Otimizar os resultados na empresa é um grande desafio. Mas esse processo pode ser facilitado com o uso das metodologias de gestão adequadas. Com uma boa sistematização, você consegue desenvolver suas atividades de forma integrada e efetiva.

São vários métodos desenvolvidos para você aplicar no planejamento e na produção e alavancar os seus negócios. Elencamos neste post cinco importantes técnicas de gerenciamento para que você possa avaliar e escolher aquela que mais se adéqua ao seu empreendimento:

1. Scrum

O método Scrum é extremamente conhecido no mercado. Ele se baseia em um processo iterativo e incremental. Ou seja, o trabalho se repete várias vezes, gerando um resultado em cada etapa que é aproveitado no ciclo seguinte e, a cada fase, você acrescenta mais itens ao produto.

No Scrum, o projeto é dividido em ciclos menores, os chamados sprints. A equipe define uma grande listagem, chamada product backlog, que contém todas as funcionalidades necessárias para o alcance dos objetivos. Essas demandas são detalhadas em um documento chamado sprint backlog.

As tarefas já especificadas são distribuídas entre os membros da equipe, conhecida como Scrum Team, sendo que elas devem ser cumpridas até um prazo de, em média, 4 semanas. Ao final de cada bloco de tempo há uma reunião de análise e alinhamento de resultados, a sprint review meeting. Em seguida, é planejado o próximo sprint. Eles se repetem até que o produto esteja concluído.

2. PDCA

O ciclo PDCA foi desenvolvido nos anos 20, mas só nos anos 50 ganhou os espaços corporativos. Cada letra da sigla se refere a um estágio do processo. Entenda melhor a seguir:

• P – Plan (planejamento): a fase de planejamento do projeto é primordial para estruturar bem as ações. É preciso fazer as previsões adequadas, definindo os procedimentos necessários, objetivos e metas para que você possa estruturar todas as atividades.
• D – Do (fazer): este é o momento de colocar o planejamento em prática. É importante seguir todos os passos predefinidos com cuidado para evitar comprometimentos nos momentos seguintes. Esta etapa envolve a capacitação dos profissionais para a realização do projeto, a execução e a coleta de dados para serem avaliados na fase seguinte.
• C – Check (checar): a verificação é a etapa de avaliar os resultados obtidos, observando se as metas foram alcançadas e os indicadores coletados ao final da execução. Procura-se identificar as lacunas dos processos e os fatores que podem ter gerado problemas.
• A – Action (ação): é o momento de aplicar ações corretivas, promovendo um constante aperfeiçoamento. O ciclo PDCA se repete até que o projeto seja efetivamente concluído.

3. OKR (Objectives and Key Results)

OKR é uma metodologia que tem como base a formulação de objetivos que engajem toda a equipe. O OKR deve cumprir alguns critérios, como conter números, ser objetivo e também ser produto de um acordo entre o gestor e o colaborador. Cada objetivo macro pode ter até 4 resultados-chave e cada profissional só pode elaborar até 5 metas amplas.

Além disso, a elaboração de alvos é compartilhada. Uma parcela é definida no modelo top down (do topo para baixo), ou seja, partindo dos líderes para os subordinados. Mas pelo menos 60% das metas é formulada em bottom up (de baixo para cima), por meio da participação do próprio colaborador que vai trabalhar nesse OKR.

Esse tipo de metodologia traz muitos resultados positivos para a corporação porque promove o engajamento na tarefa ao incentivar uma gestão participativa. Neste contexto, o time se sente valorizado e envolvido com a empresa.

4. MSF (Microsoft Solutions Framework)

O MSF é uma metodologia focada em gestão que busca reduzir os riscos e maximizar a qualidade do produto. A base do processo é um escopo bem sistematizado e detalhado, com um desenvolvimento iterativo e uma preocupação constante com o gerenciamento de riscos.

A comunicação entre os profissionais é um ponto crucial, sendo que ela deve ser otimizada, aberta e efetiva. Além disso, toda a visão do projeto deve ser compartilhada entre os membros do time, ou seja, são necessários referenciais comuns.

Outra medida fundamental do MSF é a capacitação dos colaboradores. Essa proposta é um dos pilares para a manutenção da qualidade dos projetos desenvolvidos.

O MSF também encoraja a responsabilidade compartilhada dos membros da equipe. Cada um deve buscar maximizar a qualidade do seu trabalho e as falhas devem ser corrigidas pelo próprio encarregado daquela tarefa. Porém, a equipe coopera entre si. Os mais habilitados podem ajudar os outros membros do time no alcance de metas e nos reparos que forem necessários.

Os processos também são incrementais e há um constante preparo para as mudanças e a aprendizagem com as experiências. O cliente tem uma cota de participação, auxiliando no planejamento de forma que o produto fique coerente com o que foi idealizado por ele.

5. XP (eXtreme Programming)

Esta metodologia apresenta como pilares básicos a agilidade de entrega, economia de recursos e a qualidade do produto desenvolvido. Além disso, o XP considera que os valores na equipe são fundamentais para que o projeto possa se concretizar com sucesso.

Entre as atitudes e comportamentos básicos do eXtreme Programming, temos a comunicação, que deve ser otimizada e clara, e a simplicidade, na medida em que o projeto é desenvolvido de forma objetiva e eficiente. Outros valores importantes são os feedbacks, fundamentais para que o time possa aperfeiçoar as ações, a coragem para ousar e o respeito mútuo.

O XP também conta com diversas práticas básicas, como a realização de reuniões de 15 minutos diariamente para alinhar o trabalho e de encontros para planejamento. Além disso, você faz entregas frequentes dos resultados parciais para o cliente até a produção final (small releases). É possível utilizar metáforas para aprimorar o diálogo no time. São feitos testes e há a busca por melhoria contínua.

As metodologias de gestão são um conjunto de procedimentos moldados para auxiliar no gerenciamento do trabalho em empresas. Por meio deles, é possível otimizar processos, enfrentar mudanças e estabelecer um funcionamento otimizado do time.

Neste post, apresentamos para você o Scrum, OKR, PDCA, MSF e XP. Todos são muito vantajosos e efetivos, porém, para cada empresa há um sistema mais adequado.

É fundamental contar com o apoio de uma consultoria para a escolha e aplicação de metologias de gestão. Elas possuem a experiência adequada e conhecem as principais maneiras para alcançar metas e resultados dentro do esperado. Você terá mais velocidade nos processos e poderá contar com um apoio confiável e de qualidade na coordenação do seu empreendimento.

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