Porque e COMO implementar Procedimento Operacional Padrão (POP) no seu negócio

A realidade  dos pequenos negócios é  gerenciar a empresa através de tarefas rotineiras. A execução dessas tarefas acaba se tornando um forte pilar da empresa. Por isso, é preciso documentá-las através de um procedimento operacional padrão.

Tarefas rotineiras variam em complexidade e duração, podendo envolver desde o simples envio de um e-mail a uma negociação com fornecedores.

Mas, quase invariavelmente, envolvem a participação direta do dono do negócio em atividades operacionais que acabam consumindo quase o dia todo. Isso acontece com você? 

Longe de ser o tipo de situação desejada por qualquer empreendedor, esta realidade se distancia, e muito, daquilo que ele  imaginou para o seu próprio negócio, não é mesmo?

O contexto descrito, além de implicar num ambiente estressante, em que o principal tomador de decisão fica preso em questões que não agregam valor, prejudica o fluxo normal dos processos internos, colocando em risco o alcance de resultados da empresa.

De forma geral, qualquer resultado não alcançado pode ser analisado a partir de 3 possibilidades básicas distintas:

1. Não há padrão que oriente a equipe na execução das diversas tarefas diárias
   Isto compromete a qualidade da entrega, na medida em que cada membro da equipe irá entregar da forma que acredita ser a melhor; 
2. Há padrões para orientação da equipe, mas não é utilizado no dia a dia
   O que equivale a não ter padrão, concorda?
   Isso abre espaço para um sem número de riscos de entrega incorreta, problemas de qualidade, atrasos, dentre outros; 
3. A empresa possui padrões que são fielmente seguidos pela equipe, mas os resultados alcançados não são satisfatórios.
   Neste caso, o resultado indesejado pode ter origem na inadequação do padrão: uma orientação incorreta produz resultados não conformes.

Mas o que é esta ferramenta com tanta influência sobre o resultado?

Muito provavelmente você já ouviu falar a respeito inúmeras vezes, mas não teve a chance de identificar um modelo que possa fazer parte do seu dia a dia. 

Neste texto vamos explicar algumas questões referentes à utilização de padrões e pontos de atenção que precisam ser observados para garantir sua eficácia.

 

Entendendo o Procedimento Operacional Padrão

O que é um POP

Padrão, abreviação que se refere ao Procedimento Operacional Padrão, é o instrumento básico do Gerenciamento da Rotina Diária. 

É do que o instrumento que registra todo o conhecimento disponível acerca do cumprimento de uma tarefa, indicando a meta e as atividades necessárias para execução dos trabalhos (FALCONI, V. 2004).

Nele deve se basear o treinamento e a rotina da função operacional de qualquer organização. 

Com ele, qualquer operador deve ser capaz de executar suas tarefas e entregar os resultados de sua função, com responsabilidade sobre o resultado e autoridade sobre os meios que utilizou para gerar este resultado.

Desta forma,

em uma organização, deve haver tantos procedimentos operacionais padrão quantos forem necessários para garantir o resultado das funções operacionais, de rotina.

Diariamente nos deparamos com diversos padrões utilizados para nossa orientação na vida em sociedade. 

Como exemplo, pode ser citada a sinalização de trânsito, com suas placas e faixas indicando o que deve ser feito em cada localização.

Além deste, os manuais que acompanham aparelhos eletro-eletrônicos, cuja função nada mais é do que garantir o resultado pretendido pelo aparelho. 

Há inúmeros outros padrões que podem conter traços comuns entre os países ou adaptados à realidade de cada cultura.

Quando e onde usar

É preciso ter ciência de que toda organização, em qualquer patamar de desenvolvimento, vive um contexto permanente de recursos limitados.

Seja em função da disponibilidade finita de recursos financeiros, de limite de tempo para entregar o que propõe, seja em termos de limitação do tamanho da equipe envolvida em cada entrega.

Com isso, a decisão sobre a necessidade de utilização do Procedimento Operacional Padrão (POP) deve seguir critérios de priorização, assim como qualquer outra dentro da empresa, certo?

Para definição das tarefas que precisam de Padrões disponíveis para a equipe, é necessário analisar critérios objetivos com relação às dimensões de qualidade que uma organização precisa controlar. São elas:

(1) Qualidade

(2) Entrega

(3) Custo

(4) Moral da Equipe

(5) Segurança, Saúde e Meio Ambiente

A introdução dos padrões deve priorizar aqueles com impacto direto sobre os processos diretamente ligados a pelo menos uma destas dimensões, as chamadas tarefas críticas.

