”fracas” e não consigam alcançar as metas que estão sendo buscadas, entende?

Desenvolvido todo o plano de ação, é importante que você em seguida dê continuidade no PDCA entrando na fase de execução das ações, acompanhamento de resultados e tratamento de desvios.

Por último, padronização das ações de sucesso criando assim os seus primeiros procedimentos operacionais padrão.

Agora vamos para o nosso próximo tópico onde vou te mostrar um pouco mais sobre, especialmente, a fase C do PDCA: as rotinas de acompanhamento de resultado e gestão do negócio.

Rotinas para garantir o alcance dos resultados

 

Na fase de acompanhamento dos resultados precisamos definir algumas rotinas de gestão dentro do nosso negócio.

Essas rotinas possibilitam o acompanhamento desses resultados e, também, das ações que foram desenvolvidas, fazendo com que possa tomar ações e corrigir problemas rotineiros antes que os mesmos afetam os resultados do mês. Fantástico, não é?!

Geralmente, implementamos 3 reuniões rotineiras de gestão de resultados:

– Uma reunião breve diária;
– Uma reunião semanal e
– Uma reunião mensal para análise de todos os resultados daquele período.

Nas reuniões diárias você deve tratar sobre assuntos referentes a rotina diária do negócio, abordar desafios que ocorreram no dia anterior e possíveis desafios já mapeados para o dia atual.

Caso possua metas diárias, elas devem ser analisadas para entender se houveram desvios no dia anterior.

Caso não haja, o assunto principal da reunião realmente deve ser os problemas que ocorreram no dia anterior referente a rotina e os possíveis problemas que podem ocorrer no dia atual.

Essa reunião deve ser rápida! Não mais que 15 a 20 minutos, e sugiro que seja no começo do dia, pois é a oportunidade do time levantar situações que necessitam de sua ajuda.

Tenha bastante atenção nessas reuniões para não perder o foco e iniciar discussões que não levam a lugar nenhum!! Foque em problemas, resolução de problemas, metas e desvios.

As reuniões semanais devem ser um pouco mais estruturadas.

Nela vamos analisar os resultados acumulados até o dia da reunião, ou seja, se estivermos na primeira semana os resultados da primeira semana, se tivermos na segunda semana do mês os resultados até segunda semana e se estivermos na terceira os resultados acumulados até a terceira semana.

O foco dessa reunião deve ser apenas análise de resultados de acordo com as metas que foram definidas.

O principal objetivo é analisar o ritmo de alcance dos resultados para saber se eles atendem a necessidade de atingimento da meta ou não.

É recomendado que você na definição da Meta pegue a meta do mês e quebre em metas semanais acumuladas a fim de que os responsáveis possam saber se no ritmo que o resultado está sendo gerado a meta do mês será alcançada.

É imprescindível que se os responsáveis por esses resultados não estiverem alcançando as metas semanais, analisem os possíveis problemas geradores de desvio.

Por exemplo a não execução dos planos de ação como planejado anteriormente, ou até mesmo novos problemas que não foram mapeados nas análises durante o desenvolvimento do P do PDCA.

Essas análises de possíveis ações devem ser levadas nessas reuniões semanais pelo time para apresentação e validação.

O líder deve cobrar a apresentação das análises e ações e também o alcance das metas, afinal de contas as metas foram definidas para serem alcançadas.

Nessa reunião, semelhante a reunião diária, deve ser focada em resultado e ações. Você como líder não deve deixar que discussões não fundamentadas por uma análise de resultados sejam desenvolvidas durante essa reunião. Ok?

Caso isso aconteça, a produtividade das reuniões irá cair muito e, além de gastar muito tempo para desenvolver a reunião, não conseguirá alcançar os objetivos da mesma.

Por último, as reuniões mensais são basicamente uma consolidação de tudo que já foi feito até o mês. A base são as reuniões semanais.

Isso inclui resultados que não são apenas semanais como lucratividade, custos, margem, entre outros.

A dinâmica da reunião deve ser a mesma apresentação de resultados: análises em casos de desvios e apresentação de ações para tratamento destes. Compõe também a reunião a checagem de status das execuções das ações.

É importante que nessas reuniões sejam analisados os status das ações para se saber quais ações estão em atraso e porque estão em atraso.

Afinal de contas as ações foram desenvolvidas para se alcançar metas, caso não sejam executadas irão gerar atrasos no alcance dos resultados que estão sendo buscados. Concorda?

Seu papel como líder na reunião é cobrar o alcance das metas, a execução das ações e o desenvolvimento de análise e ações em casos de desvios.

Não perca o foco e não deixe o time perder o foco: a direção deve ser total para resultados!!

Tudo isso sendo executado rotineiramente durante todo o ano de 2018 a possibilidade de alcance dos seus resultados é muito alta.

Acredito que com o desenvolvimento de toda essa estrutura torna a possibilidade de alcance das metas infinitamente maior.

Assim com as metas alcançadas entramos na última parte do nosso artigo.

Bati as metas e agora?

 

Primeiramente Bora comemorar né!

Afinal bater as metas do ano é digno de uma boa comemoração.

Provavelmente foi um ano bem puxado e com muitas exigências.

Nada mais merecido do que comemorar.

Após toda comemoração, entramos em uma nova fase é o que chamamos de Novo Ciclo PDCA.

 

 

Você deve nesse momento analisar todos os resultados que foram gerados com esse trabalho, todo o aprendizado gerado e se preparar para o próximo ano.

No próximo ano, todo o trabalho deve ser repetido desde o começo, com novas definições de metas, utilizando como base os patamares alcançados no final do trabalho desenvolvido no ano anterior.

Deve-se definir metas maiores do que já foram alcançadas, assim você garante a melhoria contínua do seu negócio e a cada dia busca de novos patamares.

Esse ciclo completo de definição de metas, desenvolvimento de planos, acompanhamento de resultados, alcance das metas e definição de novas metas é o que chamamos de ciclo de melhoria contínua.

Esse ciclo de melhoria contínua é o que faz com que o seu negócio entre numa curva de ascensão, buscando a cada dia novos e melhores patamares de resultado.

Com esse ciclo você pode ter certeza que você conseguirá resultados otimos com o seu negócio, e terá não só um 2018 incrível como também todos os outros anos em seguida.

Isso que eu chamo de conteúdo hein, ficou meio grande. Mas valeu a pena!

Desenvolvendo tudo isso no seu negócio, com certeza você vai alcançar ótimos resultados!

Não deixe nenhum passo para trás e tenha um 2018 de grandes resultados para o seu negócio.

Agora que você já sabe a importância do gerenciamento e alguns pilares do seu desenvolvimento, invista na gestão da sua empresa! Temos certeza que ela trará resultados incríveis para você e seu negócio.

Conte com a MF! Se tiver alguma dúvida no desenvolvimento de todo esse trabalho e quiser uma mãozinha, não hesite.
Entre em contato conosco, será um prazer poder te ajudar!!

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