Como reduzir custos na empresa? Aprenda aqui!

O funcionamento de um negócio demanda despesas diretas e indiretas, sendo até, de alguma forma, dependente delas. No entanto, ainda que algumas dessas despesas sejam fundamentais, é preciso saber como reduzir custos na empresa, uma vez que o excesso deles é totalmente prejudicial.

Para fazer isso, não é preciso cancelar produtos ou serviços, abrir mão de ferramentas importantes para a empresa ou fazer demissões sem justificativa. Basta listar os gastos, reavaliá-los, buscar alternativas e prestar atenção em detalhes que, na correria do dia a dia, acabam passando despercebidos.

Pensando nisso, separamos 9 dicas de como reduzir custos na empresa para que você possa colocá-las em prática na gestão do seu negócio. Confira:

1. Reavalie o regime tributário

Muitas empresas brasileiras ainda têm despesas desnecessárias por apurarem e pagarem impostos de forma errada. Às vezes, é possível até mesmo trocar de regime de tributação e aproveitar características de outro sistema, como a utilização de créditos fiscais para o abatimento de impostos a pagar.

E mesmo que não seja possível ou viável fazer a troca, o próprio regime no qual o negócio está enquadrado pode ser revisto. Assim, na avaliação, o responsável pode acabar encontrando outras formas de economizar, como tributar a empresa por outro anexo do Simples Nacional ou pedir a recuperação de tributos pagos indevidamente.

2. Reveja os lançamentos de despesas bancárias

É possível reduzir custos na empresa apenas visualizando os extratos bancários dos últimos meses: é possível identificar nesses extratos o excesso de tarifas e cobranças por serviços que até deixaram de ser utilizados, mas que ainda estão ativos nas contas.

Aliás, se não for uma necessidade, pode-se cancelar o relacionamento com alguns bancos e manter apenas uma conta: a que se mostrar mais vantajosa.

3. Faça contratos de parceria comercial

Fornecedores que são acionados recorrentemente para a aquisição de produtos, insumos ou materiais de necessidade frequente podem firmar contrato de fornecimento com a empresa.

Dessa forma, pode-se negociar preços mais baixos, que os parceiros tendem a aceitar para garantir um contrato que gere compras em volume e/ou recorrentes. Outras condições também podem ser negociadas para firmar contrato, como a isenção das despesas de transporte.

4.  Incentive o engajamento dos funcionários na redução de custos

Quando motivadas, as equipes de funcionários têm muito poder na diminuição das despesas pela quantidade de pessoas envolvidas. Portanto, é essencial manter os funcionários engajados no programa de redução de despesas do negócio.

Eles podem, por exemplo, auxiliar por meio de ações simples como:

• Abrir janelas para que a luz artificial seja utilizada por menos tempo;
• Evitar ao máximo as impressões, digitalizando documentos e convertendo arquivos em outros formatos para compartilhamento virtual;
• Usar conscientemente materiais descartáveis, como toalhas de papel e utensílios de cafezinho;
• Obedecer um fluxo de tarefas no trabalho para evitar o retrabalho, que custa tempo e dinheiro.

Essas soluções, além de serem práticas simples, são geralmente relacionadas a itens que parecem irrelevantes. No fim do ano, entretanto, a soma dos resultados dessas pequenas ações pode acabar quitando pelo menos parte dos impostos de dezembro.

5. Contrate pacotes de internet e telefone

A internet e o telefone fixo podem — e devem — ser fornecidos pela mesma operadora. Isso porque a contratação em pacote sempre corta parte dos valores dos serviços, deixando o todo mais barato.

Como comparação, há operadoras que oferecem serviços individuais com valores próximos aos dos combos. Assim, se a internet e o telefone forem contratados dessa forma, podem acabar custando o preço de três serviços.

6. Unifique as saídas para tarefas externas

O gasto com combustível é muito maior se ocorrerem saídas diárias da empresa. Essa prática pode ser trocada pela formulação de itinerários para uma ou duas saídas semanais.

Aliás, atualmente, os pagamentos externos podem ser quase 100% eliminados, uma vez que quase tudo pode ser pago online. A prática de realizar pagamentos em bancos e lotéricas, além de estar ficando obsoleta e gastar combustível, também toma muito tempo em filas.

É possível, inclusive, terceirizar totalmente as rotas para tarefas, como entregas e coletas de documentos ou pequenos pacotes. O valor gasto com serviços de motoboy pode até ser o mesmo gasto com combustível, mas, com o serviço, economiza-se o tempo de deslocamento. Assim, as saídas podem ficar restritas a visitas à clientes e fornecedores e outros compromissos semelhantes.

7. Revise assinaturas

Assinaturas de publicações, ferramentas e softwares podem levar dezenas de reais do negócio mensalmente sem que isso seja percebido. Isso porque, depois dos primeiros meses, alguns deles podem deixar de ser usados por não serem realmente importantes para o gestor e seus funcionários.

Isso também ocorre porque existem softwares de baixo custo que dão um período de avaliação gratuita. Porém, para poder utilizá-los, é necessário preencher os dados do cartão de crédito. Assim, após o período de gratuidade, com ou sem uso, a assinatura vai sendo renovada — e paga — mês a mês.

8. Contrate uma consultoria de gestão

A consultoria de gestão, além de auxiliar no gerenciamento, no planejamento e na escalabilidade do negócio, pode mostrar como reduzir custos na empresa. Durante o acompanhamento, os consultores podem:

• Identificar despesas desnecessárias ou que podem ser reduzidas;
• Apresentar ferramentas mais baratas e adequadas à gestão da empresa;
• Ajudar no planejamento de tarefas e fluxos, gerando menor gasto para realização dessas tarefas e maior lucratividade;
• identificar processos que podem ser eliminados ou alterados porque não são produtivos.

9. Automatize procedimentos

Emitir cobranças uma a uma pelo internet banking, por exemplo, é muito demorado, além de as tarifas das instituições bancárias serem comumente elevadas nesse caso. Sendo assim, pode-se assinar um serviço de emissão automática e escalável de baixo custo, com funcionalidades adicionais de cobrança e reconhecimento de pagamentos.

Outro exemplo: receber notas fiscais manualmente ou por e-mail facilita o esquecimento de documentos e dificulta a localização deles, além de exigir conferência de autenticidade manual no site da Secretaria da Fazenda. Entretanto, é possível contar com um emissor de notas que as importe automaticamente, assim que os fornecedores as emitem, por meio de vinculação ao sistema do Fisco.

O que há em comum entre as duas ferramentas, além da automação de processos, é a economia de tempo dos funcionários, sendo que cada hora trabalhada tem seus valores financeiros e agregados. Ademais, ambas eliminam os possíveis erros das atividades manuais não planejadas para serem escaláveis. Lembre-se que no caso das notas fiscais, qualquer erro está sujeito a multa.

Agora que você já sabe como reduzir custos na empresa, não deixe de colocar em prática as dicas abordadas. Conhece alguma dica que está faltando em nossa lista?Compartilhe conosco nos comentários!

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