Desta forma, deve haver um procedimento operacional padrão para cada tarefa crítica de cada processo que  impacta diretamente seu resultado.

No dia a dia, a decisão acerca da necessidade de um procedimento operacional padrão se torna mais fácil a partir da identificação das principais entregas de cada setor ou processo.

Para simplificar, é possível seguir alguns questionamentos:

• qual(is) o(s) principal(ais) produto(s) deste departamento/processo?
• que características ele precisa conter em relação ao custo, ao prazo de entrega, à qualidade?
• de que forma garanto que estas características serão alcançadas?
  
  
  
  

O Padrão reúne o conhecimento gerado na empresa

A resposta para as perguntas acima ajuda a definir quais os padrões necessários. Mas que informações um padrão deve conter? Há um modelo único ideal para toda empresa?

De uma forma geral, não há um único modelo que atenda todo tipo de empresa nem todo tipo de equipe. 

Cada empresa precisa identificar o modelo de padrão que se mostra mais eficaz na orientação de sua equipe e não é necessário adotar modelos complexos, pouco práticos ou burocráticos demais.

O procedimento operacional padrão, como instrumento do sistema de gestão de uma empresa, deve contribuir para facilitar o controle e o alcance de resultados. 

Com isso, deve ser objetivo, simples e estar sempre atualizado com as informações mais precisas e recentes que envolvem um determinado produto.

Ele reúne todo o conhecimento adquirido pela empresa para a realização de uma determinada tarefa e alcance de um determinado resultado, na medida em que contempla:

1. o objetivo pretendido
2. as características desejadas
3. os materiais e ferramentas necessários para executar a tarefa
4. as atividades sequenciais que precisam ser executadas para que o resultado seja alcançado
5. qualquer outra informação sem a qual a conformidade do produto possa ser prejudicada

Dependendo do contexto onde o padrão será utilizado, é possível descrever detalhadamente as atividades que precisam ser realizadas, bem como o resultado de cada uma. 

O importante é que ele cubra todas as atividades necessárias, prevenindo erros e em uma sequência que garanta o resultado pretendido.

Facilita muito envolver os funcionários diretamente responsáveis pela execução do padrão em sua elaboração. Eles, melhor que ninguém, podem dizer qual a linguagem mais clara, objetiva e eficaz na prevenção de erros.

Em alguns casos, é também possível incorporar ao padrão as atividades que precisam ser realizadas caso algum aspecto do resultado não seja alcançado como esperado. 

Como exemplo, podemos citar os pequenos avisos impressos nas embalagens de alimentos, alertando para a possibilidade de a embalagem estar violada e orientando sobre como proceder.

Deixe os padrões acessíveis e atualizados

Definidos e elaborados os padrões necessários para assegurar os resultados de sua empresa, é preciso definir um local onde ficarão plenamente acessíveis à equipe que irá utilizá-los. 

De nada adianta elaborar padrões e guardá-los na gaveta, aguardando uma possível certificação de qualidade, não é mesmo?

De preferência, mantenha os padrões elaborados em locais visíveis e próximos a onde eles serão utilizados.

Isto facilita que a equipe recorra a eles sempre que tiver dúvida e evita que esta mesma equipe tenha que se deslocar para obter as informações que necessita. 

No dia a dia, é preciso garantir que os padrões utilizados sejam os mais recentes. 

Garanta que a versão dos seus padrões, com numeração sequencial e data, sejam registradas em cada padrão e retire de circulação aqueles que se tornarem obsoletos. 

Uma dica é utilizar um carimbo que marque explicitamente qual padrão está obsoleto alertando a equipe para a não utilização de uma versão desatualizada. 

Também facilita disponibilizar uma tabela onde constem todos os padrões que precisam ser utilizados em um setor, assim como o número da versão mais atualizada de cada um padrão.

A implantação do procedimento operacional padrão necessário é fundamental para conseguir processos autônomos, alinhados com o planejado pelo empreendedor. 

Somente estes padrões irão assegurar que sua equipe tenha todos os meios necessários para entregar o que lhe é solicitado. 

Gostou desse texto sobre procedimento operacional padrão? Então continue com a visita em nosso blog, leia agora mesmo o texto “Empreendedor: sua empresa possui uma estrutura de gestão?” e descubra como o POP está diretamente ligado a gestão do seu negócio e sua tomada de decisões!

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